文檔編輯制度

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1、明是非而察全局，修己身以利社群——廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）廣東醫(yī)學(xué)院第二十五屆學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）檔案管理制度學(xué)生會(huì)的檔案是學(xué)生會(huì)工作必不可少的史料憑證，也是維系學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性、有序性的有力保障。檔案的規(guī)范與否關(guān)系著學(xué)生會(huì)的整體形象，體現(xiàn)著學(xué)生會(huì)的整體素質(zhì)，同時(shí)也為學(xué)生會(huì)平時(shí)的工作表現(xiàn)提供了客觀合理的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，為統(tǒng)一學(xué)生會(huì)的檔案管理，做到真正的有章可循，獎(jiǎng)懲分明，特制定學(xué)生會(huì)檔案管理制度，具體如下：一、文檔類型（一）學(xué)生會(huì)管理制度及各部門規(guī)章制度；（二）學(xué)生會(huì)及各部門各級(jí)委學(xué)期學(xué)年工作計(jì)劃、總結(jié)；（三）學(xué)生會(huì)及各部門

2、各項(xiàng)大型活動(dòng)資料（包括活動(dòng)計(jì)劃書、通知、宣傳海報(bào)、活動(dòng)流程、工作安排、具體分工名單、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)總結(jié)、經(jīng)費(fèi)總結(jié)及照片等）；（四）會(huì)議紀(jì)錄；（五）學(xué)生會(huì)干部個(gè)人檔案（干部報(bào)名表、干部評(píng)優(yōu)鑒定必須紙檔保存）；（六）各種校黨及校團(tuán)發(fā)的文件；（七）其他資料，如通訊錄、通知等。二、文檔書寫格式　廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）明是非而察全局，修己身以利社群——廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）（一）除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書名號(hào)外，公文標(biāo)題不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；（二）正文標(biāo)題設(shè)置段后0.5行，每自然段需左空四個(gè)字符；（三）包含關(guān)系中的回行不用冒號(hào)；（四）各類文檔（通

3、知除外）應(yīng)用統(tǒng)一字體，標(biāo)題用小二號(hào)字、宋體、加粗、居中，正文及落款用三號(hào)字、仿宋GB-2312；通知標(biāo)題用二號(hào)字、宋體、加粗、居中，內(nèi)容及落款與其他文檔要求一致；公文結(jié)尾部分的主題詞用三號(hào)字、黑體，居左頂格，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用三號(hào)字、宋體，詞目之間空1字；（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日；（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（１）”；（七）文件中的數(shù)字（除成文日期外），在結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他的使

4、用阿拉伯?dāng)?shù)字；（八）文件內(nèi)容上用語要準(zhǔn)確，簡潔，不出現(xiàn)冗長或錯(cuò)誤的詞句；（九）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位；（十）各文件標(biāo)題必須規(guī)范化簡練，標(biāo)明所含內(nèi)容的性質(zhì)；廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）明是非而察全局，修己身以利社群——廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）（十一）文件內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)先用全稱并注明簡稱，使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名；（十二）公文如有附件，在正文下空一行左空4字符處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上

5、角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）；（十三）落款要超過一頁紙的中間，當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹侣淇顣r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使落款與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決，應(yīng)保持文檔整體的美觀性、簡潔性、充實(shí)性；（十四）落款中成文日期要用漢字完整地寫出年、月、日，“零”寫為“○”（用拼音法輸入），成文時(shí)間標(biāo)識(shí)在發(fā)文機(jī)關(guān)中間；（十五）書面稿必須存檔于辦公室的資料存放柜，由辦公室分管文檔的副主任負(fù)責(zé)管理，電子稿

6、的存檔必須發(fā)給辦公室，由辦公室分管文檔的副主任統(tǒng)一歸檔管理。三、文檔管理細(xì)則廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）明是非而察全局，修己身以利社群——廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）各部門應(yīng)確立專人負(fù)責(zé)本部門的整理資料，并在規(guī)定日期內(nèi)上交辦公室，具體要求如下：（一）各部門需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將電子版文檔上交辦公室，由辦公室統(tǒng)一打印，方便規(guī)范管理，以歸檔備案，相關(guān)部門須備有個(gè)人存檔，以備后用；（二）在沒有特殊情況下，學(xué)期計(jì)劃在開學(xué)后兩周內(nèi)上交，學(xué)期總結(jié)在學(xué)期結(jié)束前一個(gè)月上交；如另有通知，則按通知要求時(shí)間內(nèi)上交；（三）主辦活動(dòng)的部門，需在活動(dòng)結(jié)束十天內(nèi)，向辦公室上交活動(dòng)的相

7、關(guān)資料總結(jié)（必須齊全）；（四）如有特殊情況不能按期上交相關(guān)文檔的，該部門部長應(yīng)向辦公室主任說明延交理由；（五）各個(gè)部門增加或更替干部干事，必須在變動(dòng)完成后兩天內(nèi)向辦公室遞交變動(dòng)情況。增加人員則應(yīng)由本部門部長向辦公室領(lǐng)取表格后，增建檔案。四、文檔外借制度（一）文檔原則上不外借，但因工作需要確實(shí)需外借文檔的，應(yīng)作借出登記，須由經(jīng)手人簽字，并在一周內(nèi)歸還；若借閱滿一周仍需使用的，請(qǐng)重新登記，辦理續(xù)借手續(xù)。（二）必須保持文件的完整性1.借閱者在外借有關(guān)文檔前應(yīng)對(duì)文檔進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時(shí)向辦公室人員提出；2.廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）明是非而察全局，

8、修己身以利社群——廣東醫(yī)學(xué)院學(xué)生會(huì)（東莞校區(qū)）文檔在外借期間如發(fā)生丟失、損壞，則由外借人員自費(fèi)重新打印一份歸還辦公室，并追