管理學(xué)檔案管理畢業(yè)論文 文書檔案管理信息電子化應(yīng)用

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1、湖南師范大學(xué)本科畢業(yè)論文考籍號(hào):XXXXXXXXX姓名:XXX專業(yè):管理學(xué)檔案管理論文題目:文書檔案管理信息電子化應(yīng)用指導(dǎo)老師:XXX二〇一一年十二月十日[摘要]文書檔案是檔案工作的重要組成部分,它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程,客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。本文探討了文書檔案管理信息電子化應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)和存在的問題及應(yīng)對(duì)方法?! 。坳P(guān)鍵詞]文書檔案信息電子化應(yīng)用存在問題應(yīng)對(duì)方法    文書檔案是檔案工作的重要組成部分,它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程,客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展,如何提高文書檔案管理

2、水平,及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息,以滿足各方面的需求,適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì),這是文書檔案工作的新課題,從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。  一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)  1.辦公效率大幅提高  計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中,工作人員過多地依賴于手工操作,要求收集完整、齊全,避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用,字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤,結(jié)果又費(fèi)時(shí),又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后,使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十

3、分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞,都變得簡(jiǎn)單易行?! ?.文件和文字信息得到充分交流與共享  在原始的手工操作管理中,企事業(yè)單位由于不能做到信息共享,使得大量信息閑置在文件柜中,不僅造成資金和資源的浪費(fèi),還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后,檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí),由單途徑管理發(fā)展為體系管理,由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用,可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián),提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄,從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率,可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作

4、出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理,可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率,可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái),了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)?! ?.電子文件保存的穩(wěn)定性  與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì),纖維素在一定的條件下容易受到破壞:如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,可發(fā)生水解和氧化反應(yīng),在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同,隨著電子技術(shù)日新月異,貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟,我們可以根據(jù)不同的需要,選擇不同的電子載體,如VCD、DVD光碟,小容量的閃存

5、U盤,大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷,易于傳遞,且貯存時(shí)間長(zhǎng),受外部環(huán)境影響小,不易損壞,具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性?! ?.提高了文件傳遞的速度和安全性  日常公文辦理過程中,辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生,文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí),文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤,給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便,在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下,直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性?! 《?、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題  1.電子文件保密性受限制  電子文件的內(nèi)容不僅易于變化,

6、而且失去了固定的形式,使得文件保密性變?nèi)酢k娮游募子谛薷?,而且改?dòng)后可以不留任何痕跡,雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出,無法從字跡上分辨其原始性,而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名,也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn),隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。  2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

7、  對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理,絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平,從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化

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