【精品】企業(yè)境外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

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1、企業(yè)境外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析及對策郭潤華2012-11-2115:23:53來源：《北京檔案》2011年7期【英文標(biāo)題】AnalysisandCountenneasuresofArchivesManagementofEnterpriseOverseasTnstitutions【作者簡介】郭潤華，小國石化集團(tuán)公司。北京100728【內(nèi)容提要】隨著國際化戰(zhàn)略的逐步實(shí)施，圍繞海外資產(chǎn)和主營業(yè)務(wù)形成了大量境外檔案資料，如何針對境外檔案管理特殊性，解決境外機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題，本文將檔案管理的普遍性原則與境外機(jī)構(gòu)檔案管理的特殊性相結(jié)合，提出了解決問題的措施。【關(guān)鍵詞】境外機(jī)構(gòu)/檔案管理/建議為

2、了解中國石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理基木情況，有針對性提出加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的對策，筆者調(diào)研分析了中國石化中東代表處、國際石油勘探公司西亞-北非大區(qū)公司、國際事業(yè)（中東）有限公司、中原石油勘探局中東石油工程公司、屮國右化英國代表處、聯(lián)合右化（英國）冇限公司、國際右油勘探公司薩摩亞KREUZTALLTD倫敦分公司等7個(gè)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理情況，并針對問題提出加強(qiáng)中國石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的措施。一、中國石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀1?中國石化中東代表處。建立于2004年，主要職責(zé)是代表集團(tuán)公司聯(lián)絡(luò)我駐阿聯(lián)酋及周邊地區(qū)10個(gè)國家的使領(lǐng)館、經(jīng)商處；協(xié)調(diào)、管理小石化在小東地區(qū)各機(jī)構(gòu)；建立信息平臺，為中石化總部

3、相關(guān)部門提供信息和相關(guān)投資、服務(wù)方而的建議；接待總部和總部機(jī)關(guān)及所屈企業(yè)代表團(tuán)。代表處冇專人兼管文件的收發(fā)和其他資料的管理工作，配備有專門的檔案柜，毎年年底對當(dāng)年形成的收發(fā)文、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件材料進(jìn)行整理歸檔，建立有檔案口錄。但沒有專門的檔案管理制度。受辦公條件限制，加之所形成的檔案材料較少，沒有設(shè)立專門的檔案庫房。2?國際石油勘探公司西亞-北非大區(qū)公司。2007年7月1日正式運(yùn)營，為國際石油勘探公司地區(qū)性派出機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)是代表國際石油勘探公司對所轄項(xiàng)目實(shí)施靠前管理，組織完成木部下達(dá)的年度計(jì)劃和預(yù)算，全權(quán)負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過程中的生產(chǎn)、技術(shù)管理、決策、熱線技術(shù)支撐，HSE項(xiàng)目運(yùn)行管理

4、等，對轄區(qū)各項(xiàng)目人力等資源進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配。一名副總經(jīng)理具體分管檔案工作，人區(qū)公司總部建冇專門的檔案資料室，檔案資料室只負(fù)責(zé)保管大區(qū)總部在新項(xiàng)冃開發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營、技術(shù)研究及綜合管理等方而形成的檔案資料。大區(qū)公司下屈各項(xiàng)目公司形成的地質(zhì)檔案資料由各項(xiàng)目公司直接移交國內(nèi)的屮國石化地質(zhì)資料屮心存檔保管。各項(xiàng)目公司安裝了中國石化地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)軟件。目前，大區(qū)公司總部僅是依據(jù)國際石油勘探公司的要求對檔案材料的管理做了一些原則性要求，尚未形成一套系統(tǒng)的檔案管理制度體系，部分業(yè)務(wù)部門形成的應(yīng)歸檔文件材料尚未向檔案室歸檔；形成的大量電了文件現(xiàn)暫時(shí)用移動硬盤進(jìn)行存儲。3?國際事業(yè)（中東）有限公司。200

5、8年1月在阿聯(lián)酋迪拜JebelAli自由區(qū)注冊成立，主要從事設(shè)備材料、石油化工產(chǎn)品的進(jìn)出口業(yè)務(wù)。公司的檔案管理由業(yè)務(wù)經(jīng)理兼職管理，各類檔案分別保管在辦公室檔案柜屮。合同檔案計(jì)劃按國際事業(yè)公司要求于第二年派專人送回國內(nèi)檔案部門保管。4.屮原石油勘探局屮東石油工程公司。2001年10月在阿聯(lián)酋迪拜JebelAli自由區(qū)注冊成立，主要從事右油設(shè)備、機(jī)械、材料、建材等的貿(mào)易，為屮原油111設(shè)在周邊國家的地區(qū)公司提供部分后勤支持服務(wù)，并執(zhí)行中原油出海外項(xiàng)目資金管理的職責(zé)。屮原油田檔案工作實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，油HI檔案管理處負(fù)責(zé)所屬駐外機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。由公司經(jīng)理肯接分管檔案工作，公

6、司檔案按照職責(zé)范圍分為行政檔案、清關(guān)貿(mào)易檔案、會計(jì)檔案三大類，各類檔案均建有目錄，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員按照崗位職責(zé)分別保管，業(yè)務(wù)人員回國進(jìn)行工作交接時(shí)需要同時(shí)進(jìn)行檔案資料交接。公司的營業(yè)執(zhí)照、租房租地合同、租車合同等重要檔案材料，掃描后通過傳真發(fā)冋國內(nèi)檔案室統(tǒng)一存檔管理。5.中國石化英國代表處。2005年注冊登記，主耍職責(zé)是代表集團(tuán)公司聯(lián)絡(luò)我駐英國使領(lǐng)館、經(jīng)商處；協(xié)調(diào)、管理中石化在英各機(jī)構(gòu)；建立信息平臺，為中石化總部相關(guān)部門提供信息和相關(guān)投資、服務(wù)方面的建議；接待總部和總部機(jī)關(guān)及所屈企業(yè)代表團(tuán)。目前，代表處尚未建立專門的檔案管理制度，除收集的各類信息材料按要求及時(shí)傳回國內(nèi)有關(guān)部門外，其他文件

7、材料有承辦人員保存在各自的辦公室文件柜內(nèi)。6.聯(lián)合石化（英國）有限公司。1995年12月12日在倫敦注冊成立，公司主營業(yè)務(wù)是為中國石化集團(tuán)公司代理進(jìn)口原油，套期保值及開展第三方原油貿(mào)易。公司的會計(jì)及業(yè)務(wù)檔案，集屮保存在公司辦公區(qū)的一個(gè)儲藏室內(nèi)，該儲藏室配備有檔案密集架?？偨?jīng)理、副總經(jīng)理和行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)掌管該儲藏室鑰匙。為保護(hù)公司合法權(quán)益，防止失泄密事件發(fā)生，公司規(guī)定所有業(yè)務(wù)文件在公司統(tǒng)一管理,個(gè)人離開吋，不得帶走任何公司文檔。聯(lián)合石化公司也通