有關(guān)excel表格中的重復(fù)數(shù)據(jù)技巧

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1、EXCEL表格中重復(fù)數(shù)據(jù)的操作技巧廣安觀閣小學(xué)蘇明春一、避免Excel重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的方法　　在單位制作員工花名冊(cè)等表格時(shí)，員工的身份證號(hào)碼應(yīng)該是唯一的，我們可以通過“數(shù)據(jù)有效性”來(lái)防止重復(fù)輸入:　　選中需要輸入身份證號(hào)碼的單元格區(qū)域(如D2至D101)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在下面“公式”方框中輸入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，確定返回?！　∫院笤谏鲜鰡卧裰休斎肓酥貜?fù)的身份證號(hào)碼時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出提示對(duì)話框(如圖1)，并

2、拒絕接受輸入的號(hào)碼。圖1　　注意:為了讓輸入的身份證號(hào)碼能正確顯示出來(lái)，請(qǐng)將單元格設(shè)置為文本格式。二、在Excel中突出顯示重復(fù)數(shù)據(jù)　　在學(xué)校成績(jī)處理中，用Excel來(lái)管理時(shí)有一個(gè)缺點(diǎn)，就是不能將重復(fù)的學(xué)生成績(jī)突出顯示出來(lái)，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我建議用“條件格式”來(lái)實(shí)現(xiàn)?！　?.啟動(dòng)Excel2003（基本版本相似），打開學(xué)生成績(jī)表?！　?.同時(shí)選中數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域（如B2至J2001）（注意：選擇時(shí)只能由B2拖動(dòng)到J2001否則不能實(shí)現(xiàn)），點(diǎn)擊“格式”菜單中“條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框（如圖2）。圖2條件格式窗口　　3.單擊最左側(cè)方框右

3、邊的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中選擇“公式”選項(xiàng)，然后在后面的方框中輸入公式：=COUNTIF($A$2:$A$2001,$A2)>1（此處假定姓名存放在A2至A2001區(qū)域內(nèi)）。　　4.再單擊其中的“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對(duì)話框，在“字體”標(biāo)簽下，按“顏色”右邊的下拉按鈕，展開調(diào)色板，選中“紅色”；再切換到“圖案”標(biāo)簽下，選中一種顏色。　　5.設(shè)置完成后，兩次按確定按鈕返回，同名學(xué)生所在的數(shù)據(jù)行就被突出顯示出來(lái)了（如圖2）。圖2同名學(xué)生突出顯示三、利用高級(jí)篩選功能巧妙刪除Excel的重復(fù)記錄　　Excel有一個(gè)小小的缺陷，那就是無(wú)法自動(dòng)識(shí)

4、別重復(fù)的記錄。為了清除這些重復(fù)記錄，有的朋友是一個(gè)一個(gè)手工刪，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力?！　‰m說(shuō)Excel中并沒有提供給我們清除重復(fù)記錄這樣的功能，但我們還可以利用它的高級(jí)篩選功能來(lái)達(dá)到相同的目的。今天，筆者就來(lái)向大家介紹一個(gè)如何利用Excel的“高級(jí)篩選”巧妙刪除重復(fù)記錄的小技巧?！　?注:本文所述技巧已于微軟Excel2003環(huán)境下測(cè)試通過)　　具體操作步驟如下:　　1.打開一份帶有重復(fù)記錄的Excel文檔?！　?.選中圖表中的所有記錄(注意，此時(shí)應(yīng)將每列的標(biāo)題行也選擇上，否則篩選完的數(shù)據(jù)表中將不再包含有該標(biāo)題行)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單→“篩選→高級(jí)篩選”命令。　

5、　3.在彈出的“高級(jí)篩選”對(duì)話框中選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”一項(xiàng)，并點(diǎn)擊“復(fù)制到”選擇框后面的范圍按鈕來(lái)選擇一塊區(qū)域以存放篩選后的數(shù)據(jù)(注意:此處千萬(wàn)不要與原數(shù)據(jù)所處的單元格相重合，否則數(shù)據(jù)表將會(huì)混亂)，最后，勾選“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框后，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。如圖2所示圖2　　4.此時(shí)，Excel便會(huì)將所有的重復(fù)記錄自動(dòng)刪除掉，確認(rèn)無(wú)誤后，您就可以把新生成的數(shù)據(jù)清單拷貝到新的工作表中繼續(xù)使用了。如圖3所示圖3　　怎么樣，是不是很方便，那就趕快動(dòng)起您的鼠標(biāo)試試吧!　四、Excel中通過下拉列表輸入重復(fù)數(shù)據(jù)　　如果在某些單元格中需要輸入固定格式

6、的數(shù)據(jù)(如“職稱”等)，可以利用“數(shù)據(jù)有效性”做成一個(gè)下拉列表，讓我們來(lái)選擇性輸入：　　選中需要建立下拉列表的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框(如圖)，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“序列”選項(xiàng)，然后在下面“來(lái)源”方框中輸入序列的各元素(如“中學(xué)高級(jí)，中學(xué)一級(jí)，中學(xué)二級(jí)，中學(xué)三級(jí)”等)，確定返回?！　∵x中上述區(qū)域中某個(gè)單元格，在其右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕，點(diǎn)擊此按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇相應(yīng)的元素(如“中學(xué)一級(jí)”)，即可將該元素輸入到相應(yīng)的單元格中。　　注意：各元素這間請(qǐng)用英文

7、狀態(tài)下的逗號(hào)隔開。