EXCEL2007高級技巧大全(有史以來最全).pdf

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1、Excel第一章數(shù)據(jù)的整理和分析1.1數(shù)據(jù)的排序Excel提供了多種方法對工作表區(qū)域進行排序，用戶可以根據(jù)需要按行或列、按升序或降序已經(jīng)使用自定義排序命令。當(dāng)用戶按行進行排序時，數(shù)據(jù)列表中的列將被重新排列，但行保持不變，如果按列進行排序，行將被重新排列而列保持不變。沒有經(jīng)過排序的數(shù)據(jù)列表看上去雜亂無章，不利于我們對數(shù)據(jù)進行查找和分析，所以此時我們需要按照對數(shù)據(jù)表進行整理。我們可以將數(shù)據(jù)列表按“出生年月”進行排序。如下圖：首先我們需要單擊數(shù)據(jù)列表中的任意一個單元格，然后單擊數(shù)據(jù)標(biāo)簽中的排序按鈕，此時會出現(xiàn)排序的對

2、話框?？吹綇棾龅呐判?qū)υ捒蛑?，在“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇“出生年月”，在設(shè)置好主要關(guān)鍵字后，可以對排序依據(jù)進行設(shè)置，例如，數(shù)值、單元格顏色、字體顏色、單元格圖標(biāo)，在這樣我們可以選擇默認(rèn)的數(shù)據(jù)作為排序依據(jù)。最后我們可以對數(shù)據(jù)排序次序進行設(shè)置，在次序下拉菜單中選擇升序、降序或自定義排序。在這里我們選擇升序，設(shè)置完成后單1擊確定即可。如下圖：我們除了可以對數(shù)據(jù)表進行單一列的排序之外，如果用戶希望對列表中的數(shù)據(jù)按“性別”的升序來排序、性別相同的數(shù)據(jù)按“文化程度”升序排序、“性別”和“文化程度”都相同的記錄按照“基

3、本工資”從小到大的順序來排序，此時我們就要對3個不同的列進行排序才能達到用戶的要求。首先我們需要單擊數(shù)據(jù)列表中的任意一個單元格，然后單擊數(shù)據(jù)標(biāo)簽中的排序按鈕，此時會出現(xiàn)排序的對話框?？吹綇棾龅呐判?qū)υ捒蛑?，在“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇“性別”，在添加好主要關(guān)鍵字后，單擊“添加條件”按鈕，此時在對話框中顯示“次要關(guān)鍵字”，同設(shè)置“主要關(guān)鍵字”方法相同，在下拉菜單中選擇“文化程度”，然后再點擊“添加條件”添加第三個排序條件，選擇“基本工資”。在設(shè)置好多列排序的條件后，單擊確定即可看到多列排序后的數(shù)據(jù)表。如下圖：

4、在Excel2007中，排序條件最多可以支持64個關(guān)鍵字。1.2數(shù)據(jù)的篩選篩選數(shù)據(jù)列表的意思就是將不符合用戶特定條件的行隱藏起來，這樣可以更方便的讓用2戶對數(shù)據(jù)進行查看。Excel提供了兩種篩選數(shù)據(jù)列表的命令。自動篩選：適用于簡單的篩選條件高級篩選：適用于復(fù)雜的篩選條件想要使用Excel的自動篩選功能，首先要單擊數(shù)據(jù)列表中的任意單元格，然后選擇數(shù)據(jù)標(biāo)簽，單擊篩選按鈕即可。單擊數(shù)據(jù)列表中的任何一列標(biāo)題行的下拉箭頭，選擇希望顯示的特定行的信息，Excel會自動篩選出包含這個特定行信息的全部數(shù)據(jù)。如下圖：在數(shù)據(jù)表格中

5、，如果單元格填充了顏色，使用Excel2007我們還可以按照顏色進行篩選。如果條件比較多，可以使用“高級篩選”來進行。使用高級篩選功能可以一次把我們想要看到的數(shù)據(jù)都找出來。例如數(shù)據(jù)表中我們想要把性別為男、文化程度為研究生、工資大于2000的人顯示出來。我們可以這么來做：先設(shè)置一個條件區(qū)域，第一行輸入排序的字段名稱，在第二行中輸入條件，建立一個條件區(qū)域。如下圖：3然后選中數(shù)據(jù)區(qū)域中的一個單元格，單擊數(shù)據(jù)標(biāo)簽中的高級篩選命令。Excel自動選擇好了篩選的區(qū)域，我們單擊這個條件區(qū)域框中的拾取按鈕，選中我們剛才設(shè)置的條

6、件區(qū)域，單擊拾取框中的按鈕返回高級篩選對話框，單擊確定按鈕，現(xiàn)在表中就是我們希望看到的結(jié)果了。設(shè)置高級篩選條件高級篩選可以設(shè)置行與行之間的“或”關(guān)系條件，也可以對一個特定的列指定三個以上的條件，還可以指定計算條件，這些都是它比自動篩選優(yōu)越的地方。高級篩選的條件區(qū)域應(yīng)該至少有兩行，第一行用來放置列標(biāo)題，下面的行則放置篩選條件，需要注意的是，這里的列標(biāo)題一定要與數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題完全一樣才行。在條件區(qū)域的篩選條件的設(shè)置中，同一行上的條件認(rèn)為是“與”條件，而不同行上的條件認(rèn)為是“或”條件。1.3在篩選時使用通配符在設(shè)

7、置自動篩選的自定義條件時，可以使用通配符，其中問號（？）代表任意單個字符，星號（*）代表任意一組字符。41.4數(shù)據(jù)的分類匯總與分級顯示分類匯總是Excel中最常用的功能之一，它能夠快速地以某一個字段為分類項，對數(shù)據(jù)列表中的數(shù)值字段進行各種統(tǒng)計計算，如求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積等。比如這張各部門工資統(tǒng)計表，我們希望可以得出數(shù)據(jù)表中每個部門的員工實發(fā)工資之和。現(xiàn)在我們用分類匯總來做：首先單擊部門單元格，單擊數(shù)據(jù)標(biāo)簽中的升序按鈕，把數(shù)據(jù)表按照“部門”進行排序，然后在數(shù)據(jù)標(biāo)簽中，單擊分類匯總按鈕，在這里的

8、分類字段的下拉列表框中選擇分類字段為“部門”，選擇匯總方式為“求和”，匯總項選擇一個“實發(fā)工資”，單擊“確定”按鈕。如下圖：5當(dāng)我們點擊確定后，我們就可以看到已經(jīng)計算好各部門實發(fā)工資之和了。如下圖：在分類匯總中我們的數(shù)據(jù)是分級顯示的，現(xiàn)在工作表的左上角出現(xiàn)了這樣的一個區(qū)域，我們單擊這個1，在表中就只有這個總計項出現(xiàn)了。6單擊這個2，出現(xiàn)的就只有這些匯總的部分，這樣我們可以清楚地看到各部