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1、常用辦公軟件應(yīng)用技巧俞梅2009年4月常用辦公軟件簡(jiǎn)介MicroOffice軟件為用戶(hù)提供了文字排版、數(shù)據(jù)管理、商務(wù)演示等集成的商務(wù)辦公解決方案，但是多數(shù)用戶(hù)只利用了不到10%的基本功能。Word是我們每天都要使用的工具，主要是以文字處理為主。Excel是以數(shù)據(jù)處理為主，包括有強(qiáng)大的公式、函數(shù)、高級(jí)篩選、分類(lèi)匯總、圖表、數(shù)據(jù)分析等功能。Access是桌面型數(shù)據(jù)庫(kù)，在處理大量數(shù)據(jù)的時(shí)候有明顯的優(yōu)勢(shì)。可以用于管理大量的數(shù)據(jù)，還可以建立您自己的企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)。Powerpoint主要應(yīng)用于商務(wù)演示。建立一個(gè)引人注目、不同凡響的演示VISIO主要是流程圖的制作
2、常用快捷鍵介紹復(fù)制：^C粘貼：^V保存：^S搜索：^F全選：^A選中：Shift+方向鍵（左或右）剪切：^X撤銷(xiāo)上一步操作：^Z重復(fù)上一步操作：^Y大小寫(xiě)轉(zhuǎn)換：shift+字母開(kāi)關(guān)大小寫(xiě)開(kāi)關(guān)MicrosoftOfficeWord自動(dòng)生成目錄文檔的修訂表格、文本的相互轉(zhuǎn)換MicrosoftOfficeWord……自動(dòng)生成目錄1、對(duì)文本進(jìn)行排版處理2、對(duì)標(biāo)題進(jìn)行級(jí)別的定義3、調(diào)整段落、字體，直到滿(mǎn)意4、光標(biāo)放在準(zhǔn)備插入目錄的位置，執(zhí)行目錄的插入。5、目錄級(jí)別的顯示可以根據(jù)需求自行設(shè)置。WORD2003WORD2007插入－索引和目錄引用－目錄操作步驟示例演式Micr
3、osoftOfficeWord……文檔的修訂WORD2003WORD2007視圖－修訂審閱－修訂示例演式MicrosoftOfficeWord……表格與文本的相互轉(zhuǎn)換WORD2003表格轉(zhuǎn)換為文本文本轉(zhuǎn)換為表格WORD2007表格－轉(zhuǎn)換－表格轉(zhuǎn)換為文本表格工具－布局－表格轉(zhuǎn)換為文本注意選擇文字分格符表格－轉(zhuǎn)換－文本轉(zhuǎn)換為表格插入－表格－文本轉(zhuǎn)換為表格確定表格的列數(shù)、文字分隔符示例演式MicrosoftOfficeExcel數(shù)據(jù)分列數(shù)據(jù)有效性快速填充單元格打印電子表格常用函數(shù)MicrosoftOfficeExcel……數(shù)據(jù)分列單元格的數(shù)據(jù)分列：是指將一個(gè)單元格中的
4、內(nèi)容分隔成為多個(gè)單元格的列分列的功能位置：數(shù)據(jù)－分列操作步驟：1、確定需要分隔的單元格2、確定分列的分隔符3、確保分列后內(nèi)容不會(huì)覆蓋其它數(shù)據(jù)項(xiàng)示例演示MicrosoftOfficeExcel……數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性：是為了防止在單元格中輸入無(wú)效的數(shù)據(jù)。操作步驟：1、確定要求輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)據(jù)類(lèi)型，例如：時(shí)間、整數(shù)或特定的字符2、對(duì)單元格的數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行設(shè)置，必要時(shí)可進(jìn)行輸出錯(cuò)誤的警示示例演示MicrosoftOfficeExcel……快速填充單元格1、向下填充2、輸入方式填充方法一：選中單元格，將鼠標(biāo)放至單元格的右下角使光標(biāo)變?yōu)榧犹?hào)，可向下拖動(dòng)進(jìn)行填充方法二：所
5、填充的列旁邊一列的有數(shù)據(jù)，可選中向下填充的首個(gè)單元格，將鼠標(biāo)放至單元格的右下角變?yōu)榧犹?hào)時(shí)，雙擊即可完成填充如果希望向個(gè)別單元格輸入相同的內(nèi)容，并且所希望填充的單元格不一定是向下的，可采用先選中準(zhǔn)備填充的單元格，再輸入希望填充的內(nèi)容，按Ctrl＋回車(chē)即完成填充，或直接Ctrl＋V粘貼準(zhǔn)備好的內(nèi)容。示例演示示例演示MicrosoftOfficeExcel……打印電子表格1、為電子表格標(biāo)上頁(yè)碼2、讓打印的每一頁(yè)電子表格都有標(biāo)題行和列添加頁(yè)腳，在頁(yè)腳處插入頁(yè)碼。起始頁(yè)碼可在頁(yè)面設(shè)置中的頁(yè)面自行設(shè)置。示例演示打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”，選中“工作表”頁(yè)面，設(shè)置打印的標(biāo)題行。示例演示
6、MicrosoftOfficeExcel……常用函數(shù)介紹（if）IFIF（logical_test,value_if_true,value_if_false）可使用任意的比較運(yùn)算符TRUE時(shí)返回的值FALSE時(shí)返回的值最基本的條件判斷函數(shù)IF可進(jìn)行嵌套使用MicrosoftOfficeExcel……常用函數(shù)介紹（vlookup）VLOOKUPVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)V參數(shù)表示垂直方向，在表格數(shù)組的首列查找指定的值，并由此返回表格數(shù)組當(dāng)前行中其他列的值關(guān)鍵字查找的范圍引
7、用對(duì)象在查找范圍的第幾列（數(shù)字）“0”精確查找“1”模糊查找找查找到則返回引用的內(nèi)容，如果查找不到則返回“#N/A”MicrosoftOfficeExcel……常用函數(shù)介紹（sumif）SUMIF對(duì)滿(mǎn)足某特定條件的值求和SUMIF(range,criteria,[sum_range])條件計(jì)算的區(qū)域求和的條件可以為數(shù)字、表達(dá)式、單元格引用、文本或函數(shù)可選｛求和的單元格范圍缺省則默認(rèn)為“range”的范圍MicrosoftOfficeExcel……常用函數(shù)介紹（substitute）查找問(wèn)題：1、收入表中“單位”中出現(xiàn)“空格”2、“收入”列為文本格式，出現(xiàn)全角解決
8、辦法：SUBSTITUT
