實(shí)物(榮譽(yù))檔案管理辦法

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1、XX公司實(shí)物（榮譽(yù)）檔案管理辦法為加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理工作，使實(shí)物檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，總公司《檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合XX公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司）實(shí)際，制定本辦法。第一條本辦法所稱(chēng)實(shí)物檔案，是指公司以及員工個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案，其中包含公司以及員工個(gè)人職務(wù)活動(dòng)而獲得各級(jí)機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的榮譽(yù)檔案。第二條實(shí)物檔案的歸檔范圍（一）公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等。（二）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給公

2、司的題詞、錦旗、字畫(huà)、工藝品等。（三）公司對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品。（四）公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品。（五）公司成立以來(lái)使用過(guò)的牌、（六）員工職務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等，歸檔員工個(gè)人所有；公司檔案室留存復(fù)印件和照片。（七）其它有保存價(jià)值的實(shí)物。第三條實(shí)物檔案的歸檔要求（—）對(duì)屬于歸檔范的實(shí)物，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向檔案室歸檔，集中管理。任何部門(mén)或個(gè)人不得據(jù)為已有。移交接收的辦理參見(jiàn)公司《檔案管理實(shí)施細(xì)則》（二）應(yīng)歸檔的實(shí)物形成后及時(shí)歸檔，隨辦隨歸；由建檔人向公司檔案室移交；由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門(mén)暫時(shí)保留

3、的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案室拍照登記，再辦理借用手續(xù)。（三）歸檔的實(shí)物要保持完整、清潔，不得有缺損、污染。任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。Ui歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔并建立目錄。（五）本單位對(duì)外交往中贈(zèng)送給對(duì)方的重要實(shí)物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。第四條實(shí)物檔案的保管期限實(shí)物檔案的保管期限為永久和定期兩種。永（50年以上）久、定期30年、定期10年。第五條實(shí)物檔案的整理（-）歸檔實(shí)物的分類(lèi)歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件b歸檔實(shí)物分為榮譽(yù)檔案類(lèi)和其他紀(jì)念類(lèi)兩大類(lèi)，榮譽(yù)檔案再分為證書(shū)、獎(jiǎng)狀類(lèi)，獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗類(lèi)，其他類(lèi)型

4、獎(jiǎng)品類(lèi)。(二)歸檔實(shí)物的排列歸檔實(shí)物按種類(lèi)結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列。(三)歸檔實(shí)物的編號(hào)歸檔實(shí)物應(yīng)按分類(lèi)方案和排列順序逐件編檔號(hào)。由全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、年度和保管期限、件號(hào)組成。其格式如下：1.全宗：公司漢語(yǔ)拼音首字母。2、類(lèi)別:(1)證書(shū)、獎(jiǎng)狀類(lèi)，表示為SW1;(2)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗類(lèi)，表示為SW2;(3)其他類(lèi)型獎(jiǎng)品類(lèi)，表示為SW3；(4)其他紀(jì)念品類(lèi)，表示為SW4o其中SW是“實(shí)物”的漢語(yǔ)拼音首字母。3、年度：為實(shí)物檔案產(chǎn)生或獲得的所屬年度，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；例如2016年，即表示為2016o4、保管期限：用Y、D30、D10分別代表實(shí)物檔

5、案的保管期限永久、定期30年、定期10年，其中Y是漢語(yǔ)拼音'，永久”的首字母，D是漢語(yǔ)拼音“定期”的首字母。5、件號(hào)：按年度內(nèi)各類(lèi)實(shí)物檔案所產(chǎn)生或獲得的時(shí)間順序1—N編制件號(hào)，即第一件為1,第二件為2,第三件為3,以此類(lèi)推，直至N件。!Ai為滿(mǎn)足實(shí)物檔案保管、檢索利用和移出后便于歸檔的需要，每件實(shí)物檔案都應(yīng)標(biāo)注檔號(hào)。檔號(hào)的位置一般標(biāo)識(shí)在實(shí)物檔案的背面、底座、下方或其它適當(dāng)位置。（五）實(shí)物檔案目錄的編制：歸檔實(shí)物應(yīng)按分類(lèi)方案和檔號(hào)順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號(hào)、題名、實(shí)物來(lái)源、形成日期、實(shí)物類(lèi)別、實(shí)物數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、互

6、見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目（附件1《實(shí)物檔案目錄》L實(shí)物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。第六條保管（-）實(shí)物檔案存放于公司檔案室專(zhuān)柜。（二）實(shí)物檔案原則上應(yīng)在可視性強(qiáng)的柜、架上上擺放保存。重要的榮譽(yù)應(yīng)放在明顯位置，并應(yīng)保持整體的外觀(guān)優(yōu)美、整齊。（三）擺放位置不足的，獎(jiǎng)旗可疊放于盒中，也可卷放于圓紙筒中，但都應(yīng)標(biāo)識(shí)其檔號(hào)；重要的證書(shū)應(yīng)擺放，不太重要的，可摞放在架上或柜內(nèi)。（四）存貯用柜、架，宜采用不可燃、耐腐蝕材料。確保對(duì)榮譽(yù)檔案無(wú)有害影響。（五）溫濕度要求存貯的適宜溫度和濕度，參照紙質(zhì)檔案的保管要求，即：溫度控制在14°C-24°C;相對(duì)濕

7、度控制在45-60%0對(duì)特殊材料制成的榮譽(yù)檔案，應(yīng)據(jù)情特殊保管。（六）對(duì)室藏實(shí)物檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，并及時(shí)做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。（七）對(duì)已進(jìn)檔案室的實(shí)物檔案，應(yīng)逐件拍成數(shù)碼照片，連同其文字說(shuō)明一同編制目錄。第七條利用（-）實(shí)物檔案是宣傳公司企業(yè)形象的重要載體和資源。為擴(kuò)大實(shí)物檔案的利用，公司檔案室應(yīng)建立展示機(jī)制，將重大榮譽(yù)檔案展示利用。（二庚物檔案一般不得外借。特殊情況下，需移出檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借出手續(xù)，按時(shí)歸還。借閱手續(xù)辦理參見(jiàn)公司《檔案管理實(shí)施細(xì)則》（三）因特殊需要，需要將部分實(shí)物

8、檔案長(zhǎng)期異地陳列、掛放時(shí)，應(yīng)辦理審批手續(xù)，并應(yīng)單獨(dú)建立移出清冊(cè)，附加說(shuō)明。第八條附則（-）本實(shí)施細(xì)則由XX部檔案室負(fù)責(zé)解釋。（二）本實(shí)施細(xì)則自XXXX年XX月XX日起實(shí)施。XX?S1?2011