總經(jīng)理辦公室秘書崗位說明書

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1、崗位說明書基本信息崗位名稱總經(jīng)理辦公室秘書崗位編號直接上級總經(jīng)辦主任所屬部門總經(jīng)理辦公室崗位等級薪酬標(biāo)準(zhǔn)直接下屬前臺間接下屬晉升崗位輪換崗位無工作關(guān)系內(nèi)部關(guān)系：董事會(huì)、本集團(tuán)內(nèi)各單位與各部門外部關(guān)系：政府機(jī)構(gòu)、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、媒體等職位概要協(xié)助總經(jīng)理辦公司主任和總經(jīng)理處理日常行政事務(wù)、董事會(huì)秘書工作，處理相關(guān)科技工作。崗位職責(zé)（一）文件和資料管理嚴(yán)格按照《文件和資料控制程序》的規(guī)定進(jìn)行文件的收發(fā)、歸檔、傳閱、更改、收回和銷毀等文件和資料管理工作；嚴(yán)格按照總經(jīng)理要求把文件放入規(guī)定處。（急件可另行處理）（二）網(wǎng)站管理1、集團(tuán)公司網(wǎng)站內(nèi)容

2、核查2、網(wǎng)站文字、圖片、視頻的收集、編輯（三）應(yīng)接電話1、嚴(yán)格按照“王辦字（99）第038號”《關(guān)于規(guī)范集團(tuán)接線員語言的通知》的規(guī)定力求在聲音、語氣、語調(diào)和通話內(nèi)容中充分體現(xiàn)企業(yè)的辦事效率、精神面貌、管理水平等。并嚴(yán)格依照總經(jīng)理對應(yīng)接電話要求，為總經(jīng)理擋去不必要的通話時(shí)間，必要時(shí)做好“電話留言便條”。注：可直接接入總經(jīng)理辦公室的來電：（1）集團(tuán)內(nèi)部門經(jīng)理以上人員。（2）華豐公司部門經(jīng)理以上人員。（3）集團(tuán)內(nèi)所有銷售人員。（4）政府部門。（須問清來<電>意）（5）總經(jīng)理臨時(shí)通知的名單。2、總機(jī)的管理，督促前臺做好總機(jī)的轉(zhuǎn)接工作等。（四）來訪接

3、待4對接待中的語言要求與應(yīng)接電話一致，力求維護(hù)好企業(yè)的形象與聲譽(yù)。嚴(yán)格按照總經(jīng)理的接待日程安排好對客人的接待，做到就座奉茶，對來訪客人的通報(bào)秩序同接入電話程序相同。（重要客人可請副總或總經(jīng)辦主任代為接待）（五）定期收集報(bào)告和報(bào)表等序號報(bào)告/報(bào)表名稱上報(bào)部門上報(bào)時(shí)間備注1.計(jì)劃交貨機(jī)型一覽表總調(diào)度室每半個(gè)月2.工資表總經(jīng)辦人事科每月8日前提醒3.現(xiàn)有工作令一覽表總調(diào)度室每月15日、30日4.英雄榜名單各部門部長每月月末經(jīng)總經(jīng)理同意后制作5.工作令、計(jì)劃交貨一覽表總調(diào)度室每半個(gè)月6.未完成任務(wù)單匯總秘書每月底發(fā)送至相關(guān)部門7.上月工作計(jì)劃完成情

4、況各部門部長月初秘書（六）會(huì)議安排：1、安排好每次會(huì)議的召開，并做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。2、電話通知或書面通知與會(huì)的每個(gè)成員，并負(fù)責(zé)會(huì)議簽到。3、對重要會(huì)議，做好會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)放至有關(guān)人員。（七）企業(yè)科技工作1、配合副總經(jīng)理做好專利申報(bào)及專利維護(hù)。2、做好公司新產(chǎn)品的科技項(xiàng)目申報(bào)。3、做好公司高新企業(yè)的申報(bào)、維護(hù)。4、做好科技局，開發(fā)區(qū)等部分的科技統(tǒng)計(jì)。（八）其他事項(xiàng)1、配合總經(jīng)辦主任做好各分子公司及華豐的年檢2、配合總經(jīng)辦主任做好新公司的成立事宜3、配合總經(jīng)辦主任做好各分子公司及華豐公司的變更事宜4、做好“工作任務(wù)要點(diǎn)提示”的發(fā)送、催辦、上報(bào)

5、、匯總工作。（記錄在案）5、對每份下達(dá)的文件執(zhí)行情況進(jìn)行查看，并督促完成。6、做好電子郵件的收發(fā)及信息查尋工作。7、做好華豐對時(shí)代導(dǎo)報(bào)新聞的投稿工作，并及時(shí)增加供應(yīng)商名錄。8、做好傳真件的接收、發(fā)送工作，并注意信息的收集及匯報(bào)工作。9、對所有下發(fā)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行督促、提醒工作。如：提醒人事科進(jìn)行每個(gè)月的工資考核，總經(jīng)辦行政科每二個(gè)月對食堂的考核等等。10、及時(shí)更新公告欄內(nèi)容。11、總經(jīng)辦人事科：請假手續(xù)的辦理，并做好每月底的考勤統(tǒng)計(jì)工作。12、編寫、打印總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總調(diào)度、總經(jīng)辦的文件、通知等。13、公司名片及內(nèi)部宣傳版面制作的委托

6、聯(lián)系工作。14、合同原稿整理打印,15、ISO9001文件管理。16、年度員工考評工作。417、拍攝各機(jī)型的產(chǎn)品錄像。18、其他領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。工作權(quán)限1.對網(wǎng)站內(nèi)容的檢查權(quán)。2.考勤情況的統(tǒng)計(jì)、核查權(quán)。3.對公司管理層下達(dá)的任務(wù)，總經(jīng)理辦公會(huì)議及董事會(huì)行程的決議的執(zhí)行，具有監(jiān)督權(quán)。4.科技工作的申報(bào)權(quán)。關(guān)鍵績效指標(biāo)工作計(jì)劃完成率、會(huì)議通知及時(shí)性、差旅安排及時(shí)性、學(xué)習(xí)能力、工作態(tài)度。任職資格教育背景中文、行政管理或文秘類專業(yè)大專以上學(xué)歷培訓(xùn)方向接受過管理學(xué)、公共關(guān)系、財(cái)務(wù)管理、文書寫作、檔案管理等方面的培訓(xùn)工作經(jīng)驗(yàn)一年以上秘書工作經(jīng)驗(yàn)任職資格

7、知識技能1.能全面領(lǐng)會(huì)工作指令和工作要求。2.能撰寫工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、指示、會(huì)議紀(jì)要、發(fā)言稿等。3.思維敏捷，有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和公共關(guān)系能力，能夠大方得體地接待來賓。4.能獨(dú)立進(jìn)行專題調(diào)查，并能撰寫調(diào)查報(bào)告。5.能熟練使用辦公軟件和辦公自動(dòng)化設(shè)備，并進(jìn)行簡單維護(hù)。6.具有一定的英語水平。4個(gè)人素質(zhì)良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力為人誠實(shí)可靠、品行端正、具有親和力工作細(xì)致認(rèn)真、條理性強(qiáng)責(zé)任心強(qiáng)，能承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作工作環(huán)境工作場所：辦公室工作時(shí)間：根據(jù)需要加班環(huán)境狀況：舒適危險(xiǎn)性：無職業(yè)病危險(xiǎn)使用設(shè)備：計(jì)算機(jī)、一般辦公設(shè)備（電話、傳

8、真機(jī)、打印機(jī)、Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò)）及通訊設(shè)備編寫初審核準(zhǔn)任職人任職時(shí)間填寫日期4