淺議協(xié)同oa系統(tǒng)功能設(shè)計和實現(xiàn)

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1、淺議協(xié)同0A系統(tǒng)功能設(shè)計和實現(xiàn)摘要：OA(OfficeAutomation,簡稱0A)系統(tǒng),在企業(yè)中已普遍應(yīng)用，隨著信息化建設(shè)進程不斷深化，企業(yè)相繼建立人事管理、財務(wù)管理、設(shè)備管理、項目管理、經(jīng)營業(yè)務(wù)管理等信息系統(tǒng)，眾多的信息系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的企業(yè)運行數(shù)據(jù)，這時有些企業(yè)開始建立ERP,用于整合這些信息系統(tǒng)，解決“數(shù)據(jù)孤島”的問題。然而，ERP系統(tǒng)涉及面廣，系統(tǒng)龐大，實施難度較大，成本較高，實施存在一定風(fēng)險，效果難以預(yù)計。利用協(xié)同0A系統(tǒng)，實現(xiàn)信息協(xié)同、業(yè)務(wù)協(xié)同、資源協(xié)同，將企業(yè)的各類資源整合到統(tǒng)一的平臺上，實現(xiàn)協(xié)同管理。給

2、企業(yè)提供方便、快捷的辦公平臺，降低企業(yè)運行成本，提高工作效率，也是很多企業(yè)選擇的一種信息化建設(shè)思路。本文針對協(xié)同0A系統(tǒng)的功能設(shè)計與實現(xiàn)進行了全面的研究與探討。關(guān)鍵詞：協(xié)同；辦公；管理信息；系統(tǒng)；設(shè)計中圖分類號：S611文獻標識碼：A面對逐步形成的企業(yè)信息系統(tǒng)集群，有大量的企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營數(shù)據(jù)在支撐企業(yè)的運轉(zhuǎn)。實施協(xié)同0A系統(tǒng)就不僅是簡簡單單解決文件管理、檔案管理、工作流程等網(wǎng)絡(luò)化辦公需求，而往往被作為一個具有個性化的內(nèi)部信息門戶，在高效協(xié)同、知識管理等方面提出了新的要求，信息整合、流程整合將成為協(xié)同0A系統(tǒng)要解決的主要問

3、題。1協(xié)同0A主要功能設(shè)計1.1文件管理文件管理是協(xié)同0A的基礎(chǔ)功能之一，主要處理收發(fā)公文、簽報、項目資料、檔案等。收發(fā)公文一般有簽轉(zhuǎn)、電子印章、套紅頭打印、歸檔等操作。當企業(yè)組織機構(gòu)較為復(fù)雜、上下級單位較多時，涉及的公文接口較多，應(yīng)靈活定制文件的簽轉(zhuǎn)流程，保證文件準確性和及時性；簽報一般類似于公文；項目資料和其他資料一般為上傳共享，增、刪、改、查等權(quán)限的設(shè)置是關(guān)鍵，應(yīng)從角色、機構(gòu)、職務(wù)、授權(quán)對象等多個維度進行限定；檔案管理應(yīng)按照企業(yè)檔案管理的相關(guān)要求，實現(xiàn)從收集、入庫到借閱、銷毀等方面的全過程控制和管理。1.2知識管理

4、知識管理是提供給企業(yè)進行知識積累和共享的一種途徑，利用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)新能力，知識庫的形成是企業(yè)積累財富的過程。知識管理需要對企業(yè)已有的知識進行整合梳理，并提供不斷積累新知識的渠道，企業(yè)知識的來源多種多樣，知識的表現(xiàn)形成也多種多樣，有顯性的，也有隱性的。系統(tǒng)設(shè)計要利于誘導(dǎo)知識的導(dǎo)入，提供檢索共享功能。1.3信息交流信息交流，是協(xié)同0A功能里的重要部分，一般有新聞中心、通知公告、論壇帖子、手機短信、在線消息通訊、電子郵件、通訊錄、各類消息提醒等。信息的溝通交流貫穿于協(xié)同0A的整個模塊。使用手機短信進行事務(wù)提醒是

5、一種非常有效的協(xié)同方式，目前可采用租用短信平臺或購買短信貓等設(shè)備，前者成本較低，效率高，但受出租方一定的管理制約；后者成本較高，效率相對較低，但可自我管理。1.4管理駕駛艙管理駕駛艙為管理者呈現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀況，提供決策支持平臺，數(shù)據(jù)可來源于企業(yè)的信息系統(tǒng)集群，根據(jù)企業(yè)實際情況，通過信息系統(tǒng)軟件接口，導(dǎo)入關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，利用專業(yè)報表工具進行分析匯總，以圖形化顯示界面呈現(xiàn)企業(yè)運營相關(guān)指標，確保數(shù)據(jù)的時效性和真實性。1.5職能管理智能管理模塊可包含企業(yè)的各項職能管理工作，例如人事、財務(wù)、項目合同、行政、安全、廉政、資產(chǎn)等管理活動,這

6、些功能根據(jù)企業(yè)的管理深度，可作為協(xié)同0A的一個模塊,也可是獨立的一套信息系統(tǒng)，如人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、項目合同管理系統(tǒng)等，可設(shè)計軟件接口，將業(yè)務(wù)邏輯處理放在專業(yè)的信息系統(tǒng)里處理，將審批流、信息展現(xiàn)與協(xié)同0A融合；行政管理，一般涵蓋多種管理職能，如：會議管理、后勤管理、票務(wù)管理、印章管理、車輛管理等。為應(yīng)付企業(yè)管理延伸，在系統(tǒng)平臺設(shè)計時，應(yīng)充分考慮軟件的擴展性，可設(shè)計提供用戶層面的開發(fā)功能，通過表單的制作和工作流程的配置，加上報表和統(tǒng)計功能，快速響應(yīng)企業(yè)需求。1.6移動辦公移動辦公是現(xiàn)代信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，依靠移動網(wǎng)

7、絡(luò)，通過安全連接將應(yīng)用服務(wù)器上的內(nèi)容（數(shù)據(jù)）請求推送到用戶移動端。用戶可以通過手機等移動終端設(shè)備獲取信息和完成事務(wù)處理。1.7協(xié)同管理設(shè)置項目協(xié)同、督查督辦、工作聯(lián)系單等模塊。項目協(xié)同實現(xiàn)臨時性的協(xié)作項目執(zhí)行和過程管理；督查督辦功能對企業(yè)重要工作任務(wù)進行督辦，提高辦事效率；工作聯(lián)系單用于企業(yè)內(nèi)部的工作任務(wù)流轉(zhuǎn)管理。1.8輔助辦公除了以上的主要功能，協(xié)同0A還應(yīng)在為個人辦公提供便捷功能，如：工作代理、日程安排、便簽、工作日志、問卷調(diào)查等，根據(jù)企業(yè)的實際情況靈活設(shè)置。2協(xié)同0A功能設(shè)計要點2.1信息集中根據(jù)新聞類、通知類、消

8、息提醒、文檔資料等內(nèi)容，集中統(tǒng)一，不重復(fù)，不遺漏，設(shè)計合適的首頁版面，直觀的信息展現(xiàn)，減少頁面層級。2.2事務(wù)集中通過系統(tǒng)集成，接口實現(xiàn)等，將各個信息系統(tǒng)的待處理業(yè)務(wù)集中到協(xié)同0A中，通過優(yōu)化設(shè)計系統(tǒng)的工作流，實現(xiàn)各類業(yè)務(wù)的審批和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。利用短消息等進行提醒催辦等。2.3數(shù)據(jù)集中通過數(shù)據(jù)接口，整合信息系統(tǒng)集群，提取