我國檔案管理信息建設(shè)若干問題探析

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1、我國檔案管理信息建設(shè)若干問題探析摘要：檔案管理信息化指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開放和利用。檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵包括：檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息化建設(shè)是一個信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。在信息時代，檔案管理信息化建設(shè)對推動我國經(jīng)濟(jì)社會持續(xù)發(fā)展有十分重要的作用。關(guān)鍵詞：檔案管理；信息建設(shè)；問題探討中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-8631(2010)08-0025-02一、檔案管理信息化建設(shè)的必

2、要性(%1)檔案管理信息化是實現(xiàn)資源共享的必然要求在當(dāng)代，各行各業(yè)信息化已經(jīng)成為世界各國搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展高點(diǎn)，加速經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經(jīng)濟(jì)和社會全球一體化新形勢下加快發(fā)展的迫切要求，也是實現(xiàn)檔案信息資源共享的現(xiàn)實需要。檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，消除了各個信息使用者互相共享資源的壁壘，實現(xiàn)資源的高度共享。（二）檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求檔案事業(yè)是為全局服務(wù)的基礎(chǔ)性部分，在改革開發(fā)和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性

3、地位的必然趨勢。面對檔案工作的新形勢，檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生新的變化，在新時期，要適應(yīng)檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，調(diào)整檔案工作的結(jié)構(gòu)，使其與社會整體發(fā)展相協(xié)調(diào)、相一致。同時，檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建設(shè)和完善。（三）檔案管理信息化是提高工作效率，節(jié)約資源的必然要求傳統(tǒng)檔案工作，主要是利用人工對檔案實體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，是以手工勞動為主的管理模式，花費(fèi)了大量的人力、物力。二、制約我國檔案管理

4、信息化建設(shè)的主要因素分析（一）檔案管理信息化建設(shè)驅(qū)動力不足在信息化建設(shè)過程中，各檔案管理部門應(yīng)該是主體、是基礎(chǔ)，政府的政策支持和相關(guān)制度安排，只能是起誘導(dǎo)和激勵作用。如果各部門缺乏內(nèi)在的動力和壓力，這就直接削弱了檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，并且勢必導(dǎo)致相關(guān)政策和機(jī)制失靈。（二）傳統(tǒng)文化慣性的制約傳統(tǒng)文化慣性制約檔案管理信息化進(jìn)程?？傮w上看，我們尚處于工業(yè)社會時代，因而社會文化的主旋律也打上了這個時代深深的烙印。隨著檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)，由于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段

5、方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難，甚至^抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是檔案管理信息化建設(shè)的障礙。（三）檔案本質(zhì)屬性的影響原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上；另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上：如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性，它才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在

6、。缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，法律法規(guī)不完善檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計數(shù)機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性。軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)-;并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)。而在電子文檔的形式過程中，打擾了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)

7、任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。（五）缺乏信息化建設(shè)的人才基礎(chǔ)人是最核心的資源，沒有相應(yīng)的人才，任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段只能是流于形式，信息化也只能是空談。檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而目前各級檔案館的信息化人才中，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才都十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。（六）信息技術(shù)發(fā)展程度的影響檔案管理信息化后檔案的

8、存在形式主要是電子文檔，具有易于復(fù)制、修改的特點(diǎn)，因此其保密和安全措施應(yīng)該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機(jī)密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構(gòu)成了極大的威脅，同時由