《高效會議管理技巧》ppt課件

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1、高效會議管理技巧主講：穆艷華課程目標了解會議的目的、種類和體系了解會議效率不高的原因及對策掌握有效為會議做準備的要領掌握會議中的溝通和反饋技巧掌握會議主持人的會議管理技巧學會提高會議效率和質(zhì)量的技巧會議需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？？？？整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！第一講當今會議面面觀第一講當今會議面面觀會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙會議的意義會議是

2、一個集思廣益的渠道會議顯示一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式會議的目的開展有效的溝通傳達資訊——年終總結(jié)大會、7.13大會監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾——工作例會達成協(xié)議與解決問題——工作矛盾化解會議資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣——動員大會鞏固主管地位——領導上任召開會議集思廣益會會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類1.團隊會議2.一對一會議1.面對面會議2.電話會議3.視頻會議1.宣布人事安排、講解政策的會議2.當眾表揚或批評別人的會議3.臨時處理突發(fā)事件的會議4.固定的團隊會議5.集思廣益的會議會議的頻率固定的部

3、門會議建議頻率：至少每月一次注意事項：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。建議頻率：根據(jù)需要召開注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負擔。全體會議建議頻率：隨時注意事項：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會議建議頻率：按需要注意事項：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時。一對一會議會議成本的計算會議的時間成本直接的會議成本效率損失成本第二講會議效率不高的原因及解決方案

4、第二講會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會

5、者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。★★★高效會議的預防性管理會議效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的

6、準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。高效會議的八大特征只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負責人建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。會議規(guī)范種類時間安排方面的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議本身要遵守的規(guī)則時間安排方面的規(guī)范會議時間安排的規(guī)范：8AM-9AM或2PM-3

7、PM發(fā)言的欲望沒被喚醒，不宜讓與會者對提議有太多回應或進行業(yè)務分析。9AM-10AM適合1對1會談，也是進行業(yè)務會談的量佳時機。10AM-12AM或3PM-5PM適合集思廣益。固定的會議流程規(guī)范開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。會議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準時開始

8、、準時結(jié)束5.負責人對決議能否達成負主要責任會議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會上要維護別人的尊嚴7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量第三講開會前的準備工作第三講開會前的準備工作是否要開會準備工作的