辦公費用節(jié)省辦法

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1、編號共13頁　第1頁　辦公費用節(jié)省辦法第一條購買消耗品要克制再克制　從橡皮擦、鉛筆等細小的事務用品下手，大部分的人都認為公司的消耗品,隨時都可以購買而且價格低廉。這種觀念首先要改正，養(yǎng)成克制購買消耗品的習慣。尤其是才領用沒多久就要再申領就大有問題。合理的做法，例如，某些文具領用后最少六個月禁止再申領。雖然金額很小，也要訂出基準，依照申請制度領用，禁止隨便購買?！〉诙l消耗品的所有標準要制定領用明細　對每人橡皮擦半塊、鉛筆、原子筆一支，制定領用明細標準。然后每六個月一次，定期點查個人抽屜時，多余的事務用品先回收。釘書機、剪刀、膠帶等，全員每天使用頻繁的東西，劃為共用。橡皮擦、原子筆、簽字筆等用到

2、不能用才更換。因本人不注意而遺失時，嚴格執(zhí)行由本人負責賠償?！〉谌龡l公司的物品、不要私自使用　在公司內(nèi)事務用品等，能變?yōu)樗接玫臇|西很多。例如電話費是其中一部分。交際費的一部分也可占為私用。樣品、促銷用的商品，帶回家使用的案件也有。公私不分,不只增加費用支出,亦是不正當?shù)牡谝徊健Ｊ紫雀刹恳斏饕陨碜鲃t。在節(jié)省費用的運動中要嚴禁這種公私不分的舉動?！〉谒臈l不要使用鉛筆與電動削鉛筆機　鉛筆購買一支削后才可使用。削鉛筆要花時間，使用電動削鉛筆很容易削過頭。又要花錢購置電動削鉛筆機而且還要付電費。積存的鉛筆屑也要清除。購買自動鉛筆價格不貴，鉛筆芯可換裝，換裝鉛筆芯時多少會有損失，筆芯三支抵算鉛筆一支計算

3、，節(jié)省下來的金額很可觀。　第五條抽屜內(nèi)要空出來　人都有占有的壞習慣。在企業(yè)內(nèi)看員工每人的抽屜，從筆記用具、傳票、用紙等都有浪費行為。倒不如，抽屜全部不要使用。做一個壁柜可放置一切事務用品及統(tǒng)計資料。這樣做，消耗品、事務用品、統(tǒng)計資料等的數(shù)量可以減少，節(jié)省開支。又可防止不正當使用,沒有機會發(fā)生不正當使用就可防止費用的浪費。第六條在公司內(nèi)部聯(lián)絡要盡量簡化　聯(lián)絡用的文書，盡可能利用使用過的紙張反面，或廣告廢紙。不需要考慮對上司的不禮貌，需要裝入信封的文件，可以自外面寄來的舊封套即可。不是特別怕被人看到的文件不需要裝入封套內(nèi)。二張以上的文件，編號共13頁　第2頁　辦公費用節(jié)省辦法　使用回紋針也是一種浪

4、費，用釘書機釘上或用膠帶貼上就可以。用回紋針郵寄時，常因曲別針的重量，而超重增加郵費的支出。第七條考慮信紙的折疊方式　信紙通常都把寫字的一面反折向內(nèi)，是不合理的。收件人的名稱如露在外面在公司內(nèi)就不需用信封，收件人馬上就知道內(nèi)容比較合理。又有折成四折的習慣，張數(shù)多時折為三折，比較好處理。為了收件人與內(nèi)容一目了然，利用三折方式為宜?！〉诎藯l收件人名稱要簡化　Ｈ公司以一個字代表廠長級，吳廠長就用吳代表即可?？崎L級用兩個字，陳科長只用陳科。這種訂制胸前掛牌開始使用，在公司內(nèi)的往來文件亦用簡稱,這樣制作名牌時也因小而節(jié)省費用。寫文件時吳只寫1個字，有3秒鐘就寫好,如要寫成“深圳廠長吳某先生”要寫8個字，

5、每字用3秒，寫8個字要花24秒。所以文件的收件人名稱要盡量的簡單化。第九條標示事務用品的價格　由公司提供的物品，往往沒有成本觀念，容易造成浪費使用。所以需要把信紙1張多少錢，信封大的多少錢、回紋針1支多少錢等，所有用品全部標示價格。對每種用品的成本要花多少，讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費用的第一步。每月最少在開會時，突然發(fā)出質(zhì)問“某小姐橡皮圈一個是多少錢”讓大家記得物品成本價格?！〉谑畻l貼出電話費用表　為了要讓全部員工對電話費都有成本概念，編制電話費用表，貼在電話機前。費用要詳列，市區(qū)每通1次多少錢,長途電話每3分鐘、每10分鐘、每1秒鐘為單位連1秒鐘花多少錢也要有概念?！〉谑粭l電話通話定時　有一

6、本書“一分鐘經(jīng)理”很暢銷。經(jīng)理指導屬下工作，已達到在1分鐘內(nèi)的時代。電話的通話最長在3分鐘內(nèi)講完。我們1分鐘可說50句話，3分鐘就150句。除了例外，全公司可展開“電話以3分鐘內(nèi)完成”的運動。如指導得當,與外面的通話也可以縮短時間。第十二條利用電話自動記錄機　電話費用自動記錄機約幾千元就可以購入。為了對每次打電話花多少電話費做到心中有數(shù)。對每臺電話每個月編立預算遵守費用很有效。幾千元的投資，長遠計算很快就可以回收。許多公司使用自動記錄機編號共13頁　第3頁　辦公費用節(jié)省辦法　后，節(jié)省30％以上話費。第十三條長途電話要經(jīng)由總機?。乒緸榱颂岣叱杀靖拍?，長途電話都由總機發(fā)出。電話機前放置記錄用紙，

7、填寫通話結果。這樣可以做筆錄，同時可防止無謂的長途電話使用。也不會打錯電話，在等對方通話時可以再確認聯(lián)絡內(nèi)容。直撥電話很方便，所以掛接長途電話亦很容易，像使用市區(qū)電話的輕易感覺。經(jīng)由總機可防止以上情況，同時也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法?！〉谑臈l建立電話傳真機系統(tǒng)　總、分公司之間的電話費用，在做記錄后，可考慮建立傳真機系統(tǒng)。不只可節(jié)省電話費用，還可以用作文書聯(lián)絡之用，消除傳達上的錯誤。用電話如本人不