文書檔案專職崗位職責

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1、文書檔案專職崗位職責文書檔案專職是在公司綜合管理部主任的領導下，重點負責江蘇蘇星物業(yè)管理有限公司（以下簡稱公司）的公文、保密工作、檔案、機要文件、文印、企業(yè)班組建設、企業(yè)基礎工會建設等方面的管理工作。一、公文管理文書檔案對公文的管理，主要體現(xiàn)在公文從編制、審核、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的一個完整周期中，依照公司相關規(guī)定對公文進行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的過程。（一）.負責公文收取工作公司公文收取主要有三個途經(jīng)：1.從協(xié)同辦公上收取的省電力公司等上級單位下發(fā)的通知、指示、通告、簡報等文件。2

2、.由綜合秘書提供的公司編訂下發(fā)關于行政、黨政、紀委、工會等方面的文件。3.在外參加會議、培訓等發(fā)放的文件。協(xié)同系統(tǒng)上的文件收取后，須在一個工作日內通知綜合管理部主任處理，緊急文件須立即上報。（二）負責公文運轉工作1.協(xié)同辦公系統(tǒng)上收取的文件（1）需要上報回執(zhí)的會議、培訓通知，打印并標明會議時間、地點等要素后交綜合管理部主任辦理。（2）常規(guī)文件，在收取后第一時間通過協(xié)同系統(tǒng)轉發(fā)至綜合管理部主任辦理。（3）協(xié)同系統(tǒng)上的收取的文件，須按照主任回復的具體批示，將對應文件轉發(fā)給相關責任部門、管理處、個人閱讀、辦理或按照主任批示在

3、協(xié)同系統(tǒng)上直接辦結該文件。2.由綜合秘書提供的需要傳達給公司各部門、管理處的文件運轉，可通過協(xié)同系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)進行轉發(fā)，轉發(fā)后須通過短信平臺告知相關人員。（三）負責公文發(fā)放工作由綜合秘書提供需要通過協(xié)同系統(tǒng)正式發(fā)文的文件，須通過協(xié)同系統(tǒng)進行編號、排版、系統(tǒng)蓋章、系統(tǒng)發(fā)送四個操作步驟完成。同時需要注意：1.紙質文件發(fā)放過程中，接收文件的人員須在《文件收發(fā)登記表》上簽字。2.重要的、不可復印外傳的文件，須打上水印后，按照對應編號發(fā)放。3.按照文件緊急程度可分為緊急、重要、普通三類，需分別在1個、2個、3個工作日內完成發(fā)放工

4、作。（四）負責公文存檔工作文件運轉流程結束后，將文件原稿（有紅頭的、有公章的、有重要領導簽字的）分類編號存檔，并登記臺賬。二、保密工作管理1.負責健全公司保密組織體系。2.負責健全公司保密工作宣傳教育體系。3.負責健全公司保密工作的規(guī)章制度體系。4.負責健全公司保密工作的訂密管理體系。5.負責健全公司保密工作的科技保障和管理防范體系。6.負責健全公司保密工作的監(jiān)督檢查體系。三、檔案工作管理1.貫徹執(zhí)行省公司有關檔案工作的方針、政策、指示和規(guī)定，并制定公司檔案管理的管理辦法。2.負責公司文件的收集、鑒定、整理、歸檔和保管

5、工作。對各部門、管理處形成的各種資料的臺賬建設工作進行監(jiān)督和指導。3.負責收集、整理各部門、管理處的有關檔案材料。4.負責將收集的資料進行系統(tǒng)整理、編排、立卷，并根據(jù)標準分類法進行加工和保管。將永久、長期、短期分類存放，編寫案卷目錄、專題索引、卡片，分類匯編。6.負責檔案的保密工作。不將檔案內容外泄，未經(jīng)領導批準，禁止任何人私自調檔。7.負責檔案統(tǒng)計工作。收集、銷毀、使用檔案都必須登記、造冊，對檔案收進、移出和保管情況清楚。按上級要求及時向上級檔案管理部門上報有關檔案情況的各種報表。8.負責檔案鑒定工作，對應銷毀的文件

6、材料及時清理，按規(guī)定銷毀。密級較高的文件要按有關保密規(guī)定辦理；超過保存期限的一般文書材料的銷毀，要登記文號或在收入登記簿上加蓋銷毀章。所有須作銷毀處理的檔案材料，均須按照公司相關管理規(guī)定操作。四、機要文件管理負責將綜合秘書轉交的機要文件按照保密等級進行分類等級并存檔。五、文印管理負責將經(jīng)公司綜合管部主任批示的需要印刷的文件，按照緩急程度、保密等級和先后順序分別印制。印制時要填寫《文件印刷登記表》詳細記錄印刷份數(shù)、發(fā)放時間、接收部門。文件交接時須在《文件收發(fā)登記表》上簽字，原件按檔案管理相關辦法存檔。六、公司班組建設管理

7、1.負責編訂公司《班組建設管理辦法》。2.負責編訂公司《星級班組建設考核測評表》。3.負責督促跟進公司各部門、管理處班組的建設工作并給予指導意見。七、公司工會基礎建設管理1.負責公司職工活動中心的籌建工作。2.負責組織實施公司職工活動中心工作的開展。八、協(xié)助公司領導協(xié)調和推進公司日常工作并督促落實1.協(xié)助綜合秘書專職處理日常文件收發(fā)工作。2.協(xié)助公司黨群專職開展黨務、工會活動。3.協(xié)助公司綜合事務專職處理輿情管理、企業(yè)文化標識創(chuàng)建等工作。九、協(xié)助企業(yè)文化長廊、公司網(wǎng)站、刊物的編輯工作1.協(xié)助公司新聞稿件的收集整理工作。

8、2.協(xié)助完成公司企業(yè)文化長廊的更新工作。十、完成領導交辦的其他事項