會計信息化下輔助核算淺探

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1、會計信息化下輔助核算淺探一、輔助核算問題的提出假定某企業(yè)有五個制造車間,制造費用項目包括工資、福利費、折舊費、修理費、水電費等10個項目。在傳統(tǒng)的手工會計環(huán)境下,該企業(yè)對各車間的各個制造費用項目進行核算與管理,一般是在制造費用總分類賬戶下按照各制造車間分別設置二級賬戶,然后在各二級賬戶下按制造費用項目設置多欄賬,以核算各制造費用項目。但由于在會計信息化方式下,記賬憑證是賬務子系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來源,記賬過程只是對記賬憑證打上記賬標記并更新發(fā)生額余額表,所有的總賬、明細賬、日記賬和多欄賬的查詢打印只是根據(jù)記賬憑證表和發(fā)生額余額表按照賬頁格式臨時生成的,并不存在手工會計環(huán)境下總賬和明細賬、日記賬的平行

2、登記過程,因此不能利用手工會計下的方式來進行核算與管理,而只能按照明細賬核算方式的要求,設置相應的明細科目來進行核算。又因為在會計信息化方式下,記賬時只能填寫末級科目,因此應按照表1設置科目體系,這樣才能達到既定的核算和管理要求。雖然利用明細賬核算方式可以滿足核算和管理要求,但卻存在以下兩點不足。首先,科目體系會變得異常龐大和繁瑣,不利于提高核算效率。在本例中,為了完成核算要求,需要設置1個一級科目、5個二級科目、50個三級科目,共56個科目。其次,信息查詢存在障礙,不能滿足信息化方式下方便快速地進行信息查詢的要求。當企業(yè)想查詢同一費用項目在不同車間的發(fā)生情況時,傳統(tǒng)的明細賬核算只能提供“縱向

3、查詢”,而不能提供“橫向查詢”,因此只能由企業(yè)自己按照明細賬進行加總和比較。而利用輔助核算則能較好地解決上述問題。二、輔助核算的類型目前,許多會計信息化軟件所提供的輔助核算類型不盡相同,典型的輔助核算類型包括以下幾種:一是客戶核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的客戶信息時,可以使用客戶核算。例如,企業(yè)可能需要按不同客戶核算和反映其應收賬款、應收票據(jù)、預收賬款、其他應收款等賬戶信息,因而可以將這些賬戶設置為客戶核算;再如,當企業(yè)需要按客戶對商品銷售進行流向分析以反映各客戶購買排序及比重情況時,可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為客戶核算。二是供應商核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的供應商信息時,可以使

4、用供應商核算。例如,企業(yè)可能需要按不同供應商核算和反映其應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款、其他應付款等賬戶信息,因而可以將這些賬戶設置為供應商核算;再如,當企業(yè)需要對不同供應商所供應商品的銷售情況進行反映和分析時,也可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為供應商核算。三是個人核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的個人信息時,可以使用個人核算。例如,當企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費等借款情況時,可將其他應收款設置為個人核算;當企業(yè)需要反映不同業(yè)務員的銷售業(yè)績時,可以將主營業(yè)務賬戶設置為個人核算。四是部門核算。當某一賬戶需要核算和反映不同的部門信息時,可以使用部門核算。例如,當企業(yè)需要按不同部門反映其制造費用、管理

5、費用等情況時,可以將制造費用、管理費用等賬戶設置為部門核算;當企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績時,可以將主營業(yè)務賬戶設置為部門核算。五是項目核算。項目核算是一個廣義的概念,由于可以將不同的客戶、供應商、個人和部門看作不同的項目,因而可以采用項目核算。如果企業(yè)需要反映不同在建工程項目的建造成本時,可以將在建工程賬戶設置為項目核算,而將各項在建工程項目作為不同的項目;如果企業(yè)需要反映不同產(chǎn)品的生產(chǎn)成本時,可以將生產(chǎn)成本賬戶設置為項目核算,而將各種產(chǎn)品看作不同的項目;如果企業(yè)需要反映在不同地區(qū)的銷售情況,以統(tǒng)計產(chǎn)品在哪些地區(qū)更受用戶歡迎時,可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為項目核算,而將各地區(qū)看作不同的項目

6、。三、輔助核算的步驟第一,明確核算和管理要求。核算和管理要求完全由企業(yè)根據(jù)自己的核算和管理水平?jīng)Q定,與軟件無關。會計信息化軟件提供了輔助核算功能,但企業(yè)是否使用以及軟件是否適用企業(yè)完全取決于企業(yè)自身的狀況和要求。企業(yè)在實施會計信息化過程中,應該對自身的管理模式和業(yè)務流程進行重組和再造,而不應只是要求會計信息化軟件來適應企業(yè),企業(yè)和會計信息化軟件應該是相互適應的。第二,設置會計科目體系及相應的輔助核算類型。一旦決定了核算和管理要求,就要正確地建立相應的會計科目體系以及科目的輔助核算類型。例如,為了對企業(yè)各車間的制造費用項目進行精確核算和管理,可以只設置制造費用一級科目,然后將該科目同時設置為部門

7、核算和項目核算。第三,設置相關的輔助檔案。決定了輔助核算類型后,接下來便要正確地設置相關的輔助檔案,如在前例中,應該設置企業(yè)的部門檔案和制造費用項目檔案,以便系統(tǒng)進行相關的核算。第四,填制記賬憑證時選擇相應的輔助核算信息。由于記賬憑證是賬務子系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)來源,因而在填制記賬憑證時,如果用到了具有輔助核算要求的會計科目,用戶必須要選擇相關的輔助核算信息。如在前例中,當填制有關制造費用的憑證時,必須