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《項(xiàng)目文檔歸檔管理辦法》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫(kù)。
1、項(xiàng)目文檔歸檔管理辦法第一章總則第一條本管理辦法明確公司對(duì)項(xiàng)目文檔歸檔管理的工作要求。第二條本管理辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目。第二章術(shù)語(yǔ)定義第三條項(xiàng)目文檔(一)項(xiàng)目文檔：指在工程項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng)中與工程項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)并且對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文檔資料。項(xiàng)目文檔包括：項(xiàng)目承接文檔、項(xiàng)目實(shí)施文檔、項(xiàng)目結(jié)算文檔以及項(xiàng)目其它文檔。(二)項(xiàng)目文檔分類：1.項(xiàng)目承接文檔：承包合同、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目委托書等。2.項(xiàng)目實(shí)施文檔：會(huì)審紀(jì)要、交工驗(yàn)收文件、初驗(yàn)報(bào)告、終驗(yàn)報(bào)告等。3.項(xiàng)目結(jié)算文檔：對(duì)外結(jié)算審定單、對(duì)外結(jié)算審定資料明細(xì)、項(xiàng)目成本結(jié)算表、分包合同、分包項(xiàng)目費(fèi)用審核表、協(xié)作項(xiàng)
2、目結(jié)算審定資料等。191.項(xiàng)目其它文檔：包括設(shè)計(jì)文件、三標(biāo)一體化相關(guān)文檔等。第一章歸檔的工作職責(zé)及流程第一條分公司市場(chǎng)部負(fù)責(zé)項(xiàng)目承接文檔歸檔前的歸集保管，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施文檔、項(xiàng)目結(jié)算資料文檔歸檔前的歸集保管。第二條項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)完成項(xiàng)目文檔的移交歸檔工作。第三條分公司生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目實(shí)施文檔、項(xiàng)目結(jié)算文檔的歸集過程。第四條分公司項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的歸檔管理及檔案移交工作。第五條分公司綜合部負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的保存管理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目其它文檔的保存管理。第六條項(xiàng)目文檔歸檔流程表明公司項(xiàng)目文檔歸檔管理的總體要求，見附錄A：《項(xiàng)目文檔歸檔管理流程》。第二章
3、項(xiàng)目文檔歸檔原則第七條根據(jù)《廣東省電信工程有限公司檔案管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，項(xiàng)目文檔為科技文檔，分類代碼為“E02”，項(xiàng)目文檔按項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行歸檔。第八條項(xiàng)目經(jīng)理提交項(xiàng)目文檔歸檔時(shí)，應(yīng)19按要求編制歸檔文件目錄，詳見附錄C：《歸檔文件目錄》（長(zhǎng)期文件）及附錄D：《歸檔文件目錄》（短期文件）。第一章項(xiàng)目文檔的歸集過程第一條項(xiàng)目承接文檔歸集(一)分公司市場(chǎng)部完成承接合同簽訂后，將合同原件及合同對(duì)應(yīng)的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書或項(xiàng)目委托書歸集保管，并按附錄E：《項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄》做好項(xiàng)目文檔歸集記錄。(二)項(xiàng)目承接文檔的組成1.對(duì)于投標(biāo)項(xiàng)目，必須有承包合同、投標(biāo)文件及中標(biāo)通
4、知書，如投標(biāo)文件已在其它項(xiàng)目中歸集，必須在附錄E：《項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄》中明確已歸集的文件及其對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目編號(hào)等相關(guān)內(nèi)容；2.對(duì)于委托項(xiàng)目應(yīng)有項(xiàng)目委托書，如無建設(shè)單位出具的項(xiàng)目委托書，分公司市場(chǎng)部應(yīng)出具項(xiàng)目承接情況說明作為項(xiàng)目承接依據(jù)，內(nèi)容可參照建設(shè)單位的項(xiàng)目委托書。第二條項(xiàng)目實(shí)施文檔歸集(一)項(xiàng)目經(jīng)理以項(xiàng)目為單位，項(xiàng)目初驗(yàn)后，應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目實(shí)施資料文檔的整理歸集工作，其中驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)在歸檔前完成收集。(二)項(xiàng)目經(jīng)理按附錄E：《項(xiàng)目文檔歸集/歸檔19記錄》格式做好項(xiàng)目文檔歸集記錄。第一條項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集(一)項(xiàng)目經(jīng)理在竣工驗(yàn)收且完成對(duì)外結(jié)算、內(nèi)部成本核算后一
5、個(gè)月內(nèi)，以項(xiàng)目為單位，完成項(xiàng)目結(jié)算資料文檔的整理歸集，相關(guān)結(jié)算資料應(yīng)為原件。(二)項(xiàng)目經(jīng)理按附錄E：《項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄》格式更新項(xiàng)目文檔歸集記錄。第二條文檔缺失的處理(一)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格按照附錄B：《項(xiàng)目文檔歸檔一覽表》的歸檔要求，保證項(xiàng)目文檔的完整性。(二)按要求屬于必須歸檔的文檔，如果出現(xiàn)缺失的，由責(zé)任部門（或責(zé)任人）出具書面說明書，說明書必須由責(zé)任部門（或責(zé)任人）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并加蓋部門（或分公司）章。說明書作為文檔缺失依據(jù)進(jìn)行歸檔。第三條項(xiàng)目文檔歸檔(一)項(xiàng)目經(jīng)理在完成項(xiàng)目實(shí)施文檔及項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集后，一周內(nèi)聯(lián)同分公司市場(chǎng)部，將項(xiàng)目承接文檔、項(xiàng)目
6、實(shí)施過程文檔及項(xiàng)目結(jié)算文檔歸集合并，統(tǒng)一提交分公司項(xiàng)目管理部資料管理員審核，審核通過后按附錄E：《項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄》格式辦理移交手續(xù)。(二)根據(jù)《廣東省電信工程有限公司檔案管理實(shí)施細(xì)則19》要求，分公司項(xiàng)目管理部資料管理員整理項(xiàng)目文檔，將長(zhǎng)期文件和短期文件分別裝盒。檔案盒的裝訂要求見附錄F“檔案盒格式要求”。(一)分公司項(xiàng)目管理部資料管理員按季度將歸檔裝盒后的項(xiàng)目文檔移交分公司綜合部，并按附錄H《項(xiàng)目文檔歸檔季度匯總表》格式辦理移交手續(xù)。(二)分公司綜合部做好登記，每年按附錄G“《檔案目錄》格式要求”編制年度檔案歸檔目錄清單，并及時(shí)提交公司綜合部。第一章項(xiàng)目
7、文檔歸檔考核第一條分公司項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔歸檔的監(jiān)督檢查，并按《廣東省電信工程有限公司項(xiàng)目成本控制管理辦法》相關(guān)規(guī)定，在項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目文檔歸檔后方可全部發(fā)放項(xiàng)目績(jī)效。第二章附則第二條本辦法自2010年3月3日起實(shí)施，公司在以前年度所制定的相關(guān)規(guī)范性文件同時(shí)廢止。第三條本辦法由項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)解釋。19附件：1.附錄A：項(xiàng)目文檔歸檔管理流程2.附錄B：項(xiàng)目文檔歸檔一覽表3.附錄C：歸檔文件目錄（長(zhǎng)期文件）4.附錄D：歸檔文件目錄（短期文件）5.附錄E：項(xiàng)目文檔歸集/歸檔記錄6.附錄F：檔案盒格式要求7.附錄G：《檔案目錄》格式要求8.附錄H：項(xiàng)目文檔歸檔月度匯總
8、表19附錄
