如何管理檔案

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1、檔案管理辦法　一、文件材料的歸檔要求：　　1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍?！　?.公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理?！　?.歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。　　4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌?！　?.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系?！　?.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式?！　?.歸檔的文件材料必須為正本。

2、　　8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。　　9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。　　10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔?！　?1.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰?！　《?、各部門資料歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）　　三、歸檔時間：　　1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后

3、的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔?！　?.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔?！　?.外購船舶、設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔?！　?.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔?！　?.每年形成的會計檔案，由財務(wù)主管及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔?！　?.電子文件邏輯歸檔實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致?！　?.榮譽檔案由行政主管收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔?！　?.聲像

4、檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。　　9.相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔?！　?0.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔?！　?1.變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔?！　?2.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔?！　?3.公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔?！　《?、檔案查（借）閱制度　　檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：　　1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔

5、案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記?！　?.本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還?！　?.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)?！　?.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總裁同意審核后方能帶出?！　?.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借?！　∪?、

6、檔案的保密制度　　1.凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放?！　?.檔案庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖?！　?.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任?！　?.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)?！　?.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任?！　?.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項保密制度?！　?.定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理?！　∷?、檔案鑒定、銷毀制度　　1.檔案管理員編制本企業(yè)的檔案

7、保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。　　2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。　　3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值?！　?.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充?！　?.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同行政主管核查、總裁審批。銷毀檔時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密?！　n案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字　

8、　五、檔案保管統(tǒng)計制度　　1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整?！　?.檔案庫房嚴(yán)禁堆放食