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1、利用郵件合并批量制作帶照片準(zhǔn)考證的探討摘要：Microsoftoffice軟件的推出解決了許多辦公過(guò)程中繁瑣、量大的問(wèn)題，Word作為使用最廣泛、頻繁的軟件之一功能越愈完善，開(kāi)發(fā)者嵌入的郵件合并和域功能連通了Word和Excel兩項(xiàng)軟件。學(xué)校準(zhǔn)考證制作問(wèn)題十分重要，利用郵件合并和域功能來(lái)快速生成和打印準(zhǔn)考證。該文探討了Word中域和郵件合并的應(yīng)用途徑，提前準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源和模板，通過(guò)設(shè)置數(shù)據(jù)源和插入數(shù)據(jù)來(lái)獲取查看合并數(shù)據(jù)的權(quán)利，合并完成后通過(guò)“Doc文檔”或直接打印出來(lái)，既能確保通知書(shū)信息的準(zhǔn)確性，又能提高高校辦公效率。中國(guó)8
2、/vie 關(guān)鍵詞：郵件合并；準(zhǔn)考證制作 中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A：1009-3044（2016）35-0286-03 1概述 在日常工作及教學(xué)管理中經(jīng)常需要打印帶照片畢業(yè)證、準(zhǔn)考證、學(xué)籍信息卡等需要編輯格式一致、數(shù)據(jù)字段相同，但數(shù)據(jù)內(nèi)容不同的文件，這些需要打印的數(shù)量往往數(shù)以千計(jì)，如果一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，但由于工作量大、繁瑣，更重要的是還容易出錯(cuò)?！ ord的郵件合并功能正是為自動(dòng)批量打印大量相同格式文檔設(shè)計(jì)的。這些文檔大部分內(nèi)容相同，只有少部分是有區(qū)別的，例如畢業(yè)證、準(zhǔn)考證
3、、學(xué)籍卡等的姓名、專業(yè)、身份證號(hào)、證書(shū)編號(hào)（準(zhǔn)考證號(hào)）、照片等有區(qū)別外，其他內(nèi)容相同。本文把word的郵件合并功能和word的“域”鑲嵌功能相結(jié)合，制作帶照片的準(zhǔn)考證的批量打印方法進(jìn)行探討?！ ?郵件合并解析 “郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說(shuō)就是在郵件文檔（模板文檔固定部分）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料，包含在每個(gè)文檔中都要改變數(shù)據(jù)源（變動(dòng)部分如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），然后使用郵件合并功能在模板文檔中插入變化的數(shù)據(jù)源，形成一個(gè)新的主題結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某
4、些屬性不一致的合并文檔。合并后的文檔可以保存，也可以打印，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績(jī)單等。因此，郵件合并的過(guò)程主要包括建立模板文檔、建立數(shù)據(jù)源和將數(shù)據(jù)源合并到模板文檔中這三個(gè)步驟…。 WORD域的中文意思是范圍，類似數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，實(shí)際上，它就是Word文檔中的一些字段。每個(gè)Word域都有一個(gè)唯一的名字，但有不同的取值。用Word排版時(shí)，若能熟練使用WORD域，可增強(qiáng)排版的靈活性，減少許多煩
5、瑣的重復(fù)操作，提高工作效率。域是文檔中的變量。域結(jié)果根據(jù)文檔的變動(dòng)或相應(yīng)因素的變化而自動(dòng)更新。本文主要應(yīng)用“INCLUDEPICTURE”域，將照片與相對(duì)應(yīng)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接。 3帶照片準(zhǔn)考證的制作 3.1準(zhǔn)備工作 3.1.1考生照片準(zhǔn)備 考生報(bào)名時(shí)交的電子照片或現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)一拍攝的照片，照片的格式、大小等可能有偏差，為了保證規(guī)范，先用ACDsee等軟件對(duì)照片處理，照片格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)為為“.JPG”格式，并統(tǒng)一用考生身份證號(hào)作為基本命名（也可用學(xué)號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)等命名），如“610122199601010001.JPG”，并使照
6、片的大小、像素尺寸等統(tǒng)一合適分辨率，也可以采用在制作模板文檔時(shí)對(duì)顯示照片統(tǒng)一設(shè)定大小尺寸的方法。并將處理過(guò)的合格照片統(tǒng)一放到同一文件夾（如“準(zhǔn)考證信息”）中?！ ?.1.2建立考生信息數(shù)據(jù)源文件 制作準(zhǔn)考證也要準(zhǔn)備一份考生信息數(shù)據(jù)源，由于報(bào)名時(shí)各位考生的相關(guān)信息都已經(jīng)采集過(guò)，準(zhǔn)考證號(hào)、考場(chǎng)號(hào)等也已經(jīng)編排完畢，將這些信息利用Excel建立“考生信息表.xel”，該表包含姓名、性別、身份證號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)等準(zhǔn)考證需要顯示的信息，由于要準(zhǔn)考證上需要打印照片，所以必須增加一個(gè)“照片”字段?！ ≌掌侄沃袃?nèi)容輸入采用“身份證號(hào)+.JP
7、G”格式，即照片文件名稱，如第一個(gè)考生身份證號(hào)為“610122199601010001”，在其照片字段“G2”中輸入“=C2&”.JPG””，其中C2為本考生身份證號(hào)所在的單元格，然后按回車(chē)鍵，并重新選中G2單元格，再雙擊該單元格右下角的智能填充柄進(jìn)行自動(dòng)填充，便可完成以下所有考生照片列的數(shù)據(jù)輸入，輸入完成后的“考生信息表.xel”如圖所示。數(shù)據(jù)表中第一行必須為字段名，即郵件合并的域名?！ ?.2??建準(zhǔn)考證打印模板模板文檔 打印模板模板文檔是指要打印的準(zhǔn)考證的基本格式、樣式和郵件合并中內(nèi)容固定不變的部分，啟動(dòng)Word創(chuàng)
8、建一個(gè)名為“考生準(zhǔn)考證模板.doc”的模板文檔，根據(jù)所需要求，在頁(yè)面設(shè)置中設(shè)置好打印頁(yè)面等，通過(guò)插入表格建立準(zhǔn)考證模板，對(duì)表格單元格通過(guò)拆分、合并等進(jìn)行設(shè)計(jì)排版，在相應(yīng)單元格內(nèi)填入相應(yīng)固定內(nèi)容。在表格右側(cè)的單元格用來(lái)插入照片（如圖）?！ ?.3利用Word郵件合并功能把數(shù)據(jù)源合并到模板文檔 前面兩步驟
