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《新時(shí)期電子檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策探討》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫(kù)。
1、新時(shí)期電子檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策探討【摘要】隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的改變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代電子檔案。電子檔案不僅減輕了勞動(dòng)程度，大大提高了檔案管理工作效率和質(zhì)量，還充分保障了檔案資源的安全性，有效避免了檔案丟失、篡改等不良事件的發(fā)生。但是目前我國(guó)的電子檔案管理還面臨著諸多問(wèn)題，只有對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，針對(duì)性地采取措施予以改進(jìn)，才能不斷提高我國(guó)電子檔案管理工作的質(zhì)量和水平。中國(guó)1/vie 【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策 檔案管理工作一直是我國(guó)一個(gè)非常重要的工作內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛
2、應(yīng)用，我國(guó)的檔案工作也面臨著諸多的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀，電子檔案管理迅速興起。采用電子檔案的管理方式，可以有效延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，提高檔案信息檢索的效率，為利用者節(jié)省大量的時(shí)間。但由此也帶來(lái)諸多弊端，如丟失信息、信息庫(kù)被黑客入侵、破壞了完整的數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播等等。針對(duì)這些問(wèn)題，必需采取有效的措施予以解決，使其能夠更好的發(fā)揮積極的作用?！ ?.電子檔案概述 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們開始認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理的重要作用。1961年在倫敦舉行的第九次國(guó)際檔案圓桌會(huì)議上曾將數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理列入會(huì)議的議程，十年后即第
3、十三次國(guó)際檔案圓桌會(huì)議上達(dá)成共識(shí)，即需要依靠信息化的手段來(lái)進(jìn)行檔案的管理。此后近二十年間由于計(jì)算機(jī)技術(shù)瓶頸的影響，對(duì)于采用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案的呼吁聲音也逐漸消失。直到20世紀(jì)80年代，國(guó)外一直沒(méi)有正式提出“電子文件”一詞。其專門術(shù)語(yǔ)的發(fā)展大致經(jīng)歷了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案、電子文件等幾個(gè)階段，直到計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的近幾年，才出現(xiàn)了電子檔案這一說(shuō)法?！ ‰娮游募n案在中國(guó)的發(fā)展開始于上個(gè)世紀(jì)90年代，1996年9月18日??家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，組織力量對(duì)電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理進(jìn)行研究。在2002年的時(shí)候，我
4、國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，在這一文件中，將電子文件檔案定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！ ?.電子檔案管理存在的問(wèn)題 進(jìn)入信息化時(shí)代后，許多單位都采用了自動(dòng)化辦公的運(yùn)作方式，檔案的管理也轉(zhuǎn)換成了電子檔案管理方式，這可以省去大量的工作者來(lái)參與到檔案的管理工作。但由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理的契合度并不高，使得檔案的管理工作，還存在一些技術(shù)上的銜接問(wèn)題。有的單位的檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)的知識(shí)，不能夠很好地勝任這一
5、工作，使得我國(guó)電子檔案的管理工作，面臨著諸多亟需解決的問(wèn)題?！ ?.1原始性、真實(shí)性問(wèn)題 原始性和真實(shí)性是一份檔案最重要的兩個(gè)屬性，電子檔案同樣也不例外。若是該檔案采用紙質(zhì)化的制作方式，很容易就能夠分辨出該檔案是否是原始檔案，內(nèi)容是否真實(shí)。但是在形成電子檔案的時(shí)候，人們可以任意就改變檔案當(dāng)中的具體內(nèi)容，這使得電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。同時(shí)，電子檔案并不是和其載體密不可分，其一旦離開了原有的載體，原始性就易受到破壞。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程當(dāng)中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定
6、該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。在這樣的情況下，人們就很難分辨出這個(gè)檔案是否還是原始、真實(shí)的檔案?！ ?.2保管性問(wèn)題 電子文件在保管、使用、傳輸?shù)臅r(shí)候都需要依靠載體，這就會(huì)受到計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)等各方面因素的影響，同時(shí)也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、以及數(shù)字化環(huán)境的制約。其中存儲(chǔ)載體對(duì)以上諸多因素的要求也會(huì)比較高，一旦遇到了一些惡劣的自然環(huán)境、黑客的入侵、病毒的迅速蔓延、硬盤損害、電壓不穩(wěn)定以及具體操作中的失誤等，都可能造成載體的崩潰，所負(fù)載的電子文件也會(huì)隨之消滅，重要信息會(huì)丟失?！ ?/p>
7、2.3安全性問(wèn)題 如今是全球信息化的時(shí)代，全球每個(gè)角落的人們都能夠自由享受到網(wǎng)絡(luò)帶給大家的便捷，因特網(wǎng)具有較強(qiáng)的開放性，其覆蓋了全球各個(gè)地區(qū)，每個(gè)人都能夠自由地進(jìn)入因特網(wǎng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)資源的共享。這也帶來(lái)了信息管理方面的安全性問(wèn)題。在電子政務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，很多重要文件的傳輸都是通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)進(jìn)行，電子文件在傳輸?shù)倪^(guò)程中，很容易遭到黑客的攻擊，導(dǎo)致其內(nèi)容泄露出來(lái)，或者內(nèi)容被偽造。由于電子檔案的保密性能不高、信息泄露、對(duì)原始檔案刪改的不易查處等問(wèn)題，困擾著電子檔案的正常接收、發(fā)送的工作，也妨礙了存儲(chǔ)、歸檔檔案的工作的正常進(jìn)行，而現(xiàn)有的防火墻等防御技術(shù)，對(duì)蓄意入
8、侵的黑客還難以防范。因此電子檔案的信息管理，還存在著嚴(yán)重的安全性不足的問(wèn)題?！ ?.電子檔案管理對(duì)策分析 3.1健全電子
