國(guó)外展會(huì)展覽操作流程

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1、國(guó)外展會(huì)展覽操作流程1．0參展目的及原則2．0相關(guān)展會(huì)信息收集3．0展前準(zhǔn)備3．1信息調(diào)研3．2真實(shí)性調(diào)查及風(fēng)險(xiǎn)防范3．3詢(xún)價(jià)和議價(jià)3．4財(cái)務(wù)預(yù)算3．5訂立合同4．0展會(huì)策劃4．1展位選擇4．2展臺(tái)布置4．3廣告信息發(fā)布4．4潛在客戶(hù)邀請(qǐng)4．5展品及布件的運(yùn)輸和保管5．0參展人員5．1參展人員的分工5．2參展人員行為規(guī)范和培訓(xùn)6．0展會(huì)總結(jié)6．1效果分析6．2信息收集6．3總結(jié)報(bào)告附件：1．年度展會(huì)信息收集表格2．參展信息及參展提案3．展會(huì)預(yù)算表4．參展方案模板5．展會(huì)信息收集概要6．客戶(hù)信息登記表7．總結(jié)報(bào)告模板本<展會(huì)操作規(guī)程>將作為公司參展的指導(dǎo)性文件，其中細(xì)節(jié)可隨實(shí)際需要

2、進(jìn)行調(diào)整升級(jí)。1．0參展目的及原則上海XX公司有限公司參展目的：企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場(chǎng)宣傳、即時(shí)促銷(xiāo)和信息收集上海XX公司有限公司參展原則：1．參加展會(huì)應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟(jì)、實(shí)效、符合市場(chǎng)戰(zhàn)略的原則。避免盲目的、沖動(dòng)的、鋪張浪費(fèi)的參展行為。2．參展前應(yīng)認(rèn)真了解展會(huì)信息，仔細(xì)閱讀參展商手冊(cè)，并做好真實(shí)性調(diào)查等風(fēng)險(xiǎn)防范工作3．參加展會(huì)應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃,包括展位的選擇、展臺(tái)的布置方案、廣告軟文的發(fā)布、目標(biāo)客戶(hù)的邀請(qǐng)等。4．除布展工作外，應(yīng)強(qiáng)調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責(zé)分工和展前培訓(xùn)，展示公司團(tuán)結(jié)、專(zhuān)業(yè)的形象，并能即時(shí)把握商機(jī)，實(shí)施銷(xiāo)售。5．展會(huì)應(yīng)與市場(chǎng)拓展緊密集合，地區(qū)性

3、展會(huì)應(yīng)為我公司拓展市場(chǎng)區(qū)域，展會(huì)后應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，做好后續(xù)宣傳和客戶(hù)開(kāi)發(fā)工作。6．展會(huì)結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報(bào)告，積累參展活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)。2．0展會(huì)信息收集市場(chǎng)管理部應(yīng)在每年初1月份進(jìn)行本年度各地展會(huì)的信息進(jìn)行收集，并整理為《展會(huì)信息報(bào)告》，發(fā)給各部門(mén)，具體由市場(chǎng)調(diào)研負(fù)責(zé)。展會(huì)信息渠道為：互聯(lián)網(wǎng)、專(zhuān)業(yè)和行業(yè)雜志、戶(hù)外廣告和電話行銷(xiāo)信息、行業(yè)協(xié)會(huì)活動(dòng)等對(duì)收集后的展會(huì)信息應(yīng)做初步的評(píng)價(jià)，對(duì)其相關(guān)性、影響力、往期信譽(yù)和效果進(jìn)行分析，以作為參展決策參考。3．0參展前準(zhǔn)備工作3．1信息調(diào)研參展前應(yīng)對(duì)目標(biāo)展會(huì)做詳盡的信息調(diào)查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時(shí)間、展館位置和承租信息、展位信息、展會(huì)影

4、響力、往期經(jīng)驗(yàn)和反饋、參展單位、參觀者范圍等。如赴國(guó)外參展，還應(yīng)了解當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言、政治環(huán)境、文化風(fēng)俗、交通和食宿信息等。3．2真實(shí)性調(diào)查及風(fēng)險(xiǎn)防范展會(huì)的選擇應(yīng)注意防范風(fēng)險(xiǎn)，尤其是首次參加，參展前應(yīng)通過(guò)當(dāng)?shù)?14查詢(xún)主辦方、承辦方、協(xié)辦單位和展覽館電話，以確認(rèn)其真實(shí)性。如果有條件應(yīng)前往展館、承辦單位辦公地點(diǎn)，并驗(yàn)看舉辦方營(yíng)業(yè)執(zhí)照和身份證明，如有可能，請(qǐng)當(dāng)?shù)芈蓭熡枰源_定。應(yīng)盡量選擇高規(guī)格，有實(shí)力的主辦和承辦單位操作的展會(huì)；盡量避免參加首次舉辦的展會(huì)，而選擇已舉辦多屆并有良好往期信譽(yù)的展會(huì)。3．3詢(xún)價(jià)和議價(jià)參展前應(yīng)與舉辦方商議價(jià)格，或爭(zhēng)取其他方面的優(yōu)惠政策。對(duì)我方擬長(zhǎng)期重點(diǎn)合作的展會(huì)，應(yīng)與

5、主辦方建立良好關(guān)系，以獲得優(yōu)惠的參展價(jià)格和相關(guān)待遇。3．4參展財(cái)務(wù)預(yù)算在提交參展提案時(shí)應(yīng)做好財(cái)務(wù)預(yù)算，包括：參展費(fèi)用、特型展示布置費(fèi)用、展品運(yùn)輸保管費(fèi)用、廣告費(fèi)用、宣傳贈(zèng)品費(fèi)用、人員差旅費(fèi)用等其他可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用。參展的投資規(guī)模應(yīng)該參考展會(huì)對(duì)市場(chǎng)戰(zhàn)略的支持作用、對(duì)區(qū)域市場(chǎng)銷(xiāo)售的現(xiàn)實(shí)作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。3．5定立合同決定參展后應(yīng)與舉辦方訂立合同，并在事先和事后請(qǐng)法律顧問(wèn)出具意見(jiàn)和確認(rèn)。4．0展會(huì)策劃4．1展位選擇展位應(yīng)選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、長(zhǎng)排中段、有墻柱障礙等展位。應(yīng)對(duì)人流方向進(jìn)行預(yù)測(cè)，以決定最佳

6、的展臺(tái)展示方向。展位的大小可根據(jù)具體需要選用標(biāo)準(zhǔn)展位、雙展位及36平方米空地，原則上建議選擇非標(biāo)準(zhǔn)展位(特形展示)以適合品牌形象策略。展位的選擇前應(yīng)了解附近展位的廠商信息和展示方式，并作出必要的設(shè)計(jì)調(diào)整4．2展臺(tái)布置和展品陳列展臺(tái)布置的基本原則：?遠(yuǎn)觀效果醒目有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)?展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向?無(wú)論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特型展示，都必須增加照明燈光?展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角?展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺(tái)、展架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識(shí)、洽談區(qū)，圖片設(shè)計(jì)、說(shuō)明性文字、動(dòng)態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)（一次性/重復(fù)性）?展示空間重點(diǎn)考

7、慮：四面開(kāi)敞式的島嶼空間（圖1）、三面開(kāi)敞（圖2）、通透可做過(guò)道（圖3）、多開(kāi)敞面空間（圖4）圖1圖2圖3圖44．3廣告信息的發(fā)布根據(jù)需要可考慮在會(huì)刊發(fā)布廣告，可以封面和內(nèi)業(yè)文章形式發(fā)表；可根據(jù)需要選擇條幅、彩球等展會(huì)外設(shè)廣告在參加展會(huì)前三個(gè)月，可以考慮以軟文的形式在有影響力的刊物上發(fā)布報(bào)道，以擴(kuò)大知曉度。4．4目標(biāo)客戶(hù)的邀請(qǐng)參展前應(yīng)邀請(qǐng)潛在客戶(hù)，原宥客戶(hù)，目標(biāo)客戶(hù)前來(lái)參加。邀請(qǐng)應(yīng)附門(mén)票和禮券，增加吸引力。4．5展品及展示布件的運(yùn)輸和保管各種參展物品應(yīng)在展前列出明細(xì)清單和運(yùn)輸方案