檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)探析

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1、檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)探析檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)探析【摘要】本文通過對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化的涵義和意義分析,進(jìn)一步闡述了在科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展的今天，如何利用現(xiàn)代技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作的模式，加快檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。【關(guān)鍵詞】檔案管理工作；現(xiàn)代化建設(shè)隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。大容量信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理日益普及。現(xiàn)代化的檔案管理工作以信息技術(shù)的應(yīng)用為支撐，不但提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理工作的任務(wù)量,方便了檔案信息的查找與使用，同時(shí)還能夠滿足檔案管理工作保密性的耍求，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的

2、模式，促進(jìn)了我國(guó)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。那么怎樣提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，已成為當(dāng)今檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。一、檔案管理工作現(xiàn)代化的涵義檔案管理工作現(xiàn)代化，就是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案部門主動(dòng)連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過程。它建立在信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對(duì)象，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和提供服務(wù)。通過建立網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的自動(dòng)化管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存和充分利用。包括：檔案管理工作觀念現(xiàn)代化、

3、檔案管理工作發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理工作裝備現(xiàn)代化、檔案管理工作人員現(xiàn)代化等五個(gè)方面。二、檔案管理工作現(xiàn)代化的意義隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作模式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。檔案管理工作現(xiàn)代化，已是世界上各國(guó)的發(fā)展趨勢(shì)，也是目前我國(guó)眾多檔案館建設(shè)的冃標(biāo)和方向。為此，通過加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，在優(yōu)化檔案館藏、細(xì)化檔案管理、強(qiáng)化檔案服務(wù)等方面具有特別重要的意義。1?體現(xiàn)了國(guó)家依法治檔的需要國(guó)家的《檔案法》中已經(jīng)明確規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位其它組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用，配備必要的設(shè)

4、施，確保檔案安全，采用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化”。因此，可以說隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，加快檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是國(guó)家依法治檔的需要。2.提高了檔案資料的利用效率隨著國(guó)家的各項(xiàng)事業(yè)迅速發(fā)展，也促進(jìn)了檔案管理T作建設(shè)的發(fā)展。由于大量的檔案信息資料不斷生成，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作。而檔案管理工作現(xiàn)代化，給傳統(tǒng)的檔案管理工作，帶來了生機(jī)和活力。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象，給檔案信息的采集、保存和利用帶來費(fèi)時(shí)費(fèi)力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理工作現(xiàn)代化就是將以往傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)

5、化為數(shù)字信息，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，避免物力和人力的浪費(fèi)，提高了檔案的利用率。3?增強(qiáng)了檔案管理的水平檔案管理工作的現(xiàn)代化，有利于提高工作人員的效率，提升業(yè)務(wù)水平。改變了傳統(tǒng)的檔案管理人員從煩瑣的歸檔、裝訂手工的模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單一的實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相結(jié)合，由以體力勞動(dòng)為主向以腦力勞動(dòng)為主轉(zhuǎn)變。通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即吋查詢,便于檔案管理人員開展各項(xiàng)檔案管理工作，不僅有效地節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。三、檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的具體方法1.不斷更新檔案管理工作的理念傳統(tǒng)的檔案管理的載體形式、工具使用以及管

6、理運(yùn)營(yíng)模式等，已經(jīng)在檔案管理工作人員以及使用者的頭腦中有很深的印象。傳統(tǒng)形式有其不可替代的作用，但是在檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)之后，各種檔案信息的利用方式和存儲(chǔ)形式都有了很大的變化，信息的更新和交換不斷變化，也存在很多虛擬狀態(tài)的文件和信息資料。檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的第一步就是更新檔案管理人員的工作觀念，就是在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)，檔案工作人員要樹立與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)的思想和觀念、樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，與社會(huì)進(jìn)步相適應(yīng)。在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，從實(shí)際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，大膽探索和改革，全面推進(jìn)科學(xué)管理，形成和強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意

7、識(shí)。2?積極構(gòu)建檔案數(shù)字化平臺(tái)按照國(guó)家和地方信息化建設(shè)整體規(guī)劃，加快檔案管理工作的信息存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化和信息共享化平臺(tái)建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括「計(jì)算機(jī)、終端服務(wù)器、交換器、調(diào)制解調(diào)器、光纖傳輸系統(tǒng)等基礎(chǔ)的硬件建設(shè)，不斷提高檔案管理工作的信息化水平。二是應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的記錄方式和載體形式的轉(zhuǎn)換，充分利用多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、光盤存貯等技術(shù)手段將檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上，并加強(qiáng)電子文件的歸檔管理