150607_不要再Best Regards了

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1、不要再BestRegards了!英文Email四大問題撰文者AlisaTu??Email是目前職場上最常被使用的溝通往來工具,人人都會寫,但卻非人人都可抓到其中的竅門,進而寫出一篇能為自己及公司建立專業(yè)形象、又能讓收件人想立即回信的email。到底臺灣人的英文email都犯了什麼樣的錯誤呢?以下整理了臺灣人在職場的英文email中最常犯的四大錯誤和範例。問題一:Email?主旨要簡短有力,才會讓人一看就懂?首先,主旨欄千萬不可以空白,否則可能會導致email被當成垃圾信件。再來,若信件內(nèi)容經(jīng)雙方一再的往來答覆,內(nèi)文的討論事項已脫離原主旨,那麼請務(wù)必刪除先前的信件內(nèi)文,並換上一個新的主旨,一

2、來是讓收件人更清楚信件內(nèi)容,二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後,不可將信件所有內(nèi)容放在信件主旨欄,那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象,更別談對方對你會有後續(xù)的聯(lián)繫和回應(yīng)了。其實寫一封商業(yè)英文書信一點也不難,要記住:忙碌的商務(wù)人士每天收到的email至少約20封,而主管們甚至會收到上百封的email,因此想吸引收信人的目光或是贏得對方祕書的注意,獲得快速回信,祕訣在於你的email是否下了個好主旨。一個好的email主旨,要有三個大原則:條理分明、目標明確、符合內(nèi)容。以下為幾個email常見的問題,一起來比較錯誤及正確的用法?!ゅe誤一:主旨不夠清楚明白?Subject:Request(

3、主旨:請求)?v.s?Subject:QuotationRequestforGiftBags(主旨:贈品袋的詢價請求)第一個主旨雖然易讀也與內(nèi)容相關(guān),但卻一點也不明確。第二個主旨把Request(請求)更明確化為QuotationRequest(詢價請求),又再進一步加上forGiftBags(關(guān)於贈品袋),雖然還沒看完信件全文,但這主旨已夠明確易讀,讓收件人只要一眼瞥過,就可以馬上對應(yīng)到相關(guān)資訊和流程,並且快速地回覆這封要求信件?!ゅe誤二:主旨沒有詳細時間說明?Subject:SalesPromotion(主旨:促銷活動)?v.s?Subject:SalesPromotionfor201

4、2A/WCollection(主旨:2012秋冬新品上市的促銷活動)?第一個主旨雖然比Sales來得明確,但到底是哪種的促銷活動呢?第二個主旨多了for2012A/WCollection,幫助收件人更明確點出信件內(nèi)文是關(guān)於新品上市,這樣的主旨才能快速帶到重點。問題二:Email?的開頭該直呼名字還是用DearSir/Madam??在寫英文信件時,是否曾對公式化的DearSir/Madam感到陳腔濫調(diào)?也有人會問Dear翻成中文是「親愛的」的意思,我明明和對方不太熟,這樣稱呼會不會太親暱了呢?在英文email規(guī)則中,Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思,DearSir/Madam是使用在寫

5、信給不知其名的人,亦即我們所謂的「敬啟者」。我們也可以將Dear解釋為「致~」,例如DearAlisa就是致Alisa的信;當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇,其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字,例如:HiAlisa,或是GoodmorningAlisa,而該如何拿捏就在於你和收件人的關(guān)係、以及你們溝通的頻率。從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關(guān)係,想較親近一點,你就可以署名Alisa;若想與對方保持距離,就可以連名帶姓的署名AlisaTu。同樣地,對方也會從中嗅出你的署名密碼,而和你維繫你所預設(shè)的雙方關(guān)係。另外,當你收到對方回覆時,觀察對方如何稱呼你,以及如何在信末署

6、名,你就知道下一次寫信時,你也能怎麼稱呼對方。問題三:Email?的用詞口氣越正式就越專業(yè)嗎?很多人都認為要寫好一封email就是要使用正式的措辭和口氣,而且還要公事公辦、就事論事,才能呈現(xiàn)出自己在工作上的專業(yè)度。但,這絕對是個錯誤的大迷思。英文email內(nèi)文的寫作重點是,讓內(nèi)文如同平常對話的口氣,不打官腔也不咬文嚼字,所以在一般談話中不會用到的措辭,在email中也不會出現(xiàn)。臺灣的英語教育總是要求我們在寫作時,要使用看似厲害專業(yè)的用字遣詞和片語,和高階的文法技巧,才能得到令人滿意的高分成績,但實際上,一封正確適當?shù)膃mail內(nèi)容,是要讓人感到一目了然,又可以明確的收到所要傳達的意思。以大

7、家常犯的錯誤舉例來說,請比較兩封信中內(nèi)文的第一段wespokeearlier(信件一)和wetalkedinthemorning(信件二)。信件一:Subject:Problemsolved!!Jessie---wespokeearlier,andgladtonotetheproblemissolved.Ifyouneedfurtherinformationorassistancepleaserevert.Thanks&

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