信息技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)用

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1、信息技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)用摘要：檔案，是對于過去的事情和工作進(jìn)行詳細(xì)記錄的文件說明，對于不同類別的記錄進(jìn)行相應(yīng)的歸類儲存，是檔案的重要執(zhí)行步驟。當(dāng)代社會的電子技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展迅速，以及信息技術(shù)加快發(fā)展，對于社會發(fā)展起到了非常重要的影響，各行各業(yè)都面臨著越來越多的檔案信息儲存需求，因此在現(xiàn)代社會的企業(yè)管理過程中，檔案電子化管理已經(jīng)成為企業(yè)的共識，信息技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)用展示出了非常顯著的成效，也造就了檔案管理工作的必備實(shí)施步驟。本文希望能夠通過檔案管理領(lǐng)域在信息化技術(shù)推動之下的發(fā)展進(jìn)程做一簡要分析，提

2、出檔案的動態(tài)查詢、高度集成、資源共享和快速處理的對策。中國4/vie　　關(guān)鍵詞：信息技術(shù)檔案管理有效運(yùn)用　　中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A：1003-9082（2017）01-0035-01　　引言　　對目前的檔案管理工作而言，信息技術(shù)的應(yīng)用，仍然處于使用的初級階段，在我國，對于信息技術(shù)廣泛使用的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)被人們所認(rèn)知，但是在檔案管理過程中，信息技術(shù)的使用優(yōu)勢并沒有被詳盡的開發(fā)，因此檔案管理工作對于任何企事業(yè)單位而言，雖然非常重要，大部分企事業(yè)單位卻沒有能夠切實(shí)地領(lǐng)會檔案管理工作和現(xiàn)代企業(yè)管理之間的互動關(guān)系，

3、使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點(diǎn)卻不明顯?！　∫?、信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合必要性　　1.海量信息處理的需要　　現(xiàn)代社會生活節(jié)奏加快，企事業(yè)單位的發(fā)展及業(yè)務(wù)與銷售工作緊密相關(guān)，海量的客戶信息、銷售輔助內(nèi)容、企業(yè)內(nèi)部管理消耗等，都為檔案工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工檔案記錄已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展需求，信息技術(shù)最大的特點(diǎn)就是能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的交互記錄和儲存，對于檔案管理而言，信息的儲存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過信息的應(yīng)用可以建立起電子化的檔案管理庫，為企事業(yè)單位內(nèi)部信息的讀取、

4、應(yīng)用和共享提供了便捷的可能?！　?.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的需求　　現(xiàn)代化的信息化管理是能夠?yàn)橥粋€企事業(yè)單位內(nèi)部各個不同部門更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享服務(wù)的過程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項(xiàng)資料和信息數(shù)據(jù)便捷的進(jìn)行整理儲存，并且快速運(yùn)用。在現(xiàn)代化信息技?g與檔案工作緊密結(jié)合的過程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數(shù)據(jù)的讀取方便，對于檔案的應(yīng)用更快

5、捷，對于檔案的記錄工作也就變得更加有意義?！　?.延長檔案壽命需要　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲存起來浪費(fèi)時間，浪費(fèi)空間，又非常容易受到自然因素和嚴(yán)重的人為事故影響，會導(dǎo)致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業(yè)單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財(cái)務(wù)檔案如果被大規(guī)模損壞，就可能會對企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的影響和損失。企業(yè)使用的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)儲存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲存系統(tǒng)，并進(jìn)行多個備份的儲存，因此珍貴的大數(shù)據(jù)可以通過高效的保存和備份策略保存和應(yīng)用，因此有利

6、于進(jìn)一步的存儲。并且在實(shí)際的使用過程中，可以將信息通過其他的技術(shù)途徑，如光盤儲存、電子掃描等方式將傳統(tǒng)檔案中的特殊數(shù)據(jù)保存甚至還原?！　《?、信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略　　在檔案管理應(yīng)用中，大量地應(yīng)用信息技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢，也為現(xiàn)代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術(shù)支持，因此為了采用更好的技術(shù)發(fā)展手段來確保檔案管理工作的高效性，就應(yīng)該設(shè)計(jì)能夠滿足現(xiàn)代化檔案電子管理要求的技術(shù)體系，使用行之有效的信息技術(shù)手段，為企業(yè)和單位創(chuàng)造出更加高效和準(zhǔn)確的檔案管理保障?！　?.檔案管理工作的硬件準(zhǔn)備　　信息化技術(shù)必須依

7、托于完善的硬件和局域網(wǎng)，只有完善局域網(wǎng)和信息儲存手段，才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集的過程，提供必要的硬件基礎(chǔ)。強(qiáng)大的信息支持系統(tǒng)，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過程準(zhǔn)確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的快速信息反饋和共享機(jī)制，為企業(yè)的現(xiàn)代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎(chǔ)。　　2.對檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)　　信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結(jié)技術(shù)，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員的技術(shù)手段和信息技術(shù)水平，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國有企

8、業(yè)或大型集團(tuán)性企業(yè)的檔案管理工作，本身是一個需要檔案管理復(fù)合型人才進(jìn)行綜合服務(wù)的體系化過程。這就需要檔案管理工作和信息技術(shù)體系的快速完善和發(fā)展能夠同步進(jìn)行，因此，企事業(yè)單位必須要保證各管理人員在技術(shù)水平上，能夠與檔案電子化管理技術(shù)保持同步。定期對于當(dāng)管理人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎(chǔ)性需求，并且在不斷的工作過程中提升自身的檔案管理素質(zhì)?！　?.提升信息化檔