檔案的科學(xué)化管理

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1、檔案的科學(xué)化管理摘要：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個(gè)人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會(huì)功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實(shí)真相的重要載體，是知識(shí)的存儲(chǔ)器，是知識(shí)咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護(hù)過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。著名企管專家譚小芳老師表示，把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)正在被記憶庫和知識(shí)庫的認(rèn)識(shí)所取代，檔案在被社會(huì)各界的利用過程中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，發(fā)揮它的潛在價(jià)值。為了在信息管理和知識(shí)管理中把握機(jī)遇，檔案工作者需要不斷研究新問題、掌握新方法、更新知識(shí)以勝任新的歷史使命。關(guān)鍵詞：文書檔案；科學(xué)化管理；文檔一體化當(dāng)今世界已

2、進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。5檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的

3、基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。要做到檔案的科學(xué)化管理，我們因從以下幾方面著手：1文檔一體化?　　長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行

4、，文書處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者出現(xiàn)文書檔案管理程序過于復(fù)雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個(gè)別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。鑒于此，隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運(yùn)動(dòng)的整個(gè)生命過程，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。?5　　另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管

5、理大工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正的實(shí)施將對(duì)文書檔案的科學(xué)化管理帶來嶄新的發(fā)展空間，將使得文書檔案管理進(jìn)行一個(gè)更加科學(xué)，有序的管理階段。而文檔一體化的有效真正實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，即從文書處理工作開始實(shí)行規(guī)范化。通過對(duì)文書檔案實(shí)行超前控制，這樣一來使得文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的前處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長久的價(jià)值體現(xiàn)，從而充分發(fā)揮文書檔案的真正效果。?2基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理?　　隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文

6、書檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式；文書檔案的歸檔等操作過程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理?；谟?jì)算機(jī)的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對(duì)文件進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書檔案進(jìn)行拆卷重做，這就浪費(fèi)資源和勞動(dòng)力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理根本不會(huì)出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時(shí)修改顯得方便快捷。再且，基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻(xiàn)信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，使得文書檔案資源隨時(shí)可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)

7、率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無法能及的。同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行計(jì)算機(jī)化處理也是解決文檔分離，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的根本辦法。?53提出檔案管理工作的要求?（1）擁有專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平?鑒于文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。?（2）做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作?文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文