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1、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究 摘要本文筆者首先分析了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，然后分析了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，最后提出了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策?！ ￡P(guān)鍵詞企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必要性問題對(duì)策 1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性 1.1是企業(yè)信息化發(fā)展的要求 檔案是企業(yè)重要的參考資料。當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)，具有長(zhǎng)期的保存價(jià)值?！ ?.2是
2、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要 檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進(jìn)企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設(shè)。另外，由于近年來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展?！ ?.3工作效率及工作成本的需要 加強(qiáng)檔案管理信息化
3、建設(shè)，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財(cái)力，在查詢過程中也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案的數(shù)量也在無形之中增長(zhǎng)，這就要求企業(yè)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存室面積和設(shè)備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實(shí)現(xiàn)了
4、資源共享，提升了工作效率?！ ?企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題 2.1檔案管理信息化制度不夠完善 檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進(jìn)行。長(zhǎng)期以來，我國(guó)很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，因此在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天就會(huì)出現(xiàn)很多問題，使得檔案管理工作無法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當(dāng)作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進(jìn)行?！ ?.2檔案管理信息化建設(shè)缺
5、乏資金支持 檔案管理信息化建設(shè)過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設(shè)的效率不高。企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中需要大量的資金和設(shè)備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)由于缺少資金，使得信息化建設(shè)的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設(shè)置了相關(guān)的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但是這些經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展?！ ?.3檔案管理人員的綜合能力有待加強(qiáng) 要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，
6、使得他們?cè)趯?shí)際的工作過程中會(huì)出現(xiàn)多種問題，如果這些問題得不到及時(shí)解決，就會(huì)影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠扎實(shí)，導(dǎo)致在使用辦公軟件的過程中就會(huì)出現(xiàn)一些問題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員逐漸學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時(shí)掌握一些最新的檔案管理技術(shù)，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中來，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果?！ ?.4檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失 檔案管理信息化建設(shè)
7、的過程中，由于技?g缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中面臨的一個(gè)非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要的技術(shù)比較專業(yè)，由于人員和設(shè)備配備不到位，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)工作不能得到有效落實(shí)。另外，由于企業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理缺失，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程?！ ?加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策 3.1建立完善的信息化檔案管理機(jī)制 完善的檔案信息化管理制
8、度對(duì)于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個(gè)方面做起：第一，對(duì)原有紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行妥善保管，另外，還要對(duì)一些硬盤中的信息資料進(jìn)行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，防止由于計(jì)算機(jī)損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，對(duì)檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失?！ ?.2加大對(duì)檔案管理信息化的資全投入
