淺談疾控檔案管理的現(xiàn)代化

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1、淺談疾控檔案管理的現(xiàn)代化【摘要】知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，需要大量的信息為其支撐，疾控檔案管理如何才能達(dá)到將人類社會(huì)知識(shí)的積累和作為科技成果的信息的檔案快速、準(zhǔn)確地提供給社會(huì)服務(wù)的目的，惟一的辦法就是充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段科學(xué)地管理檔案。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于疾控檔案管理工作中?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理現(xiàn)代化知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，需要大量的信息為其支撐，疾控檔案管理如何才能達(dá)到將人類社會(huì)知識(shí)的積累和作為科技成果的信息的檔案快速、準(zhǔn)確地提供給社會(huì)服務(wù)的目的，惟一的辦法就是充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段科學(xué)地管理檔案。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代

2、信息技術(shù)運(yùn)用于疾控檔案管理工作中。1管理手段的現(xiàn)代化現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于疾控檔案管理工作，在傳統(tǒng)的檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，現(xiàn)代疾控檔案管理手段替代了傳統(tǒng)管理手段。利用計(jì)算機(jī)完成文檔一體化管理，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內(nèi)容信息的存儲(chǔ)與檢索，檔案自動(dòng)標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱，檔案庫房管理等，并且在進(jìn)行管理時(shí)，計(jì)算機(jī)可以不分各個(gè)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)的先后順序，使傳統(tǒng)疾控檔案管理的有時(shí)間先后的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了無縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。運(yùn)用多媒體技術(shù)將靜態(tài)圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數(shù)字形式存人計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案進(jìn)行綜合處理，使利用者能隨時(shí)查詢文字、照片、

3、聲音、影像等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統(tǒng)檔案都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲(chǔ)，難以有機(jī)地結(jié)合起來的局限，促進(jìn)了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)多種類型檔案信息的綜合性管理。網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作步入現(xiàn)代化的最好的技術(shù)手段。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。自動(dòng)控制技術(shù)的運(yùn)用在疾控檔案管理中尤其是在對(duì)庫房進(jìn)行自動(dòng)化管理中發(fā)揮重大的作用，比如自動(dòng)監(jiān)控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動(dòng)控制防火、警衛(wèi)等。條碼技術(shù)運(yùn)用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯(cuò)位置、缺檔的問題，提高了工作效率。運(yùn)用數(shù)字電子影像技術(shù)，將

4、傳統(tǒng)的紙質(zhì)等檔案載體的文字、圖片、影像等直讀信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字代碼信息，結(jié)合運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理軟件、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)，對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、索引，以代替紙張等傳統(tǒng)存儲(chǔ)和管理方式。具有大量文件快速錄入、文檔海量?jī)?chǔ)存?zhèn)浞?、查詢方便快速、?jié)省存儲(chǔ)空間與成本、文檔資料的共享、保持原始資料和憑證的原始風(fēng)貌、大大提高檔案的使用壽命等優(yōu)點(diǎn)，解決了疾控檔案管理中保存困難、管理成本高、檢索困難的問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保密比較簡(jiǎn)單，只要載體不受損壞，疾控檔案管理人員遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守檔案機(jī)密，就能使檔案信息的安全性等到保證。而電子檔案由于其自身的特點(diǎn)，保護(hù)好載體不受損壞，僅只是最基本的

5、要求，電子檔案信息的保密需要采取多種現(xiàn)代技術(shù)方法和手段來實(shí)施。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)用于疾控檔案管理中，檔案館中最寶貴的不是各種網(wǎng)絡(luò)硬件，而是網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)，如果無法保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全，那么檔案的網(wǎng)絡(luò)管理就失去了意義。目前普遍使用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)主要有：防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)文件備份技術(shù)等。2管理方法的現(xiàn)代化疾控檔案管理對(duì)象的數(shù)字化必然要求其管理模式與方法的相應(yīng)變革。隨著現(xiàn)代科技、生產(chǎn)和管理活動(dòng)的發(fā)展，伴隨著辦公自動(dòng)化、信息技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展，電子文件、電子疾控檔案管理的新課題已經(jīng)提出。現(xiàn)代信息技術(shù)為以電子檔案為對(duì)象的疾控檔案管理工作提供了一個(gè)嶄新的平臺(tái)，疾控檔案管理工作

6、的模式與方法也發(fā)生了巨大的變化。(1)文件歸檔的新模式電子文件的歸檔模式一種是在單機(jī)環(huán)境下形成的電子文件，歸檔是檔案載體的歸檔，其工作模式與紙質(zhì)文件大致相同；另一種是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的電子文件，采取網(wǎng)絡(luò)移交的方式進(jìn)行歸檔，即由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)完成其積累，形成相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，也就是通常所說的“文檔一體化”管理模式。文檔一體化的實(shí)施是通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把各文書處理部門聯(lián)結(jié)起來，各部門起草的電子文件由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門通過計(jì)算機(jī)主機(jī)對(duì)信息自動(dòng)判斷，完成從文件起草、管理，到文書自動(dòng)組卷、同步著錄標(biāo)引、編目、歸檔等文書處理工作和歸檔的全部業(yè)務(wù)工作。(2)檔案移交與接收程序

7、的新模式網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的電子文件則可以隨辦隨歸，只要辦理完畢就可以完成電子文件的邏輯歸檔，打破了檔案移交和接收的時(shí)限，既減輕了機(jī)關(guān)檔案室的工作量，也使檔案館成為真正意義上的信息中心。(3)檔案整理工作新模式在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的電子檔案，其整理工作是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)虛擬檔案信息的整理，這與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)等檔案實(shí)體為對(duì)象的手工整理工作模式相比，發(fā)生了巨大的變革。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1)以“件”為單