淺論學院人事檔案管理

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1、淺論學院人事檔案管理摘要：人事檔案是人xT信息的重要載體，是知人善任的重要依據(jù)。管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著學院不斷發(fā)展，檔案管理存在著這樣那樣的問題，有待進一步提高認識，加強管理，從而使人事檔案的管理水平更上一層樓。關(guān)鍵詞：人事檔案管理人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依裾和參考的作用，在干部選拔、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等工作中，都需要使用人事檔案。一、學院人事檔案管理中存在的問題第一，人事檔案管理是學院人事處工作A容之一，由于學院人事處工作繁重，人員緊張，長期以來，沒冇設(shè)專職人事

2、檔案管理人員，而是作為人事干事的一項崗位職責，業(yè)務(wù)內(nèi)容之一。2016年，學院新一輪聘任中，人事處設(shè)了人事檔案管理干事岡，但，檔案管理干事崗位職責中還有一條:做好教職工社會保險轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機構(gòu)變更、生育津貼申報等工作。看似簡單的一條，一年中，又有機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革，實際工作下來，社會保險工作占了三分之二的時間。第二，學院是由三個學校合并發(fā)展起來的，三校區(qū)的人事檔案分別存放在各校區(qū)的檔案室，但，三校區(qū)都沒有獨立的人事檔案室，學院本部人事檔案與財務(wù)檔案存在一室；學院東區(qū)和學院南區(qū)人事檔案與自己校區(qū)的其它檔案存在一起。如此，人事檔案管理存在不安全因素。第三，學

3、院沒有人事檔案管理規(guī)程，修訂有《文檔管理工作規(guī)程》?！段臋n管理工作規(guī)程》中涉及人事檔案的內(nèi)容不多，只是提到：學校教職工的人事檔案由人事干事根據(jù)人事管理工作的相關(guān)規(guī)定對每一位員工的必要資料進行收集、整理規(guī)范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放員工個"檔案資料過程中，負責對資料的真實性、準確性審核把關(guān)，并按照各項資料應(yīng)歸檔的時間節(jié)點按時完成工作。第四，歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范。隨著近年來學院的快速發(fā)展，對人才的關(guān)注、引進成為學院生存與發(fā)展的重心。于是，招聘一些高學歷、高職稱的人才，招聘進來的這些高層次人才大多數(shù)檔案材料漏缺，不僅缺少學歷學位材料，年度考

4、核材料，還有專業(yè)職稱變動材料、工資變動材料等都有缺漏。傳統(tǒng)的人事檔案管理是以被動的方式進行收集，如果制度不完善或移送不到位，執(zhí)行不嚴格，就會造成人事檔案材料收集的不完整。二、解決學院人事檔案管理屮問題的對策第一，設(shè)專職人事檔案管理干事。人事管理干事的崗位職責中不應(yīng)有做好教職工社會保險轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機構(gòu)變更、生育津貼申報等工作這一條。社會保險工作政策性強，人員情況復(fù)雜，計算機操作中又時常發(fā)生問題，業(yè)務(wù)辦理的時間點控制的也很嚴等等，需要有社保經(jīng)驗的，計算機操作水平高的人員勝任。人事檔案管理干事應(yīng)專注于，專心于檔案管理，社會保險工作中有查個人檔案的地方，人事檔案管理

5、干事應(yīng)該積極配合，而不應(yīng)該學院的社會保險工作由人事檔案管理干事一人承擔，否則就喧賓奪主了。第二，設(shè)三室分開的人事檔案管理辦公室。按規(guī)定，學院應(yīng)安排出人事檔案庫房、査閱室和人事檔案管理干事辦公室，三室分開。但，由于學院辦公用房緊張，一次到位，不現(xiàn)實，但，應(yīng)該盡力做到兩室分開，安排出人事檔案室、査閱室和人事檔案管理干事辦公室。學院本部、東區(qū)和南區(qū)的人事檔案集中存放在同一校區(qū)同一檔案室，沒有條件把庫房、整理和查閱分兩室，起碼應(yīng)做到隔幵，并要做到防火、防潮、防蛀、防盜等。第三，制定《人事檔案管理規(guī)程》。包括：目的、適用范圍、職責、具體的工作規(guī)程和支持性文件。具體的工作規(guī)

6、程應(yīng)有以下內(nèi)容：人事檔案的建立、人事檔案的保管、人事檔案的杳閱等。每一環(huán)節(jié)的控制要點要抓得準，描述要清晰，操作起來有據(jù)可依。比如查閱，教職工查閱人事檔案須符合查閱條件，并填寫《人事檔案查閱審批表》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后由人事處檔案管理干事負責接待。第四，認真按照人事檔案材料分類及排列順序收集材料，加強部門之間的溝通配合，保證歸檔材料完整。人事檔案材料分十類，依次排列。第一類履歷材料；第二類自傳材料；第三類鑒定、考核材料；第四類學歷學位等材料；第五類政審材料；第六類黨團材料；第七類獎勵材料等十類材料?？己瞬牧现械摹妒聵I(yè)單位專業(yè)技術(shù)人?T年度考核登記表》；工資材料中的《事業(yè)

7、單位工作人員工資變動審批表》等由人事處負責統(tǒng)一發(fā)放，統(tǒng)一收集，統(tǒng)一填報的材料，能做到及時收集和整理?？?，人事檔案材料的來源渠道不只是人事處一個部門，還有教職工個人、黨委辦公室和上級單位等。所以，保證人事檔案的完整性，還要加強教職員工的檔案意識和部門間的溝通配合?？傊?，人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，管好用好人事檔案，對人冰資源開發(fā)起著重要作用。加強人事檔案管理，從而使人事檔案的管理水平更上一層樓，為學院的進一步發(fā)展服務(wù)好。