加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策探討

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1、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策探討樊英(安徽省合肥市第三人民醫(yī)院檔案室230022)【摘要】目的探討加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策。方法根據(jù)我院電子檔案管理的現(xiàn)狀、存在問題及對(duì)策進(jìn)行分析探討。結(jié)果目前我院產(chǎn)生了大量電子文件，如何收集、整理、利用、管理好這些電子文件，成為迫在眉睦的問題，根據(jù)這些問題提出合理的對(duì)策及建議。結(jié)論目前醫(yī)院電子檔案管理工作存在許多問題，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高綜合素質(zhì)等途徑來提高電子檔案的管理，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，充分發(fā)揮電子檔案在醫(yī)院管理中的作用?！娟P(guān)鍵詞】醫(yī)院電子檔案對(duì)策【中圖分類號(hào)】R197.322【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)

2、碼】B【文章編號(hào)】1672-5085(2013)34-0270-01隨著醫(yī)院信息化的建設(shè)，醫(yī)院產(chǎn)生了大量電子文件，如何收集、整理、利用、管理好這些電子文件，成為迫在眉睫的問題。筆者針對(duì)我院電子檔案管理的現(xiàn)狀、存在問題及對(duì)策進(jìn)行分析探討，現(xiàn)報(bào)告如下。1我院電子檔案管理的現(xiàn)狀隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件的數(shù)量增多，電子文件成為我院電子檔案管理的重要組成部分，使醫(yī)院檔案工作從傳統(tǒng)工作模式向電子化模式發(fā)展,提高了工作效率，但是管理工作中也出現(xiàn)了不少問題。2我院電子檔案管理中出現(xiàn)的問題2.1制度不完善。隨著醫(yī)院的發(fā)展，電子檔案正代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案

3、，但是我院沒有制訂電子檔案相應(yīng)管理制度，舊的管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的電子檔案管理工作。各個(gè)職能處室各自為政，缺乏必要的協(xié)調(diào)，臨床科室的電子文件保存在信息處，病案室無法有效調(diào)取臨床科室的電子檔案。各種活動(dòng)中的的電子檔案，各個(gè)科室獨(dú)立保存，信息處無法共享。2.2缺乏必要的技術(shù)人員。電子檔案的管理人員大多年齡偏大、知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、未系統(tǒng)學(xué)習(xí)過電子檔案管理甚至電子計(jì)算機(jī)方面的內(nèi)容，不能完全勝任電子檔案管理工作的需要。2.3缺乏必要的技術(shù)維護(hù)。電子檔案是由計(jì)算機(jī)管理的，使得電子檔案在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有可能被更改和刪

4、除［1］。一些不可抗拒的自然災(zāi)害侵襲，如計(jì)算機(jī)故障、黑客入侵等，極易造成電子檔案的破壞和丟失［2］o2.4電子檔案存儲(chǔ)問題。目前電子檔案的載體材料主要是光盤。光盤主要組成材料有碼、確合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。決定了電子檔案容易受外部高溫、高濕、光、空氣污染、灰塵、磁場和電場、機(jī)械應(yīng)力等的影響。而醫(yī)院沒有專門的儲(chǔ)藏光盤的場所。3電子檔案管理的對(duì)策及建議3.1完善電子檔案管理的規(guī)章制度。醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案管理行

5、為，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法之中。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，注重宣傳，增強(qiáng)全體醫(yī)務(wù)人員電子檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，確保檔案材料的完整性，維護(hù)患者的利益和就醫(yī)吋的方便，切實(shí)的為患者服務(wù)。確定醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)，完善醫(yī)院電子檔案的收集、整理、保密、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、安全防護(hù)等各項(xiàng)制度醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施，設(shè)專職的電子檔案管理人員，并逐步建立醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)的職能機(jī)構(gòu)，從而有利于檔案的保管和電子檔案信息的綜合開發(fā)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。3.2引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員。電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解

6、信息技術(shù)運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)。學(xué)習(xí)電子檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的電子檔案管理規(guī)定，提高對(duì)電子檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)及理解。不斷加強(qiáng)電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。3.3對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行必要的技術(shù)維護(hù)。進(jìn)行必要的經(jīng)費(fèi)投入，購買計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及吋修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞,對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)

7、備的保管設(shè)施和環(huán)境，及吋升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定。3.4改善電子檔案存儲(chǔ)問題。搞好電子信息存儲(chǔ)載體，特別是光盤的安全防護(hù)。定期拷貝，對(duì)長久保存的電子檔案應(yīng)以脫機(jī)方式保存在耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應(yīng)放在盒中直立存放，不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，避免陽光直接照射，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、熱源。保持良好的溫濕度，溫度控制在16°C?20°C,相對(duì)濕度35%?45%[3]o對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取恢復(fù)措施。4討論目

8、前醫(yī)院電子檔案管理工作存在許多問題，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高綜合素質(zhì)等途徑來提高電子檔案的管理，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，充分發(fā)揮電子檔案在醫(yī)院管理中的作用。利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。通過