談條碼技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的運(yùn)用

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1、團(tuán)日冒國ttZifANrA口任雪浩劉新鈺王紹波s盧湘摘要本文分析了我國檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用的現(xiàn)狀和存在的問題。提出了檔案管理22位條碼編碼規(guī)范★項(xiàng)目名稱離簿學(xué)校和運(yùn)用條碼技術(shù)管理檔案的新方法。檔案條碼編碼規(guī)菇的研j關(guān)鍵詞條碼技術(shù)檔案管理運(yùn)用究_蝴

2、疇哆21世紀(jì)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，全球經(jīng)濟(jì)一體化、文檔一體程”。對于以“件”為保管單位的新方法，在檔案的整理、保管、利用化、社會信息化已成為世界發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，高校檔案工作也等過程中有提高工作效率、方便利用、降低文件整理工作量等優(yōu)點(diǎn)，面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此，敢于突破那些與時(shí)代發(fā)展不相適

3、宜已被檔案界達(dá)成共識。通過調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，目前高等院校使用的主的工作理念和工作模式，提出新的觀點(diǎn)、探索新的問題、開拓新的流檔案信息管理系統(tǒng)絕大多數(shù)仍然是以“卷”為保管單位進(jìn)行案卷領(lǐng)域，在檔案管理中結(jié)合工作實(shí)際，用新的思路、新的途徑、新的方整理，但是，隨著檔案以“件”為保管單位的普遍實(shí)施，檔案保管單式來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，是提高檔案工作管位的數(shù)量將成數(shù)十倍的增加，將導(dǎo)致檔案管理者工作量的激增，進(jìn)理水平的關(guān)鍵。據(jù)此，筆者對運(yùn)用條碼技術(shù)管理檔案進(jìn)行了研究。而影響檔案管理的工作效率l1。從檔案管理環(huán)節(jié)方面考慮，檔案的一、我國高等

4、院校檔案管理系統(tǒng)存在的主要問題編目、借閱、庫房清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)、鑒定等是檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。1．高校檔案管理系統(tǒng)缺乏兼容性和可擴(kuò)展性。目前，國內(nèi)的檔在接待公共檔案借閱時(shí)，需要辦理檔案的出庫(交接)登記、簽字等案研究機(jī)構(gòu)、公司和高等院校已經(jīng)開發(fā)出不少檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一系列手續(xù)，而目前高等院校使用的主流檔案信息管理系統(tǒng)沒有了比較簡單的計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。這些系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)了檔案的實(shí)現(xiàn)對這一環(huán)節(jié)的管理，所以，在接待檔案利用工作流程中，檔案電子信息著錄，可以根據(jù)著錄項(xiàng)查詢和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了檔案工作中業(yè)出、入庫登記，應(yīng)該說是一道比較浪費(fèi)時(shí)間、影響檔案

5、利用效率的務(wù)指導(dǎo)、保管和利用的職能分工，然而它們都普遍存在系統(tǒng)適應(yīng)性“關(guān)卡”。還有，在利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行文書檔案整理時(shí)，需擴(kuò)展性差的問題，而且目前高等院校使用的主流檔案信息管理系要通過鍵盤逐條手工著錄目錄和文件標(biāo)識，這也是一道比較浪費(fèi)統(tǒng)缺乏與現(xiàn)在廣泛應(yīng)用的標(biāo)記物品的條形碼設(shè)備的兼容性，沒有時(shí)間、影響檔案利用效率的“關(guān)卡”。設(shè)計(jì)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)人導(dǎo)出功能，從而缺乏與其他系統(tǒng)協(xié)同3．檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程有待進(jìn)一步推進(jìn)。檔案信息工作的能力和可擴(kuò)展性，無法滿足高等院?，F(xiàn)階段電子校務(wù)環(huán)境管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

6、。筆者通過調(diào)研中的檔案工作需要。發(fā)現(xiàn)，目前高等院校所使用的檔案裝具的封面、脊背以及歸檔文件2．檔案管理的工作效率有待進(jìn)一步提高。2001年12月6日，檔號因受硬件設(shè)備的影響，大多采用手工書寫，導(dǎo)致其顏色、字體國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中指出：“將歸檔文件以件等很難統(tǒng)一，識讀起來有一定難度。而且，由于歷史原因，檔案館為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過(室)藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。主要是將人事檔案數(shù)據(jù)存儲在光盤、硬盤中加以保存。2．人事檔案的信息安全。由于人事

7、檔案具有保密性的特點(diǎn)，該4．技術(shù)關(guān)鍵。(1)采用面向?qū)ο蟮脑O(shè)計(jì)模式，基于WEB的電子系統(tǒng)提供了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠脩魴?quán)限管理機(jī)制。通過采取信息安全驗(yàn)證加文檔瀏覽器；(2)采用SQLServer2005作為后臺數(shù)據(jù)庫；③系統(tǒng)密措施，建立嚴(yán)格的分層次用戶權(quán)限管理模式(包括對應(yīng)用系統(tǒng)功采取信息安全驗(yàn)證加密措施。能授權(quán)及對數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限的嚴(yán)密控制)。檔案管理員在特定模塊三、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺建設(shè)的功能操作中建立用戶名及口令，對權(quán)限進(jìn)行的劃分，不同級別的為了保證人事檔案的數(shù)據(jù)安全，采用內(nèi)部局域網(wǎng)作為網(wǎng)絡(luò)服用戶授予不同的權(quán)限，從而避免了越權(quán)和各種非法的操作，保證人

8、務(wù)平臺。由于處理的數(shù)據(jù)量較小，采用Pc機(jī)做終端服務(wù)器，通過事檔案的安全。對允許登陸的用戶，每人分配一個(gè)電子密鑰，系統(tǒng)終端服務(wù)器、網(wǎng)卡、網(wǎng)線、交換機(jī)構(gòu)成的內(nèi)部局域網(wǎng)，建立人事檔確認(rèn)用戶身份后才能登錄。若要查看的檔案不在該用戶的權(quán)限范案服務(wù)器與相關(guān)部門之間的連接，以支持人事檔案信息的處理、圍內(nèi)，則必須通過查閱申請審批流程，用戶提出申請，由檔案管理查詢與利用。員審批，從而保證人事檔案在查閱利用中安全不泄密。為保證數(shù)據(jù)人事檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)θ耸聶n案起到雙軌保存的作用，的安全不丟失，以及系統(tǒng)的安全性和運(yùn)行出問題時(shí)能及時(shí)地備份及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化

9、管理干部人事檔案信息，保證干部檔案信息的時(shí)數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)提供完善的數(shù)據(jù)備份還原功能。通過“系統(tǒng)日、”和效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地為人事部門的人才“查詢系統(tǒng)日志”可查看登陸系統(tǒng)的人員操作情況。此外，采用殺毒