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1、東莞喜來登大酒店采購部管理手冊目錄第一章…………采購管理制度第二章…………采購部工作流程第三章…………采購部各崗位職責(zé)及分工第四章…………采購部相關(guān)工作表格.喜來登大酒店采購管理制度為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:一、采購管理部門酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財務(wù)部管理,接受財務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責(zé)酒店的采購工作.二、采購部工作基本要求1.所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務(wù)部批準同意2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和
2、品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單3.所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責(zé)5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務(wù)部及董事會6.所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印
3、刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購1.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務(wù)部將不予以報銷2.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜3.采購部負責(zé)跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務(wù)信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.二、采購審批程序1.申購單審批程序：使用部門經(jīng)理(倉庫主管)資產(chǎn)會計復(fù)查董事同意采購部詢價財務(wù)總監(jiān)稽查部行政辦董事會申購單返回采購部2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品
4、,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務(wù)部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查.2.單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì)評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議財務(wù)審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字執(zhí)行合同或協(xié)議(評定小組由采購部、使用部門、財務(wù)部、主管副總、集團稽查組成)3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、
5、2、3款程序執(zhí)行.各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務(wù)部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商確定固定的一個月的供應(yīng)價，在此確認期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價格提供酒店所需的物料.一、采購監(jiān)督采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應(yīng)及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.二、供應(yīng)商管理1.財務(wù)部應(yīng)定期(每
6、月或每季度)牽頭,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應(yīng)商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.2.選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。1.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.采購部工作流
7、程一、各類物品采購工作流程1、倉庫補倉物品的采購工作流程：
倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:
（1）貨品名稱，規(guī)格；
（2）平均每月消耗量；
（3）庫存數(shù)量；
（4）最近一次訂貨單價；
（5）最近一次訂貨數(shù)量；
（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。
經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較
8、,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。2、部門新增物品的采購工作流程：
若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，
