加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩(1)

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1、加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩(1)聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)１６１個立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案

2、的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。一、聲像檔案管理存在的問題（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的１６１個單位中，僅有２１個單位沒有聲像設(shè)備，占１３％，８７％的單位都有１臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)６７１臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有１０１個單位沒有制定聲像設(shè)備管

3、理制度或相應(yīng)的使用要求，占６２％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。（二）攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一

4、弱"的現(xiàn)狀。"強(qiáng)"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的４４３名攝錄人員中，有專職１５６人，兼職２８７人，平均年齡３５歲，大專以上文化程度的占７２％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是"強(qiáng)"的一面；"弱"表現(xiàn)在４４３人中，專業(yè)工齡１至５年者３８１人，占８６％，５年以上者僅占１４％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共６８人，僅占１６％，其中１至３個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的６６人，?？飘厴I(yè)２人，有８４％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一

5、直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報(bào)社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強(qiáng)，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。事實(shí)證明，攝錄人員"弱"的一面影

6、響了"強(qiáng)"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補(bǔ)牢"了。（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜１、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理調(diào)查中有７５個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占４７％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著３種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占２６％；二是各科室一年一次移交檔案室，占３５％；三是由科室分散

7、保管或個人保存，占３９％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。