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《某公司證件管理規(guī)定》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫。
1、證件管理規(guī)定一、目的為加強(qiáng)公司證件的管理工作，有效地保護(hù)和利用各種證件，防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、范圍適用于涉及機(jī)電公司產(chǎn)品質(zhì)量、市場(chǎng)開拓的報(bào)告、資質(zhì)、證明等所有有效證件。本規(guī)定所稱的證件是指公司榮獲的榮譽(yù)證書、生產(chǎn)許可證、CCC認(rèn)證、入網(wǎng)證書、會(huì)員證書、產(chǎn)品鑒定證書、專利證書、各級(jí)檢驗(yàn)報(bào)告等各類企業(yè)證件（以下簡稱證件）。三、職責(zé)（一）公司各部門、員工均有保護(hù)證件的責(zé)任和義務(wù)。（二）市場(chǎng)部職責(zé)：市場(chǎng)部負(fù)責(zé)證件的整理、保管、備案、登記、預(yù)警、協(xié)助年審變更等工作，全面做好證件的管理
2、工作，保證證件的有效性。（三）證件管理員職責(zé)：市場(chǎng)部標(biāo)書制作員兼任證件管理員，負(fù)責(zé)建立到期預(yù)警機(jī)制，確保證件的持續(xù)有效，并保證證件的安全和方便利用。（四）各單位、部室職責(zé)：證件相應(yīng)單位、部室負(fù)責(zé)證件的辦理、復(fù)審、年審、變更工作并承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。市場(chǎng)開拓類證件，相應(yīng)市場(chǎng)負(fù)責(zé)人及所在科室為第一責(zé)任人。四、管理流程（一）整理辦法1、收集接收與保管：市場(chǎng)部統(tǒng)一對(duì)公司證件進(jìn)行收集保管。各單位、部室在取得證件后2個(gè)工作日內(nèi)同市場(chǎng)部證件管理員辦理完成證件交接手續(xù)（見附件1）。移交的證件必須是有效的，無污損、無殘缺
3、。2、整理及分類：根據(jù)證件類型、有效期、年審期分類歸檔整理。（二）借用程序員工不得隨意外帶公司重要證件的原件，因工作需要必須借用證件原件的，應(yīng)填寫《證書原件借用申請(qǐng)單》（附件2），經(jīng)市場(chǎng)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽批同意后方可借用，并在承諾歸還日期內(nèi)歸還；到期不能歸還的，需重新續(xù)簽《證書原件借用申請(qǐng)單》。外單位須經(jīng)總經(jīng)理、董事長簽批后借用。經(jīng)辦人對(duì)所借用證件原件必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。如有違反給予以下處罰：1、寫出書面檢查。2、協(xié)助有關(guān)人員辦理補(bǔ)辦手續(xù)，
4、并承擔(dān)證件辦理的一切費(fèi)用。3、賠償公司造成的一切損失。（三）被借用的證件由證件管理員進(jìn)行登記，注明借用人、借用證件的名稱、原因、借用時(shí)間、借用期限。若證件需在外長期使用，須經(jīng)總經(jīng)理、董事長簽批并到市場(chǎng)部備案后由使用單位專人保管，并由證件管理員留存證件掃描件備案。（四）檔案?jìng)浞菁邦A(yù)警制度1、公司所有有效值證件必須掃描備份，利用電腦進(jìn)行數(shù)字化處理和保存。2、市場(chǎng)部進(jìn)行證件預(yù)警工作，在證書年檢、換證、變更時(shí)間前60天書面通知相關(guān)單位，并每周進(jìn)行調(diào)度，直至證件變更完成。各單位積極做好證書的年檢、換證、變更
5、工作，確保證件的有效性。（五）銷毀：證件脫離有效期后，若需銷毀由證件管理員報(bào)總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)由行政部、質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字。（六）處理?xiàng)l例1、各單位、部室取得證件或借用完畢后及時(shí)交市場(chǎng)部，每推遲一天，分別給予責(zé)任人、單位負(fù)責(zé)人罰款50元處理；預(yù)警每推遲一天，分別給予證件管理員、市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人罰款50元。2、損毀、丟失或擅自銷毀企業(yè)證件；擅自向外界提供、摘抄企業(yè)證件；擅自涂改、偽造證件；未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的證件管理者；未按手續(xù)借用、外帶或者越級(jí)借用者（證書管
6、理者同罰）酌情給予罰款100-1000元處理；若構(gòu)成犯罪，依法追究刑事責(zé)任。本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。附：附件1《預(yù)警通知單》附件2《證書原件借用申請(qǐng)單》萬達(dá)機(jī)電有限公司二〇一〇年三月十三日附件1預(yù)警通知單序號(hào)發(fā)證單位證書名稱編號(hào)入網(wǎng)產(chǎn)品頒證/最終復(fù)審日期有效日期備注市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人：預(yù)警人：單位負(fù)責(zé)人：證件負(fù)責(zé)人：預(yù)警時(shí)間：附件2：證書原件借用申請(qǐng)單經(jīng)辦人證件名稱借用時(shí)間歸還時(shí)間借用原因申請(qǐng)人：單位負(fù)責(zé)人意見單位負(fù)責(zé)人：市場(chǎng)部意見市場(chǎng)部經(jīng)理：總經(jīng)理意見總經(jīng)理：董事長意見董事長：
