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《高校學(xué)籍檔案管理探析》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、高校學(xué)籍檔案管理探析目前，高校學(xué)籍檔案管理信息化相對落后，管理系統(tǒng)利用率低，學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段普遍落后，滿足不了高校發(fā)展和利用的需要。盡管不少高校很早就提出建設(shè)信息化檔案館，但在現(xiàn)實中仍普遍存在不能有效整合學(xué)校各部門的檔案信息資源，沒有真正對檔案信息進(jìn)行深加工，更沒有從中分析整理出有規(guī)律性、結(jié)論性數(shù)據(jù)資料來為教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策等提供服務(wù)。高校普遍存在精通檔案信息化建設(shè)人才奇缺的問題，現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理人員常常滿足于登記、收藏、保管等一般性管理工作，而對實施高端的信息化管理卻是無暇或無力顧及。高校是否具有信息意識是高校學(xué)籍檔案管理工作能否實現(xiàn)信息化的前提條件，這
2、種信息意識主要包括檔案資源的數(shù)字化意識、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化意識、信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化意識。高校應(yīng)不斷加大投入，采取有效措施向信息化方向發(fā)展,以提高學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率。第一，抓好多媒體數(shù)據(jù)庫研究。近年，高校學(xué)籍檔案管理館花費大量人力、物力進(jìn)行機(jī)讀檔案目錄庫和機(jī)讀檔案信息全文庫建設(shè)。信息資源大多采用掃描或用鍵盤逐字錄入的方式進(jìn)行，但是這種方式并不適合于動態(tài)的圖像、聲音等形式存在的學(xué)籍檔案信息。全文管理、多媒體信息技術(shù)的出現(xiàn)為紙質(zhì)檔案、聲像檔案的計算機(jī)綜合管理帶來方便。從目前多媒體技術(shù)的發(fā)展水平和學(xué)籍檔案管理部門數(shù)據(jù)庫建設(shè)的情況看，研制多媒體數(shù)據(jù)庫應(yīng)注意兩個問題。一是包容性。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系
3、統(tǒng)和多媒體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)具有不同的體系結(jié)構(gòu)，二者之間不能進(jìn)行簡單的轉(zhuǎn)換。因此，多媒體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的選用要保證具有一定的包容性，能保證傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的有效性、準(zhǔn)確性，并能通過一定的手段達(dá)到相互間的共享。二是目錄結(jié)構(gòu)相對一致。聲像檔案與一般的紙質(zhì)檔案在形式上是不盡相同的。因此，在表達(dá)內(nèi)容方面需要做大量的分析、研究和歸納工作，確保目錄結(jié)構(gòu)具有相對一致性，使建立的綜合性目錄數(shù)據(jù)庫有利于對各種類型的數(shù)據(jù)的綜合管理和查詢。第二，構(gòu)建一個穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強(qiáng)系統(tǒng)的硬件設(shè)施建設(shè)，并進(jìn)行集中管理，以保證系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)運行穩(wěn)定和數(shù)據(jù)的安全性。學(xué)校系統(tǒng)信息管理員應(yīng)及時對各教務(wù)崗位的需求進(jìn)行反饋，并及時做好系統(tǒng)更新，最大限度地
4、滿足各教務(wù)崗位的信息化要求。隨著各高校校園網(wǎng)的建設(shè)和完善，提高信息的處理速度和工作效率、促進(jìn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。因此，要統(tǒng)籌布局，注意檔案管理系統(tǒng)與各部門學(xué)籍管理系統(tǒng)的接口工作，建立統(tǒng)一的操作平臺，使學(xué)籍檔案管理由原來的分散式手工管理模式轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化的集中式系統(tǒng)管理模式。要整合電子檔案管理業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)調(diào)學(xué)籍電子檔案的背景，要求學(xué)籍電子檔案提供單位負(fù)責(zé)其原始性、可靠性、完整性。要把學(xué)籍電子檔案的提供和利用作為基點，進(jìn)行加密與利用權(quán)限的授予，并確保遠(yuǎn)程利用的安全，真正實現(xiàn)檔案信息開放與融通的社會化、遠(yuǎn)程化。第三，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)研究和應(yīng)用。建立計算機(jī)學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)涉及許多因素，標(biāo)準(zhǔn)化是不可缺
5、少的組成部分，否則,計算機(jī)軟件難以統(tǒng)一，信息難以實現(xiàn)共享。建立計算機(jī)學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)要求使用包括高速傳輸、寬帶交換、網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸監(jiān)控等大量現(xiàn)代化通信技術(shù)，要求有高度統(tǒng)一的通信規(guī)程、技術(shù)規(guī)范和信息格式。信息標(biāo)準(zhǔn)化主要包括三個方面:信息本身的規(guī)范化、信息處理界面的標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化。這三個方面有些已被實踐證明的成熟技術(shù)可以結(jié)合實際加以使用，但仍有許多問題需要我們?nèi)パ芯?、探?如學(xué)籍檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計的規(guī)范化、軟硬件設(shè)備配置的規(guī)范化等。參考文獻(xiàn)：[1]陳東海.高校學(xué)籍檔案管理淺議[J].商丘師范學(xué)院學(xué)報,XX,⑶.[2]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)
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