探討目前檔案管理存在問題及對策

《探討目前檔案管理存在問題及對策》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內(nèi)容在工程資料-天天文庫。

1、探討目前檔案管理存在問題及對策　　檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的重要組成部分，在資料的收集、技術信息的整理以及人事檔案管理方面具有重要的作用，是企業(yè)規(guī)范化運行的基礎。在企業(yè)日常發(fā)展過程中，檔案管理部門對于各種技術資料、會議資料、工程設備安裝資料以及人事資料等進行收集整理，為企業(yè)進行技術創(chuàng)新以及人才管理方面提供了重要的信息。　　一、檔案管理工作中存在的問題　　（一）檔案管理意識淡薄　　檔案管理部門是企業(yè)中收藏重要信息的部門，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供了重要的信息支持。但是很多的企業(yè)沒有意識到檔案管理工作的重要性，所以沒有設立獨立的檔案管理部門，只是臨時抽

2、調(diào)其他部門人員對檔案資料進行整理，缺乏專業(yè)性。對于日常生產(chǎn)中的技術類檔案沒有及時的收集整理，導致檔案工作無法發(fā)揮作用。沒有完善的檔案管理體系，缺乏監(jiān)督力度?！　。ǘn案管理手段落后　　檔案管理工作是一項比較系統(tǒng)的工作，需要專業(yè)的管理人員對其進行細致的分工以及整理。在現(xiàn)代信息技術高速發(fā)展的時代，很多企業(yè)的檔案管理工作中還使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，不僅在收集整理方面耗時耗力，并且不利于信息的提取，無法實現(xiàn)信息共享，檔案管理工作不透明。在借閱的過程中，容易造成檔案資料的丟失，并且長期的翻閱，不利于保存。對于檔案的存放沒有實行分級制度，普通檔案和涉密

3、檔案沒有分開存放，并且買有采取密封措施，對于重點檔案的保護力度不夠?！　。ㄈn案管理設施的缺失　　企業(yè)雖然按照相關的法規(guī)政策制定了檔案管理制度，但是由于企業(yè)領導的不重視，所以在硬件設施方面不夠完善。沒有檔案放置的專用庫房、鐵質(zhì)柜，存放地點沒有做好防潮、防火、通風措施，檔案資料極易損毀和丟失。因為檔案資料的收集不完整，導致裝訂不及時，管理不規(guī)范，沒有按照標準的工作流程執(zhí)行，影響到檔案管理工作的正常開展?！　。ㄋ模┢髽I(yè)檔案管理人員能力的不適應　　檔案管理工作需要專業(yè)人員對其管理，尤其是在現(xiàn)代信息化社會，更需要高水平的技術型人才。但是在很多的企業(yè)中，

4、由于對檔案管理工作的不重視，所以檔案人員的整體水平偏低，學歷水平不高，對于專業(yè)知識的掌握以及新技術的學習方面能力較差，無法適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需求?！　《⒆龊闷髽I(yè)檔案管理工作的對策　?。ㄒ唬┙∪芾眢w制，健全規(guī)章制度　　規(guī)章制度要建立健全管理機構(gòu)和網(wǎng)絡，層層配備人員以保證檔案管理工作順利開展，充分發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。檔案管理人員必須有較強的責任心，每月核對查檔次數(shù)，并做好有關的保密制度，檔案工作人員不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容，違反者應視情節(jié)輕重予紀律處分。檔案規(guī)章要采取征編結(jié)合的方法，提高查找利用檔案的效率，檔案已破損和字跡褪色的檔案

5、及時修復或復制?！　。ǘ┎捎眯畔⒒芾硎侄巍　≌莆宅F(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的新要求。信息化管理對檔案工作提出了新的要求，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理工要邊學習邊操作，注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，運用當代科技新成果和管理新手段，學會利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。按文件形成的先后順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會?！　。ㄈ┘訌姍n案的服務信息建設　　需要把同類文件材料歸檔在一個卷內(nèi)，不斷探索檔案數(shù)字化管理，建好檔

6、案信息管理系統(tǒng)，一些有保存價值的檔案必須通過讓它發(fā)揮經(jīng)濟效益。檔案收集可以進一步了解企業(yè)對檔案利用的需求，注重使用者對利用效果的反饋，并把相關的信息進行綜合性的分析。充分利用現(xiàn)代信息化技術提供遠程服務，實現(xiàn)檔案信息資源共享，不斷改變以往被動服務的局面，檔案管理工嚴格執(zhí)行國家的保密政策，為企業(yè)提供準確、周到的服務?！　。ㄋ模┐_保檔案管理質(zhì)量的提高　　質(zhì)量是決定檔案規(guī)范化、標準化問題的關鍵，檔案擬制格式要規(guī)范，行文不要使用不規(guī)范日期等。檔案字跡要鮮明、清晰，要求排版形式為橫寫橫排，公文幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，文件制法要左側(cè)裝訂，達到標準化和規(guī)范化管理。使

7、用文種不要濫用不規(guī)范的字，完善檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，檔案要確保內(nèi)容真實可靠，對檔案管理工要強化系統(tǒng)意識。　?。ㄎ澹┨嵘芾砣藛T業(yè)務素質(zhì)　　舉辦檔案管理員培訓，利用先進技術設備，培養(yǎng)提高檔案工素質(zhì)。檔案管理者要結(jié)合自己的崗位工作，加強檔案管理業(yè)務學習，加強計算機知識、信息技術的學習和掌握，學習資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，注重信息技術的學習。抓好每年歸檔工作，各類文件、材料完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎?！　∪?、結(jié)束語　　檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，對于企業(yè)日常生產(chǎn)過程中的各種技術資料、會議資料以及人事資料等進行收

8、集整理，形成重要的信息資源，進而為企業(yè)的發(fā)展提供重要的信息資源，有利于企業(yè)領導作出正確的決策。為了提升檔案管理工作的作用，應該加強企業(yè)領