文檔管理系統(tǒng)使用規(guī)定(試行草案)

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1、文檔管理系統(tǒng)使用規(guī)定（試行草案）為了規(guī)范公司文檔管理系統(tǒng)的使用，更好地推進(jìn)文檔電子化和知識共享，合理、充分利用此平臺存放和使用文檔信息，實(shí)現(xiàn)集中、統(tǒng)一管理和維護(hù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。適用范圍：公司所有系統(tǒng)使用人員。管理部門：生產(chǎn)管理部。該系統(tǒng)提供“我的工作臺”，文檔，常用流程（文檔審批、任務(wù)、提醒、流程定時器、報表中心、郵件發(fā)送、權(quán)限申請、借閱），工作計(jì)劃，人事檔案管理，合理化建議，客戶管理，論壇等模塊。每個員工均有屬于自己的工作臺，可以在“我的工作臺”中處理自己工作相關(guān)的文件。文檔模塊中可以按公司組織結(jié)構(gòu)分為不同的文件夾，每個部門

2、有獨(dú)立的文件夾，存放與該部門相關(guān)的文件。文檔管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)賬戶管理、權(quán)限分配的前期工作、后期做好系統(tǒng)備份和故障排除等工作。對于各部門文件夾及其子文件夾和文件的創(chuàng)建、上傳、刪除、通知和權(quán)限分配等管理工作應(yīng)由各部門指派專人負(fù)責(zé)。權(quán)限等級：管理人本文件夾下?lián)碛腥繖?quán)限，包括審核文件、分配權(quán)限、設(shè)置標(biāo)簽組等上傳人可上傳或編寫文件，并擁有文件夾0級查看權(quán)限查看人0級可進(jìn)入這個文件夾，但沒有查看文件的權(quán)限1級0級基礎(chǔ)上，可以查看所有非保密文件的標(biāo)題和描述2級1級基礎(chǔ)上，可以在瀏覽器中預(yù)覽文件3級2級基礎(chǔ)上，可以打印，下載PDF4級3級基礎(chǔ)上，可以

3、下載原始文件，復(fù)制文件5級與4級相同兼容舊版本超級5級基礎(chǔ)上，可查看保密文件其它審核人可發(fā)布/打回文件，同時也是超級查看人編輯人添加、編輯文件，和4級文件查看權(quán)限創(chuàng)建人可創(chuàng)建子文件夾，并擁有文件夾0級查看權(quán)限權(quán)限分配原則：1.員工對其本人的個人內(nèi)容具有完全管理權(quán)限，其它任何人未經(jīng)審批只有0級查看權(quán)限。2.部門所屬員工對其部門文件夾具有完全管理權(quán)限，即新建、讀寫、刪除、通知和權(quán)限分配等，該部門根據(jù)工作需要可將其部門文件夾、或子文件夾、文件的操作權(quán)限自主分配給個人、部門或組。3.文檔模塊中的工作計(jì)劃，綜合辦具有完全管理權(quán)限。其它任何人未經(jīng)審批只有1

4、級查看權(quán)限和創(chuàng)建子文件夾，并擁有所創(chuàng)子文件夾的管理人權(quán)限。4.文檔模塊中的信息中心由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。其它任何人只有1級查看權(quán)限。信息中心下的軟件庫，其它任何人擁有上傳人和4級查看權(quán)限。5.常用流程模塊中的各模塊，所有員工可做相應(yīng)的需求操作。5.1文檔審批（技術(shù)文件審批和技術(shù)文件更改）：文檔編制和變更審核流程。由文控文員負(fù)責(zé)審批組織，支持自定義審批設(shè)置，審批完畢文控管理員確認(rèn)后存檔。文檔操作方面的細(xì)則；5.2任務(wù)：分配任務(wù)，自動跟蹤執(zhí)行，按期做好每件事；5.3提醒：設(shè)置提醒，定時自動發(fā)送，并激活工作；5.4流程定時器：根據(jù)流程模板和時間設(shè)置定時啟

5、動流程。在“流程定時器”這里點(diǎn)擊“新建”，填寫啟動時間、重復(fù)周期、流程模板等信息。“流程模板”是你希望定時啟動的流程的模板，可以先創(chuàng)建一個流程，填寫字段的默認(rèn)值，提交后把該流程的狀態(tài)改為暫停。然后在這里選擇該流程為“流程模板”。如果需要批量為多個個人或群組內(nèi)的每個人都定時啟動流程，在“按負(fù)責(zé)人批量創(chuàng)建”中填上這些個人或群組。到了設(shè)定的啟動時間，系統(tǒng)會自動依據(jù)流程模板和提供的信息創(chuàng)建流程單。5.5報表中心：統(tǒng)計(jì)報表中心5.5.1文檔貢獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)，羅列出人員的文檔貢獻(xiàn)情況統(tǒng)計(jì)；5.5.2文件夾內(nèi)容統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)各個子文件夾的文檔數(shù)量和本月新增量；5.5.3

6、新增文件統(tǒng)計(jì)，按月統(tǒng)計(jì)文件夾內(nèi)的文件增長情況；5.5.4日志統(tǒng)計(jì)，用于統(tǒng)計(jì)用戶的上傳、刪除、編輯、評論等日志；5.5.5登錄統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)用戶的登錄次數(shù)；5.6郵件發(fā)送：在有權(quán)限控制、有期限、有審批控制的情況下允許沒權(quán)限或匿名用戶預(yù)覽、下載或?qū)⑽募l(fā)送到其郵箱；5.7權(quán)限申請：提出申請后，文檔所在文件夾的審核人或管理員會收到通知，審批通過后，自動授權(quán)；、5.8借閱：提出申請后，安裝預(yù)先定義的審批流程進(jìn)行審批，審批通過后，自動給予文件外發(fā)授權(quán)。6.工作計(jì)劃模塊，綜合辦具有完全管理權(quán)限，其他任何人只能進(jìn)行被授權(quán)的相關(guān)操作。7.人事檔案管理模塊，綜合辦具

7、有完全管理權(quán)限，其他任何人只能進(jìn)行被授權(quán)的相關(guān)操作。8.合理化建議模塊，所有人可以添加數(shù)據(jù)和查看所有非保密的表單。9.客戶管理模塊，營銷部具有完全管理權(quán)限，其他任何人未經(jīng)審批無權(quán)訪問。10.論壇模塊，所有人可以添加數(shù)據(jù)和查看所有非保密的表單。文檔操作方面的細(xì)則：1.上傳的文檔內(nèi)容一律不得違反國家法律、上級主管和公司保密等相關(guān)制度的規(guī)定，并與工作、知識技能、員工活動、經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等主題相關(guān)，凡屬個人私密文檔一律不允許上傳到文檔管理系統(tǒng)中；2.文檔格式盡量為Windows平臺常見格式，如微軟OFFICE支持的全部類型以及PDF、TXT、CSV、

8、WPS、BMP、JPG、GIF、TIF、DWG、WMV、MP4、MP3、RAR、ZIP、XML、HTML等類型；3.文檔命名，應(yīng)反映出主題內(nèi)容，對于比