公司公文寫作技巧及公文格式(帶示例)

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1、公司公文寫作技巧及公文格式(帶示例)為了使大家了解公文的基本特點(diǎn)和一般格式,掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。內(nèi)容:1、公文的概念2、日常公文的分類3、公文擬寫的步驟與方法4、電子公文5、公文范例6、嘗試寫作什么是公文?所謂公文,它是公務(wù)文書的簡稱,它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。在各類企業(yè)中,所指的公文一般為商務(wù)公文,主要分為介紹報(bào)告、請示、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報(bào)告、說明等公文的分類(一)按性質(zhì)和作用劃分1、指令性

2、公文。內(nèi)容要明確,格式要規(guī)范,行政約束力極強(qiáng),下級必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。主要文種有:命令、指令、指令性的通知、通告等。2、指示性公文。指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)工作,闡明工作原則、方法和措施,是下級機(jī)關(guān)開展工作的依據(jù)。主要文種有:指示、批復(fù)、通知、函等。3、呈請性公文。下級向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,請求批準(zhǔn)答復(fù)時(shí)使用的文件。主要有報(bào)告、請示等。4、決策性公文。對于重大問題,重要事項(xiàng)作出決斷性的結(jié)論和安排,下級機(jī)關(guān)受文后必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。主要有決定和決議。5、公布性公文。向群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)。布告、公告、通告。6、記錄性公文。會議紀(jì)要。(二)按引文關(guān)系劃分1、下行公文。是指上

3、級機(jī)關(guān)向下級所屬機(jī)關(guān)發(fā)送的各種公文。如命令、指令、指示和批復(fù)等。2、上行公文。下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)呈送的各類公文。如請示、工作報(bào)告和上行函等。3、平行公文。同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)之間來往的文件。如公函、通知等。(三)從文件的來源劃分兩大類:一類是由外機(jī)關(guān)發(fā)送到本機(jī)關(guān)的文件,叫收文。另一類是由本機(jī)關(guān)制成的文件,叫發(fā)文。(包括內(nèi)部使用的文件,如工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等)(四)從文件的制發(fā)機(jī)關(guān)及其性質(zhì)劃分三類:法規(guī)文件、行政文件、黨的文件(五)從文件的閱讀范圍和機(jī)密程度劃分三類:公布文件、機(jī)密文件、內(nèi)部文件二、公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章

4、的寫作方式相似,但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同,擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行:(一)、明確發(fā)文主旨任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的。因此,在動筆之前,首先要弄清楚發(fā)文的主旨,即發(fā)文的主題與目的,包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容:1、文件的中心內(nèi)容是什么?比如相關(guān)工作的改善,主要提出目前情況怎樣?存在哪些問題,解決方式、需協(xié)助事項(xiàng);再如請求事項(xiàng),擬請上級機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。2、根據(jù)文件內(nèi)容,準(zhǔn)備采用什么文種?比如,匯報(bào)工作情況,是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào);針對下級來文所反映的問題,是寫一個指示或復(fù)函,還是一個帶規(guī)定性質(zhì)的

5、通知等。3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如,向上級匯報(bào)工作,還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn);是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀,還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。4、明確發(fā)文的具體要求。例如,是要求對方了解,還是要求對方答復(fù),是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行,還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。總之,發(fā)文必須明確采取什么方式,主要闡述哪些問題,具體要達(dá)到什么目的,只有對這些問題做到心中有數(shù),才能夠落筆起草。(二)、收集有關(guān)資料,進(jìn)行調(diào)查研究發(fā)文的目的和主題明確之后,就可以圍繞這個主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然,這也要根據(jù)具體的情況,并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如,擬寫一份簡短

6、的通知、公告,一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作,在明確發(fā)文主旨之后,稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜,還要進(jìn)行具體的分析和歸納;如擬訂篇幅較長的文件,擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等,往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。怎樣為擬寫公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢?一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料;二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如,要草擬本部門的年度工作計(jì)劃,首先需要查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié),以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等,還要研究本部門今年所面臨的形勢,今年的中心任務(wù)上級要求等??傊?,收集材料及調(diào)查研究,是

7、一個醞釀的過程,是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面,然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認(rèn)識的飛躍。(三)、擬出提綱,安排結(jié)構(gòu)在收集材料的基礎(chǔ)上,草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn),把它的主要框架勾畫出來,以便正式動筆之前,對全篇做到通盤安排、胸有成竹,使寫作進(jìn)展順利,盡量避免半途返工。提綱的詳略,可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件,可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu),先寫什么問題,依次再寫什么問題,主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件,往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱,包括文件共分幾個部分,每一個部分又分作幾個問題,

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