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《試論會計檔案管理中存在的問題及對策》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在學(xué)術(shù)論文-天天文庫。
1、試論會計檔案管理中存在的問題及對策 會計檔案能是會計流程的一個十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業(yè)單位財務(wù)方面的歷史材料等信息。完善檔案管理的相關(guān)制度是保障安全利用檔案的前提，還可以進(jìn)一步提高財務(wù)管理水平和管理效率。但是，因為會計檔案管理處于整個財務(wù)管理流程的末端沒有得到應(yīng)有的重視，從而容易成為財務(wù)管理的薄弱環(huán)節(jié)，嚴(yán)重影響了財務(wù)管理水平。特別是進(jìn)入21世紀(jì)信息現(xiàn)代化社會，計算機(jī)的高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)時代的來臨以及各種先進(jìn)的技術(shù)都為收集、儲存、利用檔案信息提供了更便捷的方式，但是隨之而來的檔案信息安全、商務(wù)秘密等也受到了比
2、以往更嚴(yán)重的威脅，稍有不慎，如有丟失、損壞，將給單位帶來不可彌補(bǔ)的損失。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，會計檔案系統(tǒng)亟待完善。本文通過對國有事業(yè)單位會計檔案進(jìn)行了研究調(diào)查，分析發(fā)現(xiàn)了其中存在的相關(guān)問題，并針對提出了一些措施以促進(jìn)會計檔案管理工作，使之更好地為單位的財務(wù)工作服務(wù)。 一、目前會計檔案管理工作中存在的問題 1.缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性認(rèn)?，F(xiàn)在很多單位會計檔案管理意識淡薄落后，還停留在舊觀念中對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息不重視。會計職位的員工培訓(xùn)很少有涉及到檔案基本知識和技能操
3、作，只注重會計業(yè)務(wù)，這就導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相嚴(yán)重脫節(jié)。會計員缺乏會計檔案管理的專業(yè)知識又很容易導(dǎo)致檔案的整理、保管、檢索、銷毀等環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，特別是檔案材料制作不規(guī)范、檔案交接不及時、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密、檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格等問題。同時，由于上上下下在思想上對會計檔案的重要性認(rèn)識不足，工作消極，使檔案資源不能被有效利用。上述任何情況的發(fā)生都會嚴(yán)重影響著會計檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。 2.沒有專門的行政建制，會計檔案工作缺乏必要的組織保障。無論是法律規(guī)章規(guī)定還是實際工作需要都要求設(shè)置專門的財務(wù)會計檔案管理架構(gòu)。然后，在實際
4、單位中會計檔案工作沒有落到實處，許多單位時間運(yùn)作過程不完善、不規(guī)范，沒有設(shè)置專門的行政建制，檔案工作也是由會計人員兼職。這些兼職的會計人員原本對檔案管理不熟悉單位又沒有專門的職業(yè)技能培訓(xùn)，很容易出現(xiàn)會計檔案歸檔混亂等問題，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題嚴(yán)重阻礙了財務(wù)管理系統(tǒng)的完善?！ ?.會計檔案資料收集不全，管理不善。一個完善高效的會計檔案管理系統(tǒng)對會計檔案資源的信息必須完整全面真實可靠，只有收集齊全完整的資料才能充分發(fā)揮出會計檔案的作用，檔案記錄信息完整真實才能反映出單位財務(wù)現(xiàn)在情況，為企業(yè)單位發(fā)展方向做出正確的
5、指導(dǎo)。但很多單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視會計文件材料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整性和齊全性，讓會計檔案的作用沒有得到起到應(yīng)有的作用。另一方面，會計檔案管理除了收集資料，還需要分類、鑒定、儲存等，對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。很多單位對這些流程都不重視，會計憑證、會計賬簿等一直實行的是只歸檔，不鑒定，更不銷毀，長此以往檔案質(zhì)料質(zhì)量良莠不齊，儲存、查找統(tǒng)計相關(guān)資料很是冗長繁瑣，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果?！ ?.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不
6、同步。隨著時代進(jìn)步，檔案儲存方式多種多樣，為適應(yīng)不同需求往往紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案都需要。然而兩者信息不同步，很容易造成信息紊亂，還有一些單位對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，更新不及時、光盤等毀壞等造成很多信息丟失。另外現(xiàn)在會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒能把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，出現(xiàn)一些會計電算化檔案無法調(diào)閱問題?！ ?.保密意識淡薄。很多機(jī)關(guān)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員，思想存在誤區(qū)，對經(jīng)手的大量有密機(jī)的檔案文件保密意識淡薄，缺乏必要的保密規(guī)范和措施，很多涉密單位在保密管理工作中
7、普遍存在重宣傳輕管理的不良傾向，沒有建立一套完善的保密機(jī)制，工作人員自身保密意識不強(qiáng)，相關(guān)教育培訓(xùn)也是走走形式，有意無意中很容易泄露單位核心機(jī)密，使保密工作流于空泛?！ ?.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。會計檔案管理工作是否能落實，是否有條不紊的進(jìn)行關(guān)鍵還是在于檔案管理人員。管理人員的職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)操作水平、職業(yè)道德等個人綜合素質(zhì)對檔案管理制度的完善有著重要作用。在檔案管理工作中工作人員如果違法亂紀(jì)，偽造、篡改、變換記錄憑證，開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本等將會使會計檔案形同虛設(shè)甚至產(chǎn)生更多的危害。這種違法行為會
8、導(dǎo)致會計信息失真，從小的范圍講，會影響單位的正常工作，使少數(shù)不法分子有可乘之機(jī)；從大處講，甚至?xí)绊憞液暧^數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與決策，危害極大?！ ?.檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備落后。單位對會計檔案管理的資金投入不夠，很多單位基礎(chǔ)設(shè)施特別落后，保管環(huán)境差，對檔案維修不及時使一些珍貴檔案材料面臨損毀的危險?！ 《?、完
