對會計電算化檔案管理的幾點認(rèn)識

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1、對會計電算化檔案管理的幾點認(rèn)識對會計電算化檔案管理的幾點認(rèn)識一、傳統(tǒng)會計檔案管理工作中存在的問題　?。ㄒ唬┍９軋鏊稚?，不便于管理　　會計檔案一貫主張統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理原則，在當(dāng)年年度終結(jié)后，會計檔案都會暫時由企業(yè)會計部門保管一年，期滿后移交給檔案室統(tǒng)一管理，利用起來十分不便?！　。ǘn案頻繁利用，不利于長期保存　　各種檔案的潛在價值只有通過利用才能實現(xiàn)，會計檔案作為經(jīng)濟財會類原始憑證，也要滿足各類利用者的查閱。雖說會計檔案是不借出檔案室的，但在每年上級組織的檢查各類會計檢查和審查活動中，難免會調(diào)閱大量的會計帳簿、會計報表等

2、，查閱完畢后，檔案部門往往也只能是從調(diào)閱檔案數(shù)量上控制，不可能把每一份檔案都仔細審查，因此也存在較大隱患，不可避免會有一定損失?！　。ㄈ﹤鹘y(tǒng)會計檔案管理模式落后，工作效率低下　　目前，企業(yè)會計檔案大多數(shù)仍然紙質(zhì)為主，輔助以其他介質(zhì)材料，這樣就使會計檔案占據(jù)大量空間，提高了管理成本，查閱效率低，浪費許多寶貴資源?！　《?、電算化會計檔案的內(nèi)容與特點　　電算化會計檔案主要包括存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和電腦打印出來的書面等形本文由論文聯(lián)盟.L.收集整理式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)則是指記賬憑證、會計賬簿、財

3、務(wù)會計報告等數(shù)據(jù)。按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電腦進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財務(wù)部、國家檔案局備案。電算化會計檔案與傳統(tǒng)的會計檔案相比，有其自身的特點，主要表現(xiàn)為：　?。ㄒ唬┐尜A范圍擴大　　電算化會計檔案存貯的范圍比傳統(tǒng)的會計檔案更廣了，電算化會計檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包括存貯在計算機硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質(zhì)上的會計信息，如程序開發(fā)設(shè)計說明書以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科

4、目及科目代碼表、會計報表格式、自動轉(zhuǎn)帳公式及其他計算公式、檢驗公式等?！　。ǘ┐尜A形式更多　　作為傳統(tǒng)審計對象的憑證、帳簿、報表等會計資料的存在形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，會計數(shù)據(jù)不但以打印輸出的紙質(zhì)形式存在，還以電磁信號的形式存貯于軟盤、硬盤、光盤等載體上。磁性化存貯介質(zhì)方式的介入使檔案的管理更加簡潔、快速、有效?！　。ㄈ┐娣欧绞礁鼑?yán)格　　由于電算化會計檔案實行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，電算化會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤等，而這些磁性介質(zhì)、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等影

5、響，因此，存放地點必須具有更加嚴(yán)密的防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等措施　?。ㄋ模n案管理的要求加強　　電算化會計檔案的管理和利用受會計軟件的種類和版本的影響，實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本和種類就越多，電算化會計檔案只有得到科學(xué)的管理，才能被正常的利用?！　∪?、加強會計電算化檔案管理的措施　?。ㄒ唬┘訌婋娝慊瘯嫏n案的完整性　　管理會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出前，應(yīng)妥善保管并保存副本。記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬都應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表

6、。電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份至磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對會計電算化檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞?！　。ǘ┘哟筌浻布O(shè)備的投入　　這些設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。　?。ㄈ┩晟茣嬰娝慊瘷n案管理的各項制度　　會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎(chǔ)工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔

7、案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應(yīng)的管理制度。各種紙質(zhì)的會計檔案和介質(zhì)的會計檔案要及時合理歸檔，做好記錄。　?。ㄋ模┨岣邥嫴块T人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)　　會計電算化，不僅需要一定的專業(yè)會計人員，而且需要一定的計算機人員參與維護日常使用和確保其數(shù)據(jù)的安全。所以必須不斷提高會計人員的計算機操作能力，同時需要有一定數(shù)量的計算機高級人才管理與維護電算化會計軟件的正常使用、網(wǎng)絡(luò)的安全運行，不斷開發(fā)更合理、高效的電算化會計軟件。只有兩者共同配合，才能有效保證會計電算化的正常運行?！　。ㄎ澹┘訌娋W(wǎng)絡(luò)安全管理　

8、　配備專業(yè)計算機管理人員。建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作，定期對系統(tǒng)安全性進行檢測，排除安全隱患，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統(tǒng)的安全?！　。λ械臅嫈?shù)據(jù)應(yīng)進行雙備份　　由于電算化會