用Word制作標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)文檔.pdf

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1、第4章用Word制作標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)文檔前面幾章向大家介紹了制作各種效果的文檔，既有企業(yè)中應(yīng)用的產(chǎn)品說明或宣傳單頁，也有個人使用的簡歷或求職信，但是這些文檔大多是單頁或是2、3頁之內(nèi)的較短文檔。本章將向大家介紹如何制作一份企業(yè)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)文檔，商務(wù)文檔的特點就是專業(yè)、正式。一份較正式和專業(yè)的商務(wù)文檔通常需要具備三要素，即：文檔封面、正確的頁碼以及專業(yè)的文檔目錄。本章要介紹的這個實例是制作一個供業(yè)界內(nèi)部使用的商務(wù)會議稿文檔，如圖4.1所示。圖4.1內(nèi)部商務(wù)會議文檔4.1案例分析企業(yè)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)文檔應(yīng)用同樣十分廣泛，包含

2、商務(wù)會議文檔、商務(wù)洽談文檔、企業(yè)行為規(guī)范文檔、員工手冊文檔等。標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)文檔應(yīng)該具備如下幾個特點：1．文檔風(fēng)格簡單明了；2．文檔格式正規(guī)、專業(yè)；3．文檔結(jié)構(gòu)清楚。其中，文檔風(fēng)格簡單明了是指在書寫商務(wù)文檔時，應(yīng)盡量避免不必要的修辭和描寫，文檔內(nèi)容直截了當(dāng)，讓觀眾可以很快地將文檔要表達的意思閱讀清楚。文檔格式正規(guī)、專業(yè)是指在對商務(wù)文檔做格式美化時，不用做太多比較夸張的修飾。但1/16是為了使得文檔更具專業(yè)性，通常要對文檔制作“封面”、“目錄”以及“頁眉和頁腳”等設(shè)置，而且在封面、頁眉或頁腳中要有公司的名稱或圖片LOGO

3、，以強化企業(yè)形象。文檔結(jié)構(gòu)清楚是指為了讀者或觀眾閱讀方便，應(yīng)盡量使文檔結(jié)構(gòu)合理與清晰，必要時可設(shè)置文檔間的超鏈接跳轉(zhuǎn)。下面我們來分析一下這篇商務(wù)會議文檔的特點：1．為了突出會議的主題和會議結(jié)構(gòu)，所以特地在文檔的第1頁制作了文檔封面，在文檔的第2頁制作了文檔目錄，如圖4.2所示。圖4.2文檔封面頁和目錄頁2．從第3頁的正文開始分別設(shè)置了不同格式效果的“頁眉和頁腳”內(nèi)容。奇數(shù)“頁眉”與偶數(shù)“頁眉”的內(nèi)容不同，在“頁腳”中插入了文檔的頁碼。3．正文文檔中，為了突出公司和會議的保密性，分別在“奇數(shù)”和“偶數(shù)”頁中插入了不

4、同效果的“圖片”水印和“文字”水印效果，如圖4.3所示。2/16圖4.3“奇數(shù)頁”和“偶數(shù)頁”不同頁眉及水印效果要想在Word文檔中制作出這幾種效果，需要用到很多Word功能和技巧，包括：1．“分頁符”和“分節(jié)符”的使用；2．分節(jié)與“頁眉和頁腳”的配合設(shè)置；3．“頁眉和頁腳”的“奇偶不同”效果設(shè)置；4．為文檔的標(biāo)題設(shè)置級別樣式；5．制作帶有超鏈接效果的文檔目錄；6．制作“圖片型”水印和“文字型”水印。4.2案例實現(xiàn)完成這個實例，首先還是應(yīng)該先將所有的文字進行輸入，在輸入文字時可以不必考慮字符格式及段落格式。尤其是

5、文檔中的各個標(biāo)題，不用做格式美化，因為文檔標(biāo)題的格式是最后通過“樣式”直接定義的。4.2.1用分節(jié)來制作專業(yè)的文檔封面文檔中的文字輸入完成后，首先來制作文檔的封面。由于文檔正文前有2頁，分別是封面和目錄，所以可以把整篇文檔分成2節(jié)，第1節(jié)為文檔的封面和目錄頁，第2節(jié)為文檔正文。“節(jié)”在文檔中起到了一部分的作用，在對文檔進行排版時，“節(jié)”的功能非常強。有了分節(jié)后就可以單獨設(shè)置文檔中的一部分，如：單獨設(shè)置某一節(jié)的頁碼；單獨設(shè)置某一節(jié)的“頁面設(shè)置”等等。為文檔分節(jié)并制作封面的操作如下：1．打開輸入完成的文字的文檔。2．

6、將光標(biāo)定在整篇文檔最開始處（可以使用快捷鍵【Ctrl】+【Home】），然后單擊【插入】菜單@@【分隔符】命令，打開【分隔符】對話框，選擇“分節(jié)符類型”中的“下一頁”選項，如圖4.4所示。圖4.4選擇“下一頁”分節(jié)符選項3．單擊【確定】按鈕后，返回Word文檔，會在正文文檔前多出一個空白頁面，這個頁面就是利用文檔分節(jié)實現(xiàn)的，它是文檔第1節(jié)，后面的所有正文頁是文檔的第2節(jié)，如圖4.5所示。3/16圖4.5利用“下一頁”分節(jié)將文檔分成2部分提示：光標(biāo)在哪一節(jié)，Word下方的“狀態(tài)欄”中會顯示當(dāng)前的“節(jié)”數(shù)。4．由于第

7、1節(jié)有兩頁，分別是封面和目錄，所以下面再來制作一個空白頁。將光標(biāo)定在第1節(jié)空白頁內(nèi)，然后再次選擇【插入】菜單@@【分隔符】命令，打開【分隔符】對話框，選擇“分頁符”選項，單擊【確定】按鈕。5．返回Word文檔后，文檔第1節(jié)中出現(xiàn)了兩張空白頁，從第3頁開始是文檔的第2節(jié)正文部分，如圖4.6所示。圖4.6分別利用“分節(jié)”和“分頁”實現(xiàn)的效果6．將光標(biāo)定在第1節(jié)的第1頁中，鼠標(biāo)雙擊需要輸入文字的地方，在其中輸入整篇文檔的標(biāo)題，并對其進行格式美化。7．將光標(biāo)定在第1節(jié)的第2頁中，然后在上方輸入“目錄”兩個字，并對其進行格

8、式美4/16化設(shè)置，“目錄”的標(biāo)題下暫時先空著，待后面設(shè)置了段落“樣式”后可自動將目錄插入。設(shè)置完成的封面頁和目錄頁效果如圖4.7所示。圖4.7設(shè)置完成的“封面頁”和“目錄頁”效果提示：為文檔分節(jié)制作封面和目錄頁的主要目的是為了能更靈活地設(shè)置“頁眉和頁腳”，若文檔不需要復(fù)雜的頁眉和頁腳效果，也可以不使用“分節(jié)符”而只使用“分頁符”來制作封面效果。4.2.2設(shè)置文檔的頁眉和