物業(yè)檔案資料的建立與管理制度

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1、檔案管理制度檔案管理制度根據(jù)國家和地方有關物業(yè)管理法規(guī)，提煉形成的物業(yè)管理制度，使各管理項目有章可循，有規(guī)可依，有據(jù)可查，保證各項工作的順利進行，確保工作目標的全面實現(xiàn)。檔案管理制度框檔案管理制度框架外部制度內部制度用戶服務指南公眾制度政府法規(guī)文件員工守則人力資源管理制度財務管理制度小區(qū)項目工程圖紙行政管理制度各部門管理制度物品驗收及移交管理其他文件（一）檔案資料的歸檔管理1、文件（包括印制品和音像制品等）材料的歸檔范圍：凡是反映公司活動和基本歷史面貌，具有查考利用價值的文件材料均應歸檔，不能有各部門保管，應直接交存檔案室

2、。l）、文件檔案的歸檔范圍，包括各部、室及公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內容；2）、檔案的歸檔范圍：兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內容；3）、專項檔案的歸檔范圍，包括各部、室在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案，如：會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等；4）、財務資料由財務部門歸檔管理。2、歸檔要求：1）、歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；2）、歸檔的文件必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；3）、歸檔的文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經適當?shù)恼?/p>

3、；4）、是傳真件的應復印后以復印件歸檔；5）、歸檔的文件材料紙張及文件格式必須符合國家要求，必須字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；6）、每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收；7）、保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學分類、立卷和編號；8）、檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區(qū)分保管期限；9）、文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；10）、聲像檔案歸檔要求如下：（1）、歸檔

4、的聲像材料必須是原件、原版，各部門或個人不得私留聲像檔案；（2）、歸檔的聲像材料必須聲像清晰、完整、準確；（3）、歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物；（4）、歸檔的照片底片，必須詳細說明發(fā)生的時間、地點、時間內容；（5）、歸檔的錄音帶、錄像帶必須注明每盤帶內錄入的內容；（6）、歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標明軟件名稱、開發(fā)時間、版本或標明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時間。3、歸檔時間：1）、文書檔案在第二年上半年內歸檔；2）、建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；3）、各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將

5、應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。4、歸檔份數(shù)：1）、各類文件材料一般歸檔一式一份；2）、重要的和使用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。5、不歸檔文件材料的范圍：1）、重份和無參考利用價值的事務性、臨時性文件；2）、上級機關任免、獎懲非物業(yè)中心工作人員的文件、供參閱的文件材料；3）、上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件；4）、未經會議討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）、影印文件的多次校對稿（主要領導親筆修改稿和負

6、責人簽字的最后定稿除外）；5）、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；6）、參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；7）、非本單位抄送的不需要辦理的文件材料；8）、下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不應抄報和不必備案的文件材料。6、經理要經常對物業(yè)中心的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）檔案資料的保管1、所有檔案資料均由物業(yè)中心檔案室保管，同時建立電子檔案庫；實行原始檔案和電腦數(shù)據(jù)庫存檔雙軌制。2、存放檔案必須有專用柜、架，檔案管理員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及

7、檔案總目錄,并按內容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進行組卷、逐一編號,登記造冊、編制目錄、分柜保存，以便于管理和查看。業(yè)主/物業(yè)使用人檔案資料的分類原則是組團按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶按冊建擋。3、必須維護檔案的完整性（質量上的完整和數(shù)量上的完整）、安全性（物質的安全和法律的安全）。4、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜；5、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盤和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取譯制、拷貝；6、定期

8、每半年進行檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到賬冊相符。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，經常進行蟲害消殺；7、為保證檔案的安全和完善,檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔,并加裝防盜門和防盜網。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。