[精品]淺談電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法

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1、淺談電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法淺談電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法【摘要】當今社會，計算機技術(shù)逐漸被廣泛使用，在一定程度上逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，許多單位已開始運用計算機網(wǎng)絡(luò)進行辦公。建立信息檔案是自動化辦公的一個顯著標志，這樣的信息統(tǒng)計模式方便、快捷，受單位青睞，且極大減少傳統(tǒng)的紙張檔案的浪費。但是，計算機自動化辦公也有許多缺陷，致使單位使用信息檔案時也有些瑕疵，對于此種問題，就要求單位在使用這方面的技術(shù)時耍及時做好規(guī)避風(fēng)險的防范措施，使風(fēng)險最低化。在此基礎(chǔ)上，論文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行了探究。【關(guān)鍵詞】電子信息檔案管理風(fēng)險控制方法計算機是人們生活中一項必不可缺工

2、具，計算機技術(shù)功能的多樣性，給單位的辦公帶來極大地創(chuàng)新變革，單位辦公自動化，工作變得更加方便快捷。在信息化時代，電子信息檔案是最先進的檔案存在形式，這對單位在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展具有重耍意義。按照目前的現(xiàn)實環(huán)境來說，電子信息檔案既有優(yōu)點,也有缺點。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，更具有風(fēng)險性，在沒有積極的防范風(fēng)險措施的情況下，很容易丟失數(shù)據(jù)。因此，單位必須注意保證信息文件中的信息的安全性，使規(guī)避風(fēng)險的積極措施，為了使信息更安全。1避免風(fēng)險的措施提早預(yù)防，預(yù)防風(fēng)險是躲避風(fēng)險的最有用的方法，亦然最經(jīng)濟的方式，就電子檔案而言，應(yīng)該以它本身的已有的缺點為依據(jù)來實施控制管理，保證內(nèi)部信息的安全性，主要措施

3、有:1?1積極引進最新技術(shù)在計算機使用的過程屮，要結(jié)合多種防范措施進行保護。創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上增加信息的安全性,所以，耍引進新的技術(shù)，使風(fēng)險規(guī)避達到最優(yōu)化。設(shè)置密碼是最廣泛使用的方法。在操作系統(tǒng)的電子信息文件的密碼設(shè)置，培養(yǎng)計算機人才的監(jiān)督控制的一些技術(shù)，避免了信息資源的外部因素的干擾。1.2制定制度管理制度在保障信息的安全性中是不可缺少的部分，單位耍及時主動制定嚴格的針對性制度進行防范，同時也可以根據(jù)實際情況制定制度。1.3及時消除風(fēng)險為了確保信息文件的數(shù)據(jù)安全，消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在電腦的維修周期,單位尤其要注意隨時可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并采取積極措施。由于計算機技術(shù)的

4、的復(fù)雜性，只要及時且做到全面對待問題，那就能夠把問題解決掉。例如，對于計算機的病毒，以及時應(yīng)對潛在的風(fēng)險，并采取措施是非常必要的。1.4及時進行預(yù)防和保護一種消除電子信息的風(fēng)險因素的重要措施，它能有效的避免外部因素的破壞信息數(shù)據(jù)，保證信息的安全。2控制風(fēng)險的措施一旦電子信息檔案遭到外界影響，要想把危險降到最低程度，就要求管理人員最大程度地把危險掌控在嚴格的一定的范圍內(nèi)。目前不少單位在制訂實踐應(yīng)變計劃、恢復(fù)計劃、電了訊息檔案，從新安置等方法來減小風(fēng)險，減小電了信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值自身或風(fēng)險虧損。補救措施的方法有事先措施、過后措施。事先措施指的是在虧損產(chǎn)工前為減少損虧程度使用的方案，危

5、害過后措施指的是損失發(fā)生后減少威害實行的方法。值得注意的是，如果有危險的電子文件管理，無論在什么樣的情況下,單位應(yīng)主動及時的處理。3分散風(fēng)險的措施在電子信息檔案管理中，轉(zhuǎn)移策略也是…種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施，轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上就是一種分散風(fēng)險的方式，也就是把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，一般來說，可以從多個方面對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修改，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等。經(jīng)過此種方式的處理之后，我們就可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電了信息檔案管理系統(tǒng)。除此之外，還可以和網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全

6、服務(wù)與電了信息檔案的使用需要相匹配。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣也存在著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標準,那么后果也是很嚴重的。所以，為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失,那么，那些使用電了信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。4評估風(fēng)險的措施如果真的出現(xiàn)不可規(guī)避的風(fēng)險時,單位最重要的就是要及時采取積極措施進行處理，并積極與其他措施相結(jié)合，盡故大努力把風(fēng)險可能帶來的影響控制在最小的范圍。為使計劃更加科學(xué)、有效的預(yù)防措施的目的，風(fēng)險評估，風(fēng)險的及時響應(yīng)，對電子檔案信息的綜合分析，實施，和可能的后果的危險因素探討?；緝?nèi)容需要實施的評價是：危險概率，后果是很危險的，危險的成本分析，

7、什么是適當?shù)念A(yù)防和控制方法。此外，管理者必須樹立風(fēng)險意識，防范各種風(fēng)險，積極建立一套完善的規(guī)劃體系。有一點要注意的是，如果…個已被確定的弱點來控制機制，這可以解釋單位在工作中沒有足夠的重視安全。風(fēng)險防范的最大的缺點是，許多管理者誤認為電子檔案信息沒有危險，在檔案信息管理中不考慮使用安全管理方案，給電子信息檔案帶來了很多的不方便的地方。文件管理的監(jiān)督和控制，必須在管理的各個環(huán)節(jié)中的工作，這是檔案管理工作中極為重要的一部分。在進行評價中，為了保障檔案訊息的安全