試論文書檔案信息電子化

《試論文書檔案信息電子化》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。

1、試論文書檔案信息電子化摘要：文書檔案管理自古以來就是檔案工作中的重點(diǎn)，是檔案工作的一個重要組成部分。在當(dāng)前的文書檔案管理過程中，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷變化和信息技術(shù)的不斷促進(jìn)使得其在變化過程中也實現(xiàn)了電子檔案管理的過程和方式。通過計算機(jī)管理技術(shù)和數(shù)字化管理模式來實現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確性和統(tǒng)?性，更是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)化管理的主要措施和方針政策。本文通過文書檔案管理過程中的電子化技術(shù)就如何提高其管理過程中的準(zhǔn)確性和完善性成為其主要的管理目標(biāo)。就文書檔案在電子化管理中的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行探討和分析，總結(jié)其解決方法。關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化文書檔案是反應(yīng)各個階段，各個時代的主要政治和管理制度的記錄過程，是社會發(fā)展過程中

2、的主要記錄者。文書檔案記錄了一個社會組織在生產(chǎn)過程中各個階段的重要管理活動和各個業(yè)務(wù)開展?fàn)顩r，是社會發(fā)展過程中主要的體現(xiàn)形式。文書檔案管理是通過由各種已經(jīng)完成的活動中能夠具有保存價值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。隨著當(dāng)前社會中計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的岀現(xiàn)了高水準(zhǔn)，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當(dāng)前人們對檔案管理過程中的系統(tǒng)化，精確化，各種先進(jìn)的技術(shù)在檔案管理丁作中的應(yīng)用不斷的加快，成為當(dāng)前為人

3、們提供準(zhǔn)確信息的前提，用以滿足當(dāng)前人們對信息的需求。一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。1,電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計算機(jī)來查詢。計算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節(jié)省了人工，提高了效率。而U檔案管理的過程也變得更容易操作，只是在計算

4、機(jī)上打打字和點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)便可完成,時間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。2,信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達(dá)到

5、及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時費(fèi)力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)膶绗F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸,保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財力。二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具

6、有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻：現(xiàn)在,通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計算機(jī)病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都対電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝

7、殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護(hù)計算機(jī)和局域網(wǎng)，這就為管理帶來了另一筆費(fèi)用，購買殺毒軟件，增加人員開支。第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)