《文職工作技巧》ppt課件

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1、文職工作技巧人力資源部2007-8-14文職工作做的事最繁雜接觸的人最多如何把簡單的事做得漂亮？如何把繁鎖的事做得簡練？如何把普通的事做得閃亮？大綱一、日常工作內(nèi)容：1）、文件與記錄的使用和管理1.文件的管理2.表單的使用與保管3.如何利用統(tǒng)計技術(shù)4.記錄的填寫與保存2）、公文的擬制1.如何做會議記錄2.如何寫通知3.如何寫聯(lián)絡(luò)單3）、接待客人二、做好文職工作的基本素養(yǎng)1.溝通2.禮節(jié)3.細節(jié)4.技巧一、日常工作內(nèi)容1、文件與記錄的使用和管理文件的管理受控文件的管理建立和更新目錄，使文件易于查找確保使用文件人員快速得到最新要求非受控文件的管理建立目錄，使文件易于查找確保相關(guān)人員了解文件內(nèi)容監(jiān)督

2、相關(guān)人員能按文件要求執(zhí)行原則：使用最新版本的文件因文件管理失控而導(dǎo)致……文件的管理-保存原則：便于查找1分鐘內(nèi)找出文件，現(xiàn)在你做得到嗎？文件夾內(nèi)的存放技術(shù)類文件依類型行政性文件依日期/部門文件夾的標示合適的標題流水序號文件柜的標示建立清單表單的使用與保管表單的使用與管理表單格式固定統(tǒng)一化不隨便增減表單表單的保存使用的表單整理成冊建立清單表單是否就是記錄？表單制作及排版技巧明確表單的用途確保能清晰地顯示出相關(guān)信息頁面設(shè)置（頁邊距、頁眉、頁腳等）合理使用WORD和EXCELWORD偏重于文字處理，EXCEL偏重于數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析打印前先預(yù)覽切忌濫增減表單表單制作前如何格式設(shè)置如何利用統(tǒng)計技術(shù)一般的公

3、式運算詳見案例圖表的合理使用折線圖—同個事物不同時段的走勢柱形圖—不同事物同一時段的走勢比對柏拉圖—不合格的嚴重分布程度說說你部門有用哪些公式和圖表分析記錄的填寫與保存記錄的填寫1.內(nèi)容需真實性、完整性、準確性2.填制欄目不應(yīng)有遺漏缺項3.日期填寫按“年-月-日”的順序4.字跡應(yīng)工整清晰、簽名應(yīng)便于識別5.當(dāng)填寫的記錄需要修改時……記錄的保存1.依記錄類型保存2.一個時期段以后進行裝訂成冊、裝箱3.定期進行銷毀2、公文的擬制如何做會議記錄了解會議議程做到對會議議程心中有數(shù)確定記錄方式誰?發(fā)言要點?要求?需否跟進抓出語句重點如：要通過我們大家的努力完成本周產(chǎn)量如：我們本周的產(chǎn)量要比上周提高5%形

4、成特有符號如：生產(chǎn)部（SC），生產(chǎn)日報表（日報）等如何做會議記錄—詳見案例記錄人就是主持人不明之處要進行確認先作記號，會后再確認重要事項選擇恰當(dāng)?shù)臅r機提出來確認未盡事項要提醒對于決議未明確事項，要提醒主持人如：這件事由誰來負責(zé)？這件事要求在時候什么完成？記錄要進行審批發(fā)行做好的記錄要經(jīng)主持人審批后發(fā)行待跟進事項需在下次開會前確定清楚完成情況如何寫通知通知就是把一些事項告訴有關(guān)單位和人員知道，在實際生活和工作中應(yīng)用范圍極為廣泛的公文。上級對下級，團體對個人，機關(guān)或單位互相之間，以及相關(guān)內(nèi)部布置工作、傳達事項、召開會議，往往都采用通知的形式。通知是最常用的行政公文通知要求言簡意賅、措辭得當(dāng)、時間及

5、時。如何寫通知布置工作的通知帶有指示性、指導(dǎo)性，必須貫徹執(zhí)行的，要把道理說清楚，任務(wù)提明確，措施訂具體傳達事項，交流信息的通知讓被通知的單位和個人明了某件事情、某些情況，寫得實在、具體，使被通知者不僅了解有關(guān)情況和動態(tài)，而且能從中受到啟發(fā)和教益，工作有所措置轉(zhuǎn)發(fā)的關(guān)文件的通知也叫轉(zhuǎn)發(fā)，寫明被通知的單位，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，希望和要求，然后附文件全文。召開各種會議的通知等應(yīng)用廣泛，寫法自由，要包括被通知的人或單位，會議的名稱，開會的時間、地點，加會議者的要求現(xiàn)場演練接村委通知本周二~周四要停電3天，現(xiàn)各部以通知形式通知各部做好生產(chǎn)安排以及設(shè)備的保養(yǎng)等……提示：周二~周四的確切日期主管簽名確認發(fā)

6、通知的日期溫馨提示“外出小心”等如何寫聯(lián)絡(luò)單就是把一些事件、現(xiàn)象告訴有關(guān)單位和人員，并要求進行相關(guān)協(xié)助、請求解決等。同樣在實際生活和工作中應(yīng)用范圍極為廣泛的公文。要把道理/現(xiàn)象說清楚，要求/任務(wù)提明確，交代清楚哪里發(fā)出、發(fā)向哪里，發(fā)放日期，必要時要對執(zhí)行情況進行跟進。內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單:異常聯(lián)絡(luò)單：異?，F(xiàn)象/情況、量、后果、要求外部聯(lián)絡(luò)單：如何寫聯(lián)絡(luò)單如何接待客人上司的上級、客戶或親戚朋友熱情地請進會客室就座，上茶推銷員電話禮貌性地拒絕客戶自己先處理，再依性質(zhì)匯報給上司陌生客人態(tài)度和藹地請對方報上姓名、單位、來訪目的等基本資料后，請示領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定是否會見。要學(xué)會審時度勢，具體情況具體處理，做到有禮

7、有節(jié)有一個客戶來訪，上司正好在開周會，這時，你該怎么做？現(xiàn)場演練提示：主動打招呼，請坐倒水告訴大概要多久才會完畢是否有緊急要事可否稍等二、做好文職工作的基本素養(yǎng)文職工作本質(zhì)就是溝通，要想成為優(yōu)秀的文職人員，必先學(xué)習(xí)溝通，良好的溝通能力，是判斷你是否能成為一個文職的重要指標。溝通溝通基礎(chǔ)塑造良好的個人形象，維護好部門形象和公司形象！溝通是信息的傳遞與理解保持微笑主動與人打招呼如何打、接電話多用禮貌用