文書(shū)檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理

《文書(shū)檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫(kù)。

1、文書(shū)檔案管理一.什么是文書(shū)檔案文書(shū)檔案是指各單位在其工作活動(dòng)中形成的，已經(jīng)處理完畢，具有一定保存價(jià)值或領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料。二.文書(shū)檔案的保管期限及歸檔范圍（一）文書(shū)檔案保管期限文書(shū)檔案的保管期限通常分為永久、長(zhǎng)期（16—50年左右）、短期（15年以下，含15年）三種。文書(shū)檔案少的單位，可只分長(zhǎng)期和短期兩種。1.凡是記述和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史及科學(xué)研究等工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，應(yīng)列為永久保管。2.凡是反映本單位一般活動(dòng)，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考價(jià)值的文件材料，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限劃定原則：3.凡是在較短時(shí)期內(nèi)本單位需要查考的文

2、件材料，應(yīng)列為短期保管。4.凡是集團(tuán)普發(fā)性的文件，下屬各級(jí)公司、辦事處應(yīng)列為短期保管。參照文書(shū)檔案保管期限表.doc（二）文書(shū)檔案歸檔范圍：參照國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍.doc（見(jiàn)教課書(shū)第276頁(yè)）三、文書(shū)檔案材料的整理（一）以“件”為單位進(jìn)行整理1.整理原則遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.質(zhì)量要求（1）歸檔文件應(yīng)齊全完整。對(duì)已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。如：熱敏傳真件；（2）整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。3.整理方法歸檔文件的整理，以件為單位，按分類(lèi)、裝訂、排列、加蓋檔號(hào)章、裝盒、編

3、目等步驟進(jìn)行。（1）分類(lèi)A.區(qū)分機(jī)構(gòu)：將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)分開(kāi)。（此項(xiàng)只適用于按文書(shū)整理部門(mén)整理歸檔文件的單位）B.區(qū)分年度：將文件按其形成年度分開(kāi)。C.區(qū)分進(jìn)館與不進(jìn)館：將文件按進(jìn)館與不進(jìn)館分開(kāi)。將屬于招商局檔案館進(jìn)館范圍的文件，分為永久和長(zhǎng)期保管兩大類(lèi)，送交招商局檔案館。（2）裝訂歸檔文件材料按件裝訂，使用的裝訂材料應(yīng)有利于檔案的保護(hù)。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。（3）文件編號(hào)文書(shū)材料排列完畢后應(yīng)逐件編號(hào)，在每件文書(shū)材料首頁(yè)右上端的空白位置加蓋檔號(hào)章，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容檔號(hào)章式樣：全宗號(hào)年度保管期

4、限機(jī)構(gòu)-件號(hào)A0012007長(zhǎng)期A001填寫(xiě)方法：全宗號(hào)：檔案館給立檔單位全宗編制的代碼。年度：文件材料的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。保管期限：整理時(shí)確定的文書(shū)材料保管期限，即”永久”、“長(zhǎng)期”或“短期”。機(jī)構(gòu)：本單位各個(gè)部門(mén)的代碼。（為了編號(hào)的統(tǒng)一，機(jī)構(gòu)代碼可以用大寫(xiě)的英文字母標(biāo)注；集中統(tǒng)一整理歸檔文件的單位，機(jī)構(gòu)代碼統(tǒng)一用“X”標(biāo)注）。件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。從“001”開(kāi)始標(biāo)注。*注意事項(xiàng)：編制件號(hào)時(shí)，同一年度、同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)的檔案，只編一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)不得重復(fù)（4）編目歸檔文件目錄:由件號(hào)、文件字號(hào)、文件形成日期、責(zé)任者、文件題名、文件頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)組成。歸檔

5、文件目錄樣式：歸檔文件目錄件號(hào)文號(hào)日期責(zé)任者文件題名頁(yè)數(shù)備注001檔字（2007）001號(hào)20070101招商局檔案館關(guān)于培訓(xùn)的通知2002招行政字（2007）12號(hào)20070416集團(tuán)行政部通知[關(guān)于“五一”勞動(dòng)節(jié)放假的通知]1填寫(xiě)方法文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。如：招行政字（2006）126號(hào)日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2006-06-06責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。文件題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文書(shū)材料的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。備注：注釋文書(shū)材料需說(shuō)明的情況。歸檔文件目錄

6、應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面，便于檔案移交進(jìn)館，并以備手工檢索。歸檔文件目錄封面式樣：如右圖:歸檔文件目錄全宗名稱(chēng)：招商局檔案館年度：2007保管期限：長(zhǎng)期起止件號(hào)：001-123裝盒、填寫(xiě)檔案盒封面與背脊a.裝盒：將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，其厚度不超過(guò)檔案盒厚度。b.檔案盒封面：填寫(xiě)立檔單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。如：招商局國(guó)際有限公司或招商局國(guó)際c.檔案盒背脊：包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)。填寫(xiě)備考表：備考表項(xiàng)目包括盒內(nèi)檔案情說(shuō)明、整理者、檢查人、日期備考表式樣如右圖：整理者：填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期

7、。盒內(nèi)檔案情況說(shuō)明：（說(shuō)明盒內(nèi)檔案缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。）整理者：檢查人：年月日關(guān)于“件”的含義：a.一般以一份文件為一件；b.各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書(shū)刊等一冊(cè)（本）為一件；C.文件正本與定稿為一件；d.正文與附件為一件；e.原件與復(fù)制件為一件；f.轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；g.來(lái)文與復(fù)文為一件。會(huì)計(jì)檔案管理一、會(huì)計(jì)檔案概述概念：會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算等一系列活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄