采購訂單與采購合同管理

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1、第4章采購訂單與采購合同管理采購訂單與采購合同管理采購訂單和采購合同管理是采購管理中的重要內(nèi)容。一般企業(yè)在確定了需要量和供應(yīng)商之后，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，作為日后雙方簽訂合同的一個依據(jù)。而采購合同是在雙方協(xié)商取得一致的基礎(chǔ)上所簽訂的一種經(jīng)濟(jì)合同。4.1采購訂單管理4.2采購合同管理4.1采購訂單管理一、采購訂單的制定二、采購訂單的管理三、采購訂單的跟蹤一、采購訂單的制定1、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃2、評估訂單需求3、計(jì)算訂單容量4、制訂訂單計(jì)劃1、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃1）市場部門提交的要貨計(jì)劃(銷售計(jì)劃)2）生產(chǎn)部門提交的生產(chǎn)物料需求計(jì)劃（MRP），MRP來源主生產(chǎn)計(jì)劃，物料清單文件和庫存文件。

2、3）供應(yīng)商群體供應(yīng)信息資料—訂單環(huán)境資料4）擬訂訂單計(jì)劃說明書（物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等）并附有市場需求計(jì)劃、生長計(jì)劃和訂單環(huán)境資料。2、評估訂單需求1）分析市場需求全面考慮要貨計(jì)劃的全面性和嚴(yán)謹(jǐn)性2）分析生產(chǎn)需求分析不同生產(chǎn)時期產(chǎn)生不同生產(chǎn)需求3）確定訂單需求分析市場需求和生長需求的結(jié)果作為訂單需求。3、計(jì)算訂單容量1）分析項(xiàng)目物料供應(yīng)資料——所需采購物料的供應(yīng)商信息2）計(jì)算總體訂單容量——多個供應(yīng)商可供給的物料數(shù)量和可供給的到貨時間。3）計(jì)算已承接的訂單量——某供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量4）確定剩余訂單容量——物料供應(yīng)商群體總體訂單容量-已承接訂單量4、制

3、訂訂單計(jì)劃1）對比訂單需求量和訂單容量如果需求小于容量，則無論需求有多大，容量總能滿足需求，企業(yè)可根據(jù)物料需求來制訂訂單計(jì)劃；如果容量小于需求，則會產(chǎn)生剩余物料需求，則需要對剩余物料需求重新制訂認(rèn)證計(jì)劃；2）綜合平衡綜合考慮各種要素，必要時調(diào)整訂單計(jì)劃，計(jì)算剩余訂單需求。3）確定余量認(rèn)證計(jì)劃對于剩余需求，要提交認(rèn)證計(jì)劃制定者處理，要確定能否按照物料需求規(guī)定的時間及數(shù)量交貨。4）制訂訂單計(jì)劃下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計(jì)劃入庫量-現(xiàn)有庫存量+安全庫存量；下單時間=要求到貨時間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖時間。二、采購訂單的管理1、采購訂單明細(xì)管理2、采購訂單的主要內(nèi)容1、采購訂單的明細(xì)

4、管理采購訂單的明細(xì)管理指通過對采購訂單各項(xiàng)目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握材料訂購的情況。1）訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價、付款方式等2）按用途不同分為：第一聯(lián)：供應(yīng)商聯(lián)，供應(yīng)商交貨時憑證；第二聯(lián)：回執(zhí)聯(lián)，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回企業(yè)；第三聯(lián)：物料聯(lián)，作為企業(yè)控制存量和驗(yàn)收的參考；第四聯(lián)：請款聯(lián)，作為結(jié)算貨款的依據(jù)；第五聯(lián)：承辦聯(lián)，由制發(fā)訂購單的單位自存。2、采購訂單的主要內(nèi)容1）交貨方式：交貨時間、交貨地點(diǎn)。2）驗(yàn)收方式：檢驗(yàn)設(shè)備、檢驗(yàn)費(fèi)用、不合格退貨規(guī)定等。3）罰則：延遲交貨或品質(zhì)不符扣款。4）履約保證：按合同的百分之幾。5）品質(zhì)保證：保修或包

5、換期限。6）仲裁或訴訟：仲裁地點(diǎn)或法院7）其他三、采購訂單的跟蹤1、合同執(zhí)行前的訂單跟蹤2、合同執(zhí)行過程中的訂單跟蹤3、合同執(zhí)行后的訂單跟蹤1、合同執(zhí)行前的訂單跟蹤訂單人員應(yīng)該與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確認(rèn)可以供應(yīng)本次物料的供應(yīng)。如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，那么可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。2、合同執(zhí)行過程中的訂單跟蹤1）嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。兩種方式：①存在加工，②庫存直銷。對于②，一些存在加工過程的產(chǎn)品，可以向供應(yīng)商派常駐代表。2）緊密響應(yīng)生長需求形式需求緊急或需求出現(xiàn)滯銷，可以與供應(yīng)商溝通解決。3）慎重處理庫存控制4）控制好物料驗(yàn)收環(huán)節(jié)3、合同執(zhí)行后

6、的訂單跟蹤1）按照合同支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款2)檢驗(yàn)使用過程出現(xiàn)問題，與供應(yīng)商溝通解決4.2采購合同管理一、概述二、采購合同的簽訂三、采購合同的管理一、概述1、采購合同的概念2、采購合同性質(zhì)3、采購合同的具體內(nèi)容1、采購合同的概念物資流通企業(yè)根據(jù)市場需要，向物資的生產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企業(yè)購買某種物資而簽訂的協(xié)議。物資采購合同的期限一般比較長，有時是分期分批地成交。2、采購合同性質(zhì)采購合同是具有權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)合同1）具有法律約束力；2）雙方當(dāng)事人地位平等；3）合同當(dāng)事人在簽訂合同時的意思表示是自愿、真實(shí)的。3、采購合同的具體內(nèi)容——首部、正文、尾部首部：名稱、編號、簽訂

7、日期、簽訂地點(diǎn)、買賣雙方的名稱正文：合同的主要內(nèi)容尾部：合同的份數(shù)、使用語言及效力、附件、合同的生效日期、雙方簽字蓋章(1)商品名稱(2)品質(zhì)規(guī)格(3)數(shù)量(4)單價總價(5)包裝商品本身屬性(6)交貨時間(7)交貨地點(diǎn)(8)交貨方式(9)交貨單位(10)交貨物資驗(yàn)收(11)付款方式(12)運(yùn)輸方式交易條款(13)違約責(zé)任(14)不可抗力（15）合同附則及其他條款其他條款正文二、采購合同的簽訂在實(shí)際簽訂過程中，合同的雙方當(dāng)事人必須針對合同的主要內(nèi)容，反復(fù)磋商，直至取得一致意見，合同才成立。1、合同簽訂前