會計電算化對會計檔案工作的影響

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1、會計電算化對會計檔案工作的影響歡迎瀏覽，xzlunal"style="margin:0cm0cm0pt">　　摘要：隨著我國會計電算化工作的不斷發(fā)展，產生了大量的電子會計文件，這便為檔案管理工作增加了新的內容。因此必須加強會計電算化系統(tǒng)的檔案建設，以適應新時期會計電算化提出的新要求，更好的為經濟建設服務?！　￡P鍵詞：會計電算化；會計檔案　　一、電算化會計檔案的特點：　　電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。與傳統(tǒng)會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下幾個特點：　?。?/p>

2、一）內涵廣泛。其內容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度?！　。ǘ┍４鏁r間較短，對存儲環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質和光盤，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點：　　1、溫濕度的影響。實驗證明：保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-

3、20℃，相對濕度為40％±5％?？梢婋娮游募ζ錅貪穸纫蟾鼮閲栏??！　?、光和空氣的影響。光向外輻射時會產生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環(huán)境下會產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質的載體影響相對要小的多?！　?、灰塵的影響。灰塵會給電子文件和紙質文件保存載體帶來機械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成檔案磚

4、、產生色斑和霉斑，也可以通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價值?！　?、磁場和機械振動的影響。此項對紙質檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命?！　。ㄈ╇娝慊瘯嫏n案便于管理、分析，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)

5、約了辦公成本，避免了紙質檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。　?。ㄋ模?、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統(tǒng)中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認?！　。ㄎ澹?、對軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，

6、而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環(huán)境中才可以使用。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容?！　《?、目前電算化會計檔案存在的問題：　　結合電算化下檔案管理的新特點，電算化會計檔案管理存在著一些問題：　?。?）電算化會計實施時間不長，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。　?。?）會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到

7、相關規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用?！　。?）會計檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表?！　。?）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的

8、培訓，然后就去操作系統(tǒng)，所以會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。　　　　三、如何做好電算化會計工作　　對于日益嚴峻的電算化會計檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關的法律法規(guī)的同時，要從以下幾點入手：　　1、加大軟硬件設備設施的投入。選擇功能符合本單位實際業(yè)務需要的電算化會計軟件，強化系統(tǒng)的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導致會計檔案泄密或被