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1、檔案資料管理制度1.為加強本企業(yè)的文書立卷工作，特制定推行本檔案資料管理制度。1.1歸檔的文件材料必須按年度分類立卷，在審價、代理和企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。1.2文件材料是指管理性文件、技術(shù)性文件，外來文件和圖書資料。1.3文件承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存），結(jié)案后及時交文書管理人員歸檔。工作變動或離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。2.文件材料的收集2.1文件實行分類管理。2.1.1辦公室負責管理性和外
2、來非技術(shù)性文件的收集、管理；2.1.2行政部負責本部門控制的技術(shù)性、外來技術(shù)性文件和與公司業(yè)務有關(guān)的圖書資料的收集、管理；2.1.3財務部負責會計檔案的收集、管理；2.1.4各部門主控負責人員要建立起所管理部門的文件的總目錄、子目錄。3.歸檔范圍3.1辦公室歸檔文件范圍：管理性文件和外來非技術(shù)性文件。3.1.1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.1.2上級機關(guān)發(fā)來的與本企業(yè)有關(guān)的決定、決議、命令、條例、規(guī)定、計劃等管理性文件材料和法律法規(guī)等政策性文件。3.1
3、.3本企業(yè)對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文件。3.1.4本企業(yè)的請示與上級機關(guān)的批復。3.1.5本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。3.1.6本企業(yè)組織機構(gòu)、人力資源、人事變動的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。3.1.7本企業(yè)制定實施的各種規(guī)章制度。3.1.8本企業(yè)的歷史沿革、大事記、簡介以及反映本企業(yè)重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。3.1.9各種證照。3.2各部門檔文件范圍：項目等內(nèi)部技術(shù)性文件和外來技術(shù)性文件和業(yè)務有關(guān)的圖書資料、政策法規(guī)。3.3財務部歸檔文件范圍：內(nèi)部會計核算的各種憑證，資產(chǎn)負債表
4、表、損益表、資產(chǎn)統(tǒng)計表以及職工勞動、工資、福利等有關(guān)企業(yè)經(jīng)營情況的資料。4.文件的管理4.1文件查收文件結(jié)案移送歸檔時，按以下原則查收：4.1.1檢查文件的主件，附件是否完整。4.1.2文件的辦理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦人員補辦。4.1.3與本案無關(guān)的文件或不應隨本案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦人員。4.2文件整理查收文件后，接以下方式整理：4.2.1按時間順序，對歸檔文件予以排序，并對所缺的材料予以補充；4.2.2在文件的左方裝訂；4.2.3文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先補整，裁切折疊，使其整齊劃一。4.3
5、組卷歸檔4.3.1歸檔文件，應按順序編號、填寫“歸檔文書登記表”，并按序排列，以便查詢。4.3.2每一檔（盒）文件，按其順序列出“卷內(nèi)目錄表”，以便查詢。4.3.3檔案夾（盒）封面應標明文件類目、名稱、時間、保管期限、數(shù)量、歸檔號等。4.4保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令規(guī)定外，按下列規(guī)定辦理：4.4.1永久保存：①公司章程；②股東名冊；③內(nèi)部組織機構(gòu)、管理制度；④會議記錄；⑤財務報表；⑥政府機關(guān)核準文件；⑦不動產(chǎn)及其他債權(quán)憑證；⑧其他經(jīng)核定須永久保存的文件。4.4.210年保存：①預算、決算書類；②會計憑證；③各種計劃資料
6、；④審價咨詢和招標代理項目資料；⑤其他經(jīng)核定保存10年的文件。4.4.35年保存：①期滿或解除之合約；②其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.4.41年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。4.5檔案清理管理人員應及時清理、擦試檔案柜（架），維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年末，依規(guī)定清理一次，及時銷毀已到保存期限者，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，并在“歸檔文書登記表”備注欄內(nèi)注明銷毀日期。4.6調(diào)卷管理4.6.1調(diào)卷人員不得隨意抽換增損，如有拆開必要時，應說明原因，請主控人員負責處理。4.6.2調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應做好記錄，在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如
7、有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應履行調(diào)卷登記，不得擅自接受。5.附則5.1本制度解釋權(quán)歸主任室。5.2本制度自下發(fā)之日起實行。附件：1、歸檔文件目錄2、檔案調(diào)閱審批3、檔案移交清冊附件1歸檔文件目錄部門：類目：序號檔案號檔案名稱頁數(shù)檔案內(nèi)容儲存位置建檔日期備注制表人：制表日期：附件2檔案調(diào)閱審批單?注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)閱人，第二聯(lián)留存檔案室備查。檔案編號檔案名稱調(diào)閱人部門主管簽字分管總監(jiān)簽字總經(jīng)理簽字檔案號及件數(shù)號碼還卷宗日期：年月日年月日經(jīng)收人簽章件數(shù)共計件宗件?申請人：??????制表日期：???
8、年???月???日檔案調(diào)閱審批單?注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)閱人，第二聯(lián)留存檔案室備查。檔案編號檔案名稱調(diào)閱人部門主管簽字分管總監(jiān)簽字總經(jīng)理簽字檔案號及件數(shù)號碼還卷宗日期：年月日年月日經(jīng)收人簽章件數(shù)共計件宗件?申請人：??????制表日期：???年??
