《商務(wù)信函寫(xiě)作教程》

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1、第二部分：商務(wù)英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作教程（一）結(jié)構(gòu)國(guó)際商貿(mào)信函較私人社交信和一般公事信復(fù)雜，一封完整的英文商貿(mào)信函可以包括13個(gè)部分：1、信頭（TheLetterHead）；2、案號(hào)和日期（TheReferenceandDate）；3、封內(nèi)地址（TheInsideAddress）；4、經(jīng)辦者行（TheAttentionLine）；5、稱呼（TheSalutation）；6、事由行（TheSubjectLine）；7、信的正文（TheBodyofLetter）；8、結(jié)束禮詞（TheComplimentaryClose）；9、簽名（TheSignature）；10、擬稿人和打字員姓名首寫(xiě)字母

2、（Initials）；11、附件（Enclosure）；12、抄送（CarbonCopyNotation）；13、附言（Postscript）在這十三項(xiàng)中，有些項(xiàng)目，如4、10、11、12、13項(xiàng)在相互傳遞信息時(shí)，如無(wú)必要，可以省略；其他項(xiàng)目，在正式交往的商業(yè)書(shū)信中是不能省略的。（二）格式國(guó)際商貿(mào)信函是從事國(guó)際商務(wù)活動(dòng)的重要聯(lián)系工具，在打字、書(shū)寫(xiě)時(shí)應(yīng)遵循國(guó)際上往來(lái)信函的通用格式，不可按自己的習(xí)慣任意為之?，F(xiàn)在國(guó)際商業(yè)書(shū)信通用的排列格式主要有三種：齊列式（TheBlockStyle）、縮行式（TheIndentedStyle）、混合式（TheModifiedBlockStyle）。1

3、、齊列式。除信箋上部已印好的信頭外，凡用打字機(jī)打出的部分均自信箋的左線邊緣向右打出，各行左緣起始處完全排齊，因而稱為齊列式，采取這種格式既便于打字，又整齊美觀，是現(xiàn)今最通用、最流行的英文書(shū)信格式。2、縮行式。用縮行式排列的信函，其主要特點(diǎn)是：日期排在信箋的右上方；封內(nèi)地址，按昔日習(xí)慣，下一行要比上一行往右縮進(jìn)2~3個(gè)字母，但現(xiàn)代書(shū)信也常按齊列式沿左線邊緣排齊；信的正文，每段開(kāi)頭大約向后縮進(jìn)3~5個(gè)字母，一般與稱呼行Dear后稱呼排齊。3、混合式。混合式兼有齊列式和縮行式的特點(diǎn)，大部分項(xiàng)目按齊列式格式排列，但日期和結(jié)束禮詞的排列同于縮行式，即日期可置于信箋右上方，結(jié)束禮詞放在正文下的

4、右邊或居中，事由行多與左線邊緣排齊，但也可居中。（三）信封的寫(xiě)法在寄往國(guó)外信函的信封上，書(shū)寫(xiě)收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于國(guó)內(nèi)信封的寫(xiě)法，其主要特點(diǎn)是

5、：1、寄信人姓名、地址寫(xiě)在信封的左上角，商貿(mào)機(jī)構(gòu)所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址；2、收信人姓名地址寫(xiě)在信封中央偏下位置，現(xiàn)在的流行寫(xiě)法，除縮略語(yǔ)外，已不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；3、郵票貼在信封右上角，現(xiàn)國(guó)外來(lái)函大多已在右上角印妥郵資；4、寄信人和收信人姓名、地址現(xiàn)多用齊列式，也可用縮行式。其真的不掉線嗎？？、？？？？？？？？？？？？排列順序與漢語(yǔ)相反，先寫(xiě)姓名，后寫(xiě)地址，寫(xiě)地址應(yīng)由小至大，即先寫(xiě)機(jī)構(gòu)名稱，依次

6、寫(xiě)門(mén)牌、街道城市名、州（?。┟班]區(qū)代號(hào)，最后寫(xiě)國(guó)名；5、關(guān)于信件類別，投遞方式及其他事項(xiàng)說(shuō)明，寫(xiě)在信封左邊寄信人地址下，或?qū)懺谧笙陆恰Ｈ鐟岩尚偶芊袼徒皇占?，可在信封最下緣?biāo)明“IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTO…”,意為“無(wú)法投遞，請(qǐng)退交……”（四）具體內(nèi)容建立貿(mào)易關(guān)系建立貿(mào)易關(guān)系（EstablishingBusinessRelations）是雙方業(yè)務(wù)往來(lái)的基礎(chǔ)，要擴(kuò)大貿(mào)易往來(lái)，就必須在鞏固發(fā)展已有的業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷物色新的貿(mào)易對(duì)象，不斷拓展業(yè)務(wù)關(guān)系。建立貿(mào)易關(guān)系的方法大體（如廣告、函電等）來(lái)建立聯(lián)系。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中，后者由于傳播速度快，擴(kuò)散面廣而被廣

7、泛采用。無(wú)論采用哪種方法，都必須事先做好市場(chǎng)調(diào)研市場(chǎng)調(diào)研一般著重這幾個(gè)方面：1、該市場(chǎng)的商業(yè)習(xí)慣，海關(guān)條例，特別是習(xí)慣作法和付款條件；2、進(jìn)出口機(jī)構(gòu)及其國(guó)內(nèi)商業(yè)聯(lián)絡(luò)途徑；3、市場(chǎng)購(gòu)買力，消費(fèi)者的興趣、愛(ài)好；4、同類商品的競(jìng)爭(zhēng)情況；5、貿(mào)易制度、關(guān)稅制度和進(jìn)出口管制條例；6、港口條件、地理、社會(huì)、政治情況。新的貿(mào)易對(duì)象的名稱、地址，一般可以從這幾個(gè)方面來(lái)獲得：1、代理商、推銷小組的推薦；2、現(xiàn)有來(lái)往的銀行或客戶的介紹；3、貿(mào)促會(huì)和商會(huì)的介紹；4、駐外使館商務(wù)處的介紹；5、各種傳播媒體。在與新的貿(mào)易對(duì)象聯(lián)系前，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行資信調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括資金情況，經(jīng)營(yíng)能力、商業(yè)信譽(yù)等等。建立貿(mào)

8、易關(guān)系的函電，可以介紹本機(jī)構(gòu)所經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)，寄送商品目錄、價(jià)格表及樣品等。為了促進(jìn)交易，也可以詢問(wèn)對(duì)方的愿望和要求。建立貿(mào)易關(guān)系的函電，必須熱情誠(chéng)懇，除注意禮貌外，不必過(guò)于謙虛，一定要給對(duì)方留下一個(gè)良好的印象。詢盤(pán)詢盤(pán)又稱詢價(jià)。指交易一方欲購(gòu)買或出售某種商品，向另一方發(fā)出的探詢買賣該商品及有關(guān)交易條件的一種表示。按詢盤(pán)的內(nèi)容可分為一般函詢和具體詢盤(pán)。一般詢盤(pán)是買方僅僅為了了解情況向賣方要商品目錄本、價(jià)目單、樣本、形式發(fā)標(biāo)（作報(bào)價(jià)單用），等等。具體詢盤(pán)是買方有做買賣的要求