建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料管理作業(yè)指導(dǎo)書

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1、111建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料管理作業(yè)指導(dǎo)書目錄一、編制本作業(yè)指導(dǎo)書的意義11、建設(shè)工程監(jiān)理文件流程表22、監(jiān)理文件檔案資料管理3二、分類檔案管理總目錄5（一）監(jiān)理合同文件及監(jiān)理技術(shù)文件5（二）承包單位資質(zhì)及合同文件、施工指導(dǎo)文件18（三）進(jìn)度控制文件24（四）質(zhì)量控制文件38（五）投資控制文件55（六）合同管理文件72（七）協(xié)調(diào)文件85（八）會(huì)議記錄文件88（九）監(jiān)理報(bào)告88（十）工程安全資料88（十一）工程驗(yàn)收文件96（十二）監(jiān)理記錄及總結(jié)97三、工程文件的立卷102(一）基本原則102(二）立卷的具體方法102(三）

2、卷內(nèi)文件的排列102四、工程文件的歸檔要求103(一）紙質(zhì)文件歸檔的質(zhì)量要求103(二）電子文件歸檔的質(zhì)量要求103常用法律法規(guī)目錄105111建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料管理作業(yè)指導(dǎo)書一、編制本作業(yè)指導(dǎo)書的意義監(jiān)理文件檔案資料管理，是工程建設(shè)工程管理的一項(xiàng)重要工作，是實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理，進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。在監(jiān)理項(xiàng)目部中必須有專門的人員負(fù)責(zé)監(jiān)理文件和檔案的收發(fā)、管理、保存工作。在進(jìn)行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對(duì)建設(shè)工程實(shí)施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢查利用等一系列工作。編制本作業(yè)指

3、導(dǎo)書有以下意義：ü對(duì)監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展制造良好的前提條件。ü對(duì)監(jiān)理文件檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可提高監(jiān)理工作效率。ü對(duì)監(jiān)理文檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以對(duì)實(shí)施工程檔案的歸檔提供可靠保證。111建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料管理作業(yè)指導(dǎo)書1、建設(shè)工程監(jiān)理文件流程表建設(shè)工程監(jiān)理文件流程表類型時(shí)間提供者接受者ABC1、C2…FG1監(jiān)理大綱招標(biāo)前B★2監(jiān)理規(guī)劃簽定合同后B★3監(jiān)理實(shí)施細(xì)則項(xiàng)目開工前B★○○○4開工申請(qǐng)報(bào)告（含施工組織設(shè)計(jì)）開工前20天申請(qǐng)C1、C2…★★★○○5開工令、開工許可證（返、復(fù)）工令開

4、工前、施工中B○★○○6監(jiān)理文件不定時(shí)B★★○○7施工進(jìn)度計(jì)劃每月C1、C2…○★8施工圖、設(shè)計(jì)變更不定明F★○9支付工程月報(bào)每月C1、C2…○★10支付結(jié)算報(bào)告每月B★○11設(shè)計(jì)圖提供報(bào)表每月B★12實(shí)施進(jìn)度月報(bào)每月B★○○13工程質(zhì)量月報(bào)每月B★○★14設(shè)計(jì)變更月報(bào)每月B★★15協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要不定時(shí)B★○○16監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)記錄每月B★17外資購(gòu)買設(shè)備資料每月C1、C2…★18器材設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃每月C1、C2…○★○19監(jiān)理簡(jiǎn)報(bào)、通訊每月B★○○★20人員動(dòng)態(tài)月報(bào)每月C1、C2…★21竣工檔案單項(xiàng)工程完成C1、C2…★22其

5、他不定時(shí)說明：1、施工圖設(shè)計(jì)變更經(jīng)監(jiān)理審核后，作為監(jiān)理工程師圖紙發(fā)送有關(guān)單位；2、符號(hào)：★——主送○——抄送（報(bào)）；A——項(xiàng)目法人，B——監(jiān)理單位，C——承建單位，F(xiàn)——設(shè)計(jì)單位，G——質(zhì)監(jiān)站。111建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料管理作業(yè)指導(dǎo)書2、監(jiān)理文件檔案資料管理2．1監(jiān)理文件和檔案收文與登記所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記，記錄文件名稱、文件摘要信息。文件的發(fā)放單位（部門）、文件編號(hào)及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間。最后由項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。2．2監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記由項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師確定來(lái)文

6、、記錄批示由哪個(gè)部門（監(jiān)理工程師）辦理，并確定是否要傳閱及傳閱名單和范圍，并注明在文件處理表上（如表2-1）。隨同文件和記錄交給處理部門（具體人員）或進(jìn)行傳閱。批示的文件的處理部門（具體人員）應(yīng)對(duì)該文件按期限做出具體的處理意見及辦理情況。傳閱的文件和記錄每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件處理單上簽名，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件交還資料管理人員。文件處理表來(lái)文單位來(lái)文日期文件標(biāo)題擬辦意見：年月日總監(jiān)理工程師批示：年月日辦理情況：年月日閱者簽名姓名收／返日期姓名收／返日期／／／／／／

7、／／／／／／／／／／2．3監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目部圖章。對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。111建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料管理作業(yè)指導(dǎo)書所有發(fā)文按監(jiān)理資料分類和編碼要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文表上登記。登記內(nèi)容包括：文件資料的分類編碼、發(fā)文文件名稱、搞要內(nèi)容、接收文件的單位（部門）名稱、發(fā)文日期（強(qiáng)調(diào)時(shí)效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體時(shí)間）。收件人收到文件后應(yīng)簽名。發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，資料管理人員簽發(fā)人批示確定文件責(zé)任和相關(guān)傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人員閱后簽名并

8、注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過其處理期限。2．4監(jiān)理文件檔案資料的存放2．4．1分類存放的定義監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文登記和傳閱工作程序后，必須分類存放。既可滿足項(xiàng)目實(shí)施過程查閱的需要，又方便項(xiàng)目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理資料的專用資料柜和用于監(jiān)理資料分類歸檔存放的專用檔案盒或文件夾。在本項(xiàng)目部采用計(jì)算