提高會(huì)議效率.ppt

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1、提高會(huì)議效率的訣竅湖南敬業(yè)達(dá)裝飾工程有限公司項(xiàng)目二部LOGO一、會(huì)議概述二、會(huì)議為什么低效三、如何提高會(huì)議效能第一部分會(huì)議概述會(huì)議習(xí)學(xué)議會(huì)討論、商議聚會(huì)、見面、集會(huì)會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。會(huì)議是一種群體溝通的方式。人類開會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前約2２00年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財(cái)政問題。據(jù)說，會(huì)稽山原名茅山，因召開此會(huì)而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會(huì)盟，首開國際會(huì)議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓

2、公也被譽(yù)為是“文山會(huì)?！钡淖鎺煚?。會(huì)議起源中國的會(huì)有多少整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。中國的會(huì)有多少？從中央到地方一年要開多少會(huì)？這是一個(gè)無法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報(bào)》2005年7月9日?qǐng)?bào)道了來自會(huì)議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個(gè)《中國會(huì)議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬個(gè)，年均增長20%。在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對(duì)于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會(huì)議室里度過一天已經(jīng)是一件司

3、空見慣的事，似乎每天都有開不完的會(huì)。2011年，中國青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對(duì)2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會(huì)2次以上。受訪者中，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會(huì)，甚至有人為此變成職場“恐會(huì)族”。會(huì)議作用集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報(bào)分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識(shí)資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣先請(qǐng)各位管理者思考一下，會(huì)議有哪些作用？您答對(duì)了嗎？啥時(shí)該開會(huì)？啥時(shí)不需要開會(huì)？問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；有重要事

4、情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；適于開會(huì)的情況123456已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒有什么事情要討論；會(huì)議成本太大，或還有比開會(huì)更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決更好；所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對(duì)要解決的問題已經(jīng)作出決定；相關(guān)者之間怨氣大、敵對(duì)情緒濃，需要時(shí)間平靜。123456不適于開會(huì)的情況先請(qǐng)各位管理者思考一下？會(huì)議有哪些成本？一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會(huì)的效率與

5、執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請(qǐng)看，“文山會(huì)?！钡某杀臼牵簳r(shí)間成本金錢成本效益成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議成本時(shí)間成本時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的在途時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會(huì)時(shí)間的工作效率。金錢成本金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資＋場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、資料費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、食宿費(fèi)等的成本效益成本效益成本＝參會(huì)人員若

6、不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來的效益機(jī)會(huì)成本機(jī)會(huì)成本＝開會(huì)過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪客戶＋不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等警惕會(huì)議成本日本太陽工業(yè)公司每次開會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。日本的會(huì)議管理第二

7、部分會(huì)議為什么低效《哈佛商業(yè)評(píng)論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一?！睙o效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。會(huì)議為什么低效？沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會(huì)議，被