電子文件歸檔與管理規(guī)范

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1、國土資源數(shù)字檔案管理規(guī)范(DigitalArchiveofLandandResourcesManagementStandards)國土資源部信息中心18目次前言21范圍32規(guī)范性引用文件33術語和定義34總則45元數(shù)據46歸檔56.1歸檔范圍56.2歸檔要求56.3保管期限66.4歸檔格式66.5歸檔登記77整理77.1分類編號77.2整理編目88保管89利用918前言為規(guī)范國土資源管理數(shù)字檔案的歸檔、接收、保管及利用工作，推動國土資源管理數(shù)字檔案規(guī)范化管理，制定本規(guī)范，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002

2、）已明確規(guī)定的文書類電子檔案不再列入本規(guī)范范疇，測繪、海洋管理數(shù)字檔案規(guī)范另行規(guī)定。本標準由國土資源部提出并歸口。本標準起草單位：略。本標準主要起草人：略。本標準由國土資源部負責解釋。18國土資源數(shù)字檔案管理規(guī)范1范圍本規(guī)范規(guī)定了國土資源數(shù)字檔案的歸檔、整理、保管及利用的一般方法。本規(guī)范適用于全國各級國土資源行政主管部門在土地、地質礦產資源調查、評價、管理過程中所形成的國土資源數(shù)字檔案的管理與技術要求。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內

3、容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T3792.1-1983文獻著錄總則DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T15—95磁性檔案管理與保護規(guī)范DZ/T0431—2005礦業(yè)權檔案立卷歸檔規(guī)范GB/T11822-89科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T20988-2007信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范3術語和定義3.1國土資源數(shù)字檔案figurefileoflandandreso

4、urces本規(guī)范所指的國土資源數(shù)字檔案是在國土資源調查、評價與管理工作中形成的歸檔電子文件及相關的元數(shù)據。以下簡稱數(shù)字檔案。3.2歸檔電子文件Archivalelectronicrecords　　指經鑒定的具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。3.3元數(shù)據ArchivalelectronicrecordsMetadata指描述組成數(shù)字檔案的歸檔電子文件的背景、結構信息及整個管理過程的數(shù)據。181.1歸檔filing　　指把數(shù)字檔案集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。1.2遷移Migration　　指將源系

5、統(tǒng)中的數(shù)字檔案向目的系統(tǒng)進行轉移存儲的方法與過程。2總則2.1各級行政主管部門應建立嚴格的管理制度，采取相應技術措施，確保數(shù)字檔案的真實性、完整性和有效性。2.2國土資源行政主管部門應當加強對所屬單位數(shù)字檔案管理工作的監(jiān)督與指導。3元數(shù)據3.1元數(shù)據文件名采用“歸檔電子文件名”+“元數(shù)據.MDB”方式命名；3.2元數(shù)據內容5.2.1背景、結構信息歸檔電子文件歸檔的生成日期、軟、硬件技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據類型、格式。5.2.2管理過程信息5.2.2.1歸檔電子文件處理過程中相互銜接的各類責任者(如收件人、經辦人、審核者、

6、簽發(fā)者等)以及辦理結果。5.2.2.2歸檔電子文件處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。5.2.2.3歸檔電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。3.3元數(shù)據結構5.3.1背景、結構信息表（BJJGB）表1　國土資源數(shù)字檔案元數(shù)據（背景、結構信息）表序號字段名稱字段代碼字段類型字段長度小數(shù)位數(shù)1形成部門XCBMChar402完成日期WCRQDate83通訊地址TXDZChar404電話DHChar205聯(lián)系人LXRChar20186硬件環(huán)境YJHJChar1007操作系統(tǒng)CZXTChar208操作系統(tǒng)版本CZX

7、TBBChar129數(shù)據庫系統(tǒng)SJKXTChar2010數(shù)據庫系統(tǒng)版本SJKXTBBChar1211相關軟件XGRJChar2012相關軟件版本XGRJBBChar1213字節(jié)數(shù)ZJSInt120注1：硬件環(huán)境指主機、網絡服務器型號、制造廠商等。5.3.2管理過程信息表（GLGCB）表1　國土資源數(shù)字檔案元數(shù)據（管理過程信息）表序號字段名稱字段代碼字段類型字段長度小數(shù)位數(shù)1崗位序號JDHInt202崗位名稱JDMCChar203責任人ZRRChar204接收日期JSRQDate85辦理結果BLJGChar206結束日期JSRQ

8、Date87憑證信息PZXXBlob8其他標志QTBZBlob1歸檔6.1歸檔范圍6.1.1反映土地、地質礦產資源調查、評價與管理的職能活動和基本歷史面貌的，對管理和歷史研究具有利用價值的歸檔電子文件及元數(shù)據。6.1.2土地管理、礦產資源管理工作活動中形成的在維護國家、集體和